5 formas de aumentar a eficiência da operação de vendas

eficiencia

Eficiência é dedicar tempo às coisas que valem a pena. É realizar atividades que vão impactar os resultados que se almeja – no caso, fechar mais vendas (de qualidade!). Muitas vezes, a operação está rodando bem, e pode até ser que a meta esteja em dia, mas será que isso basta?

Muito se fala do equilíbrio entre vender mais e vender melhor. Nós já falamos sobre isso diversas vezes em posts aqui do blog: quando falamos de produtividade e quando consideramos o churn, só para citar dois exemplos. Vender muito é legal, mas é melhor ainda conquistar os clientes certos – e isso está diretamente relacionado à eficiência.

Você já olhou de perto quais são os gargalos da sua operação? E quais atividades mais ocupam a sua agenda de gerente? Quais tarefas mais tomam tempo dos seus vendedores?

De acordo com uma pesquisa realizada pelo InsideSales.com, vendedores passam apenas 36,6% do tempo vendendo de fato. E o que acontece no resto das horas, então?! Temos algumas pistas: organização da agenda de atividades, e-mails, atualização de planilhas e CRM, pesquisa, anotações… Chegamos perto? É claro que vai depender do quão eficiente seu processo de vendas é.

Responda: de 0 a 10, qual a eficiência da sua operação de vendas?

Fizemos essa pergunta às empresas participantes do Inside Sales Benchmark Brasil 2018. Veja o resultado no gráfico abaixo:

4 eficiencia dos canais 2018

O canal “vendas internas” tem a maior média, mas ela ainda é de 7,2. Ou seja: ainda há muito espaço para melhorias. E aí, qual foi a nota que você deu para a sua operação? Acha que ela podia ser maior? Então continue lendo para saber o que fazer para aumentar a eficiência comercial.

Vamos começar colocando cada coisa no devido lugar.

Eficiência, Eficácia e Produtividade: tem diferença?

“Efficiency is doing things right; effectiveness is doing the right things.”

Peter Drucker

Os termos são muito confundidos e, às vezes, usados como sinônimo, mas são diferentes, sim! E saber definir cada um deles com precisão é importante para fazer uma boa gestão de vendas.

Jason Jordan, autor do livro Cracking the Sales Management Code – que, aliás, está na nossa lista de 10 melhores livros de vendas para dominar Inside Sales explica muito bem essa diferença em um artigo publicado pela Salesforce. Vamos tomar a liberdade de utilizar a fórmula sugerida por ele:

Produtividade = eficiência x eficácia

A produtividade em vendas resulta de eficiência e eficácia, ou, em outras palavras, de realizar atividades com rapidez e qualidade. A eficiência, então, está relacionada à forma como se realizam as tarefas, às ferramentas utilizadas e ao tempo despendido. A eficácia, por sua vez, tem a ver com a performance e os resultados obtidos.

Por exemplo: eficiência é fazer um nº X de ligações de prospecção em um determinado período, e eficácia é conseguir agendar Y reuniões. Um vendedor que realiza X ligações e agenda Y reuniões é mais produtivo do que outro que faz X ligações, mas não atinge Y reuniões. Da mesma forma, um vendedor que agenda Y reuniões com um nº X-1 de ligações também é mais produtivo.

Simples, não é? Uma maior produtividade se alcança melhorando tanto a eficiência quanto a eficácia. Entender a diferença entre elas é o ponto de partida para otimizar qualquer operação de vendas. Ao analisar as duas separadamente, o gestor consegue identificar os pontos fracos da operação e investir na solução correta.

Aumentar a eficácia exige mais esforço e dedicação, pois é necessário desenvolver as habilidades e conhecimentos de cada vendedor. Treinamento e coaching é o caminho para isso, e você pode ler mais sobre o assunto nos seguintes posts:

Como estruturar um treinamento de vendedores
Coaching de vendas: guia completo para times comerciais

A eficiência, por outro lado, é mais simples e rápida de melhorar. Vamos ver como fazer isso daqui para frente.

Afinal, como ser mais eficiente em vendas?

As medidas da eficiência são tempo e esforço. A primeira coisa que você precisa fazer é analisar o seu processo de vendas do começo ao fim, cada detalhe, e identificar quais são as tarefas e atividades que mais tomam tempo do seu time atualmente e quanta energia é investida nelas. Aí, para cada uma, pergunte-se: vale a pena? Está me dando o retorno esperado?

Para responder essa pergunta, no entanto, é necessário:

  1. Saber quais as atividades mais relevantes para alcançar os resultados esperados;
  2. Medir a quantidade de atividades que devem ser realizadas e em quanto tempo.

Isso só é possível quando se tem um processo de vendas bem estruturado, com etapas bem definidas. Se esse não for o seu caso, alguns posts que podem ajudar são:

O mito de como fazer o pipeline de vendas perfeito
Tudo o que você precisa saber para construir e escalar o seu processo de vendas passo a passo

Depois, analise se as atividades que tomam mais tempo dos seus vendedores são mesmo importantes para fechar vendas. Algumas atividades são inevitáveis e precisam ser feitas, mas não podem tomar conta da agenda. E há aquelas que são centrais e merecem todo o esforço possível. É preciso ter consciência dessa medida.

Seus vendedores estão fazendo um número suficiente de diagnósticos ou passam mais tempo escrevendo e enviando e-mails de prospecção? Eles têm as atividades do dia programadas ou sempre esquecem de fazer o follow-up? Passam tempo demais preenchendo informações no CRM, discando o número do telefone, fazendo anotações, procurando oportunidades no LinkedIn do que vendendo? Vocês têm que rever as prioridades!

Eficiência em vendas é gestão do tempo, é abrir espaço na agenda e se dedicar ao que importa: vender. A seguir, vamos ver algumas coisas que podem estar ocupando o tempo dos seus vendedores e qual a solução para cada uma delas.

5 formas de aumentar a eficiência da sua operação de Inside Sales

  1. Revisar o pipeline

Como falamos anteriormente, ter um processo de vendas bem estruturado, com etapas bem definidas, é pré-requisito para ter mais eficiência. Vender na intuição é contraproducente porque você não consegue medir o que dá certo e o que não dá – logo, também não consegue reproduzir e fazer ajustes.

Além disso, é importante checar se as oportunidades estão avançando nesse processo. É um problema bem comum manter deals estagnados no pipeline. Isso faz com que os vendedores fiquem apegados e invistam tempo demais com quem não tem um potencial real de fechar negócio.

Então, determine quanto tempo os deals podem permanecer em cada etapa e estipule gatilhos de passagem para garantir o avanço. Falamos em detalhes sobre tudo isso nos posts abaixo:

Gatilhos de passagem: o segredo para uma ótima gestão do pipeline de vendas
11 erros que impedem o avanço do deal no pipeline

  1. Definir perfil de leads e SLA

Definir um perfil de cliente ideal e ter critérios para qualificar os leads é outro ponto-chave de qualquer operação de vendas. Afinal, os vendedores não podem perder tempo abordando leads que não têm perfil e interesse em adquirir o produto ou solução. Quanto melhor for a qualificação dos leads, mais eficiente será a operação.

Um dos maiores problemas nesse sentido é o alinhamento entre o marketing e vendas. Quando as duas áreas não conversam, começam a surgir problemas: marketing diz que vendas não aproveita as oportunidades geradas direito, vendas diz que os leads não são qualificados. Por isso, fazer um SLA – Service Level Agreement – entre os times, definindo o que é um lead qualificado e como será feita a passagem, colabora para a eficiência da operação. Leia mais sobre o assunto nos posts abaixo:

Como otimizar o funil de vendas: fale somente com os leads certos
SLA – Sevice Level Agreement Marketing: alinhe marketing e vendas

E lembre-se: comunicação constante e integração é o sucesso para um bom relacionamento entre marketing e vendas! Os dois times são parceiros, não rivais.

  1. Desenhar cadências de prospecção

A prospecção é a etapa do processo de vendas com o maior volume de atividades. Imagine fazer pesquisa, enviar e-mails, fazer ligações e social points para muitos contatos.

Se os vendedores (ou SDRs) não tiverem uma sequência de contatos predefinida, com intervalos determinados, eles passarão tempo demais pensando qual atividade de prospecção deve ser realizada primeiro, qual lead precisa ser abordado e quantas tentativas já foram feitas.

Gerenciar essas atividades, saber com quem falar no momento certo, é um desafio. Por isso mesmo desenhar cadências de prospecção é importante para tornar a prospecção mais eficiente (e eficaz!). No vídeo abaixo explicamos melhor o que é uma cadência:

E se você quiser saber mais sobre cadências de prospecção, leia os posts a seguir:

O que é e para que serve Fluxo de Cadência e dicas de ouro de como fazer
A cadência de vendas perfeita para sua empresa

  1. Adotar discadores e e-mails automáticos

O tempo que o vendedor leva para discar o número do telefone conta, sim! Somados, esses minutinhos fazem falta. Se você ainda não usa um discador automático, já está mais do que na hora adotá-lo!

E, dependendo das características da sua operação, pode ser interessante utilizar e-mails automáticos também. Sabemos que a personalização é importante e tem um grande impacto nos resultados, mas ela toma muito tempo do vendedor, também. Você pode considerar uma ferramenta de e-mails automáticos para poupar esse trabalho. Mas analise com muito cuidado! Temos um post que fala exatamente sobre quando eles são apropriados:

Cadência automática de e-mails: o que colocar na balança antes de adotar

  1. Organizar a agenda dos vendedores

Este ponto é bem simples e o mais fácil de todos. É gestão de tempo pura!

Com tantas atividades para realizar, saber organizar a agenda é indispensável. Mas muitos vendedores ainda pecam na organização. Se pudéssemos dar apenas uma dica, ela seria: dividir as atividades em blocos. Mas felizmente temos aqui no blog diversos conteúdos que ajudam a melhorar a rotina e criar uma agenda mais eficiente. Dê uma olhada!

4 problemas comuns na agenda de vendedor e como solucioná-los
Produtividade em Vendas: planejamento e bem-estar

Às vezes, um detalhe faz toda a diferença na eficiência do processo de vendas. Trouxemos essas dicas pensando nos principais ladrões de tempo dos vendedores. Todas elas podem ser solucionadas com organização e tecnologia. A nossa plataforma de Inside Sales pode ajudar muito! Que tal conhecer?

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Resumo
5 formas de aumentar a eficiência da operação de vendas
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5 formas de aumentar a eficiência da operação de vendas
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Eficiência, eficácia e produtividade: qual a diferença? Discutimos como estão interligadas e o que fazer para tornar o processo comercial mais eficiente
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