O que é e para que serve Fluxo de Cadência e dicas de ouro de como fazer

Você sabe quantas tentativas de contato (incluindo ligações) faz por dia? E quantas tentativas de falar com um lead antes de desistir? Essas foram duas das perguntas que fizemos no Inside Sales Benchmark Brasil 2020 e o resultado foi o seguinte:

O gráfico evidencia que 32% dos respondentes fazem até 4 tentativas de contato com um lead antes de desistir.

Em um estudo que conduzimos dentro da base de clientes da Meetime, anterior a esta pesquisa, vimos que apenas 85% dos leads são ganhos até o sexto contato.

Isso mostra que há potencial de receita (15% dos clientes ainda poderiam ser convertidos) sendo deixado de lado pelas empresas brasileiras.

Em 2019, a média do número de ligações diárias ficou em 27 para SDR e 18 para vendedor, enquanto o estudo SaaS AE Inside Sales Report 2017, mostrou que a média para vendedores americanos é de 33 ligações por dia.

O resultado, ao unir estes dois dados, é a evidência de um grande número de oportunidades deixadas na mesa por má prática do processo de prospecção em Inside Sales.

A solução? Fluxo de cadência.

O que é fluxo de cadência de vendas?

Gabe Larsen define cadência de vendas como “plano sistematizado de uma série de interações que utilizam diferentes métodos de comunicação a fim de aumentar as chances de contato com um prospect“.
Um fluxo de cadência, então, é a organização e execução desse plano de acordo com um ritmo pré-definido de tentativas de contato e intervalos entre uma atividade e outra.
Na imagem abaixo temos um exemplo de como funciona um fluxo de cadência na prática:

Para que serve o fluxo de cadência?

O fluxo de cadência serve para fornecer uma estrutura de atividades, geralmente focadas na prospecção de oportunidades, que podem ser executadas e repetidas pelo vendedor com o objetivo de otimizar o tempo e melhorar os resultados de vendas.
Podemos destacar três propósitos do fluxo de cadência:

• Organizar as demandas de cada vendedor: uma das primeira atividades de prospecção é ligar para o lead. É normal, por exemplo, que um vendedor tire um tempo em sua agenda para ligar para 20 a 30 pessoas de uma vez, dependendo do tamanho do pipeline e das metas de vendas. Se o contato não for bem-sucedido da primeira vez, ele pode iniciar um fluxo de cadência, organizar a agenda para tentar contato com os leads e não perdê-los rapidamente. O que nos leva ao próximo item;
• Garantir o máximo aproveitamento de leads: o fluxo de cadência aumenta as chances de falar com os leads, como vimos acima. A partir do momento que é possível organizar as demandas a ponto de acomodar uma sequência de atividades para cada um dos prospects, nada fica para trás perdido ou esquecido. O resultado é uma melhora na prospecção e um volume maior de deals sendo ativados.
• Conquistar clientes: está claro, né? Ao falar com mais pessoas e conseguir encontrar melhores oportunidades, as chances de conquistar novos clientes são ainda maiores!

Agora vamos falar da parte técnica do fluxo de cadência?

Fluxo de cadência manual x automático

Um fluxo de cadência é manual quando não existe nenhum tipo de ferramenta automática auxiliando o vendedor no lembrete de suas demandas e organização dos pontos e ritmo de contato. É neste caso, também, que aparecem a maioria dos problema relacionados à falta de produtividade na etapa de prospecção:

• Desperdício de tempo: o vendedor precisa agendar lembretes manualmente para cada lead, escrever o mesmo e-mail várias vezes, buscar informações sobre a conversão na ferramenta de marketing utilizada, etc.
• Falta de acompanhamento: checar respostas e acompanhar o andamento de cada oportunidade é um desafio para o vendedor, mas é ainda maior para o gestor, que não tem como ver uma visão clara do processo;
• Atrasos e falhas de contato: por ter que lembrar de cada ponto de contato manualmente, é natural que aconteçam atrasos em ligações e envio de mensagens, ou mesmo esquecimentos;
• Abandono de leads: e os esquecimentos que mencionamos acima também podem gerar abandono de leads devido à falta de acompanhamento.

Mas o problema mais importante, no ponto de vista do desempenho da equipe, é a falta de controle. Por ser um método de execução impreciso, não é possível saber o que está funcionado, acompanhar o andamento do processo e identificar melhorias necessárias.

Além disso, quando o fluxo de cadência é manual, é muito comum ver o uso do CRM para a etapa de prospecção, uma prática não aconselhável já que, na maioria dos CRMs, não é possível estruturar um fluxo que pode ser aplicado em vários leads e o preenchimento de dados deve ser feito manualmente. Ou seja: vendedores perdem em produtividade (e vendas).
Ter um sistema próprio para gerenciar o fluxo de cadência de uma equipe de vendas vai ajudar a manter a regularidade dos atendimentos e gerar melhores resultados.

Montando um fluxo de cadência de vendas – quais os passos?

Montar o fluxo de cadência não é tão difícil, o desafio é adequá-lo à realidade do prospect, e dependendo da quantidade de perfis que você conversa, e o seu objetivo, será preciso ter um número maior ou menor de fluxos.
No fluxo de cadência de prospecção, o objetivo é falar com o lead. Por isso, siga esta sequência:

5 Passos para montar um fluxo de cadência:

1. Alterne e-mails, ligações e interações via social
2. Avalie o mercado em que ele está inserido e tente utilizar estas informações para personalizar o seu discurso ou e-mails. Com isso, as chances de atrair a atenção do lead são maiores;
3. Saiba quais meios de contato seus prospects usam. Com isso, a cadência ficará ainda mais eficiente e você não estará falando com o nada.
4. Cadências com mais telefonemas do que e-mails são mais agressivas, enquanto o contrário (mais e-mails que ligações) são mais passivas.
5. De acordo com o ticket médio, a cadência deve ter mais ou menos toques (tentativas de contato), pois ele dita quanto tempo você pode investir em cada deal. Tickets médios baixos, normalmente abaixo de R$ 300, envolvem cadências de no máximo 6 toques, enquanto tickets altos,  (acima de R$ 2000) permitem mais de 11 toques.

Aqui você encontra informações mais aprofundadas sobre como estruturar e aplicar um fluxo de cadência para otimizar a etapa de prospecção.

Como avaliar a eficiência e ajustar o fluxo de cadência de vendas

O objetivo no fluxo de cadência é conseguir algum tipo de resposta do seu lead em pelo menos X% dos casos (compatível com o seu segmento). Se você está abaixo disso, reveja o seu processo e entenda o que está acontecendo. Algumas opções:

• Você está demorando muito tempo para fazer contato (leads vindos via Inbound);
• Os contatos estão muito distante uns dos outros;
• Seus e-mails não estão atraindo (nem abertura nem respostas);
• O perfil do lead não é adequado à sua oferta.

Também pode acontecer de não ser necessário tantos pontos de contato do seu fluxo. Nesse caso, teste diminuir um pouco o período do seu fluxo ou mudar as formas de entrar em contato com a pessoa.

Quais são os ganhos financeiros de um fluxo de cadência?

Após estudar os dados de vendas dos nossos clientes, conseguimos comparar o impacto que o Flow (fluxo de cadência da Meetime) teve em suas operações.
Os dados foram coletados desde 6 meses antes de implementar o Flow e comparados com os 6 meses seguintes. Assim, foi possível ter um espaçamento de tempo relevante para que a estratégia de prospecção fosse colocada em prática e os resultados se estabilizassem.
Estes dados nos mostraram que, em média, um cliente da Meetime faz 23% mais vendas após o Flow ser implementado. Isso acontece porque o Flow, enquanto ferramenta de cadência de vendas, auxilia os vendedores a serem mais produtivos e agendarem mais reuniões de vendas. Com mais reuniões, a consequência é ter mais vendas.
Além disso, o crescimento em número de vendas trouxe, em média, um aumento de receita de 11%.
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