5 dicas de como fazer controle de vendas para ter um pipeline limpo e lucrativo

pipeline de vendas inside sales

Esse artigo foi publicado originalmente aqui 

Este artigo traz a você cinco dicas cruciais para gerenciar com eficiência seu pipeline de vendas. Antes de começar a aprender como fazer controle de vendas, vamos definir o que é um pipeline de vendas.

É fácil entender o que é um pipeline de vendas:

Um pipeline de vendas é uma representação visual e sistemática do seu processo de vendas. Com base na aparência da jornada do comprador, por exemplo: Conhecimento, Interesse, Decisão e Ação, mas os estágios do pipeline de vendas também podem variar.

Agora que você já sabe o que é pipeline de vendas, vamos ver como fazer controle de vendas.

Com o gerenciamento eficiente do pipeline de vendas, você poderá prever a receita que sua equipe recebe a cada semana, mês, trimestre ou qualquer período de tempo determinado.

Aqui estão 5 dicas para criar um pipeline de vendas rentável:

  1. Faça engenharia reversa do número de oportunidades que seus representantes precisam para atingir a cota.
  2. Estabeleça seus relatórios e painéis do CRM com as métricas e os acionadores corretos.
  3. Analise os pipelines de vendas da sua equipe pelo menos uma vez por semana.
  4. Comprometer-se a prever oportunidades para a semana / mês / trimestre.
  5. Garanta que seus representantes tomem posse de seus próprios pipelines de vendas.

Como fazer controle de vendas

1) Faça engenharia reversa do número de oportunidades que seus representantes precisam para atingir a cota

O primeiro passo para gerenciar seu pipeline de vendas é garantir que haja velocidade suficiente na parte superior do funil. Para isso, essas métricas de pipeline de vendas devem estar na ponta dos dedos:

  • Número total de transações em seu pipelinequantos contratos abertos você tem?
  • Tamanho médio de uma transação – qual é o valor médio de cada transação?
  • Taxa de vitória – qual porcentagem dessas transações você fecha?
  • Velocidade de vendasquanto tempo esses negócios estão no seu pipeline?

Você já imaginou quantas novas oportunidades cada representante deveria produzir todos os dias / semanas / meses / trimestres para atingir a meta?

Supondo que a meta por representante seja de US$ 30.000/mês em receita e o valor médio de cada deal seja de US$ 2.000, isso significa que eles precisam fechar 15 negócios/mês.

Com uma taxa de ganho de 20%, quantas oportunidades deveriam gerar a cada mês?

A resposta é 75.

Agora que você determinou este número, precisa ter certeza de que os representantes entendem que isso será medido como um KPI.

Garanta que ele seja rastreável em seus painéis do CRM e telas de gamificação, etc.

Gerar novas oportunidades de negócios é, sem dúvida, a atividade mais importante que um representante deve fazer diariamente.

Os representantes presumem que só porque eles têm 30 oportunidades em seu pipeline significa que eles têm 20-30 negócios sólidos. A menos que você seja um mago, é improvável que isso aconteça.

Por exemplo, se a taxa média de ganho de uma oportunidade para fechamento dos seus representantes for 20%, isso significa que, para cada 1 oportunidade que seu representante encerrar, você precisa considerar que outros quatro que estão em seu pipeline estão mortos.

A maioria dos gerentes de vendas não reconhece isso e presume que, apenas porque seus representantes têm 30 oportunidades em seu pipeline, eles podem trabalhar intensamente neles e esquecer de gerar novas oportunidades de negócios.

Resumindo:

  • Fique por dentro de suas métricas de pipeline de vendas.
  • Atribua KPIs individuais para seus representantes com base nessas métricas.
  • Priorize a geração de novas oportunidades sobre qualquer outra coisa.

Não tem como gerenciar vendedores sem essas 3 providências.

2) Monte seus relatórios e painéis do CRM com as métricas e os acionadores corretos

Configure seu widget de pipeline de vendas – assim você pode ver:

  1. % de oportunidades em negociação
  2. Taxa de ativação da demonstração
  3. Data de envio da proposta
  4. % de oportunidades que possuem uma proposta
  5. Tarefa de acompanhamento para cada oportunidade
  6. Idade da oportunidade (velocidade de vendas) 
  7. Número médio de atividades por oportunidade

Este widget é absolutamente valioso quando se trata de gerenciamento de pipeline!

1. % de oportunidades na negociação:

Por exemplo, se você tiver apenas 50% de oportunidades em negociação e o restante em descobertas e demonstrações registradas, é óbvio que seus representantes precisam de mais treinamento sobre o processo das ligações de descoberta, pois as oportunidades não estão progredindo para uma demonstração ou proposta.

2. Taxa de ativação da demonstração:

Acompanhar a taxa de ativação de demonstração também é importante para identificar onde está o seu balde furado, ou o seu gargalo de leads.

Também poderia indicar se os representantes inexperientes então convertendo leads em oportunidades rápido demais, sem qualificação adequada, apenas para reforçar os números.

Você pode verificar isso ouvindo algumas chamadas associadas a essas oportunidades e verificando novamente a qualidade da ligação de descoberta.

3. Data de envio da proposta: 

Para acompanhar quando a próxima atividade foi concluída ou agendada, visualizar a data em que a proposta foi enviada é fundamental.

Se passarmos pelo pipeline de vendas de um representante e virmos que uma proposta foi enviada para uma oportunidade e o acompanhamento foi agendado para cinco dias depois sem qualquer explicação, como uma reunião do conselho para decidir sobre a aprovação, podemos rapidamente aproveitar a oportunidade e chamá-la de volta para tentar obter uma decisão mais rápida ou descobrir quaisquer possíveis objeções.

4. % de oportunidades que possuem uma proposta: 

Outra métrica que eu tenho em um widget diferente mostra a % de oportunidades que têm uma proposta, dividida por representante.

Na minha experiência, você sempre quer ter pelo menos 65% das oportunidades com uma proposta, caso contrário como o cliente saberá o seu preço?

Obviamente, isso não significa enviar uma proposta aleatoriamente para todas as oportunidades!

O objetivo é ter uma ligação de descoberta, onde você descobre um caso de negócios para o seu produto e faz o acompanhamento com uma proposta logo após.

5. Tarefa de acompanhamento para cada oportunidade:

É absolutamente essencial que cada oportunidade tenha uma tarefa futura ou próxima etapa associada no CRM.

Se seus representantes não estiverem adicionando o próximo passo a uma oportunidade, o negócio será tão bom quanto perdido!

Como fazer  controle de vendas sem saber o que vai acontecer a seguir?

Para facilitar a visualização de oportunidades “em risco”, criamos um painel para os gerentes e para todos os representantes individualmente, para que haja uma rápida visibilidade de todas as oportunidades sem a próxima etapa.

6. Idade da oportunidade (velocidade de vendas): 

A idade da oportunidade é outro indicador crucial e pode mostrar se você vai ou não fechar.

Se a média de idade na fase de negociação for de 10 dias, mas a oportunidade estiver lá há 15 dias e não houver notas detalhando o processo de tomada de decisão, ou se o cliente não atender o telefone, talvez valha a pena enviar uma mensagem personalizada por e-mail! Uma mensagem de vídeo é um bom exemplo de como fazer isso.

como fazer controle de vendas

7. Número médio de atividades por oportunidade:

Uma atividade, neste caso, é um e-mail ou uma chamada que está ativamente conectada ao CRM por meio de, digamos, NewVoiceMedia e Mixmax.

Com essa métrica, você pode ver facilmente quais oportunidades não receberam atenção suficiente e investigar o motivo.

Pode ser que o cliente não precise de uma chamada até o segundo trimestre e haja notas na conta relacionadas a esse fato.

Alternativamente, pode ser que tenha sido esquecido! Nesse caso, como gerente, você pode aproveitar essa oportunidade “em risco” e garantir que ela seja seguida.

3) Analise o pipeline de vendas da sua equipe pelo menos uma vez por semana

Depois que você tiver as métricas e os acionadores corretos, é essencial que você se sente com cada representante pelo menos uma vez por semana para questionar todas as oportunidades em seu pipeline.

Preste especial atenção às oportunidades que parecem estar aquém da velocidade típica de vendas em cada etapa.

Estes se destacarão por causa do menor número de atividades e tarefas futuras associadas a ele.

Usar um software de acompanhamento de atividades semanal como o LevelEleven [ou Meetime] em combinação com os relatórios de pipeline acima permite avaliar se um representante está adiantado ou atrasado na geração de oportunidades.

Lembre-se: não tem como fazer controle de vendas sem ajuda das ferramentas adequadas.

como fazer controle de vendas

Você também pode avaliar a integridade do seu maior pipeline de vendas com base nessas métricas e acionadores.

Fazer isso primeiro em uma manhã de segunda-feira é melhor e dará a cada representante um foco claro para a semana.

Cada revisão com um representante pode levar uma hora e todo o processo pode se estender até a terça-feira.

Desde que seja feito consistentemente a cada semana, pode liberar o tempo restante para ouvir chamadas e influenciar a venda.

Resumindo:

  • Organize reuniões semanais com os representantes para avaliar os pipelines de vendas individuais.
  • Monitore o pipeline de vendas maior com base nas métricas e nos acionadores que você acompanha.

4) Comprometer-se a prever oportunidades para a semana / mês / trimestre

Depois de entender bem o pipeline de vendas de sua equipe e ter confiança no status de cada oportunidade, você pode começar a se comprometer com as oportunidades que têm probabilidade de fechar no próximo período especifico.

Atribua uma data de fechamento para cada uma dessas oportunidades no seu CRM. Dependendo do seu ciclo de vendas, estabeleça-o para uma previsão semanal, mensal ou trimestral.

No Epos Now, nosso ciclo médio de negociação é de cerca de 8 dias.

Assim, rastreamos tudo pela semana e mês. Isso significa que todas as quartas-feiras posso enviar ao CEO uma análise precisa do que está chegando – geralmente 90 a 95% de precisão.

Ter essa previsão precisa é uma maneira segura de se manter relativamente livre de estresse como gerente de vendas, pois você confia no que está chegando e no que não está.

Isso lhe dará tempo para encontrar o dinheiro que faltava para atingir a cota, lançar um incentivo ou ministrar sessões de treinamento de curto prazo para ligar as áreas de melhoria!

5) Garanta que seus representantes tomem posse de seus pipelines de vendas individuais

Adicione essas métricas ao painel do seu representante:

  • Oportunidades sem próximo passo.
  • Oportunidades vencidas.
  • Tarefas vencidas.

como fazer controle de vendas

O número de oportunidades neste relatório deve estar idealmente abaixo de 20 em todos os momentos.

Se for acima de 20, é mais provável que eles desativem os leads de entrada.

Essa responsabilidade garante que durante pelo menos 20 a 30 minutos por dia, seus representantes estão trabalhando para recuperar oportunidades fantasmas ou paralisadas, ou aquelas que não têm o próximo passo para tentar recuperá-las, em vez de apenas passar por novos leads e deixando essas oportunidades em potencial serem perdidas.

Do ponto de vista de um gerente, só a uma meio de como fazer controle de vendas: ter todas as métricas de seus representantes em um único lugar.

Isso torna o gerenciamento de pipeline fácil, economiza pelo menos uma hora por semana e prepara você para um canal de vendas mais previsível e lucrativo.

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Resumo
5 dicas para um pipeline de vendas limpo e lucrativo para gerentes de Inside Sales
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5 dicas para um pipeline de vendas limpo e lucrativo para gerentes de Inside Sales
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Aprenda a gerenciar com eficiência o pipeline de vendas do seu time de Inside Sales e descubra como aumentar a eficiência e desempenho dos seus representantes.
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