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Aumentar a produtividade e fazer acompanhamento de vendedores é uma das principais preocupações e prioridades do gestor de vendas.
Em Inside Sales, tempo é dinheiro e as consequências da má utilização e gestão do tempo do vendedor podem impactar toda a empresa e a saúde financeira do negócio.
Acha que estamos exagerando?
Como você já deve saber, Inside Sales é baseado no fato de que uma operação com vendedores internos gera maior receita do que se a mesma operação tivesse os vendedores visitando clientes.
Isso, claro, dependendo do segmento, ticket médio e porte do cliente ideal (aqui falamos mais sobre o assunto).
Mas em uma operação de Inside Sales, os resultados dependem do perfil, da qualidade e do volume dos leads abordados.
O perfil e a qualidade são preocupações do marketing, e devem estar alinhados com o SLA entre Marketing e Vendas e com o Perfil Ideal de Cliente da empresa.
Já o volume dos leads abordados é uma preocupação de vendas. A agende de vendedor pe responsabilidade dele.
E quando falamos em abordar leads, nos referimos não apenas à etapa de prospecção, mas também a todo o funil de vendas.
Tipicamente, a jornada de trabalho do vendedor é dividida entre prospecção de novas oportunidades e as etapas restantes do funil, que incluem a call de descoberta, a apresentação ou demo e a proposta ou fechamento.
Se ele não souber como organizar uma agenda de vendedor, não vai dar conta do recado!
Em nosso estudo sobre atividades de prospecção, descobrimos que muitos vendedores desistem do lead em um número de tentativas de ligação abaixo do benchmark para melhores resultados (4 tentativas em vez de 7).
Esse dado pode significar pressa em seguir adiante.
Atividades atrasadas, desistência de leads sem seguir critérios de desqualificação ou o efeito “bola de neve” no CRM são alguns dos outros sintomas de um problema comum em vendas: o gerenciamento do tempo e da agenda de vendedor.
Segundo Aaron Ross, os melhores vendedores são aqueles que sabem com qual deal gastar mais tempo.
Mas saber aproveitar o tempo e como organizar uma agenda de vendedor para conseguir realizar tanto as atividades de prospecção quanto as posteriores sem cair na armadilha do efeito sanfona do pipeline é a diferença entre bater a meta ou não.
Quer saber como solucionar os principais problemas da agenda de vendedor?
O primeiro passo é entender a diferença entre a gestão do tempo do vendedor de forma manual e digital.
O vendedor insere e edita seus próprios compromissos, geralmente ligações mais longas ou blocos de tempo destinados a pesquisa, prospecção, responder e-mail, etc.
Mesmo que a agenda seja em formato eletrônico, como o Google Agenda, não existem nenhuma ferramenta digital auxiliando esse trabalho.
Em geral, o preenchimento manual da agenda vem acompanhado do preenchimento manual do CRM.
Não existe, portanto, um software para organizar atividades de cadência ou avisar sobre atrasos, necessidade de retorno de ligação ou até no-show.
Toda gestão do tempo do vendedor fica na mão dele.
Também se pode utilizar algo como Google Agenda, mas por trás existe um software focado em produtividade que gerencia a maioria das demandas do vendedor automaticamente.
Isso inclui:
Apesar de menos flexível, é justamente isso que torna o processo de gerenciamento de vendedores mais produtivo e com menor chance de erro humano.
Afinal, humanos são terrivelmente suscetíveis ao erro e a tecnologia é uma ótima forma de neutralização.
Para saber mais sobre produtividade em vendas, escute o podcast abaixo!
Planejar e seguir o planejamento é bastante difícil para muitas pessoas (e muito difícil para tantas outras!).
Além de precisar reservar um tempo para montar a agenda para vendedor manualmente, existem outros problemas
É preciso definir o que precisa ser feito e com quem falar.
E dificilmente são contabilizados atrasos, no-shows, tempo para retornar um prospect que entrou em contato ou levantou a mão naquele mesmo dia.
Sem falar em outras atividades que tomam mais ou menos tempo do que o planejado.
O resultado?
O planejamento sempre é jogado pela janela e o vendedor precisa se virar nos 30 para dar conta de tudo.
E não é incomum surgirem problemas nesse momento, devido a esquecimentos ou falta de tempo.
Nesse sentido, será que é melhor fazer o planejamento diário ou de dois dias seguidos?
Será que é mesmo o mais produtivo fazer com que o vendedor gaste tempo – que poderia ser usado no relacionamento com prospects ou em outras atividades de prospecção, ou até mesmo estudando – fazendo um planejamento de forma manual?
Solução: tire o planejamento de atividades da mão dos seus Reps e invista em uma tecnologia.
É preciso que ela consiga ao mesmo tempo organizar todas atividades e fazer o gerenciamento da agenda para vendedor.
Além de ganhar tempo, sua equipe ficará menos estressada e poderá focar no que realmente importa – vender.
Choque de horário ou interrupção de uma atividade de prospecção (em geral essas atividades são de curta duração) para atender outro prospect também são problemas frequentes da agenda do vendedor.
Quando são necessárias mudanças de horários em reuniões e deixam-se follow-up calls para depois, pode acontecer de, um dia, ter coisas demais para fazer e não conseguir dar conta!
Isso cria uma bola de neve que pode afetar tanto deals em andamento quanto a conexão com novos deals.
Solução: ter um sistema que alerte sobre problemas de over-scheduling ou choque de horários é uma ótima forma de neutralizar esse problema.
Outra opção é fazer um acompanhamento de vendedores e suas demandas de pero e conscientizá-los sobre os problemas que surgem a partir do over-scheduling.
Para empresas que não trabalham com pré-venda, o vendedor precisa se dividir entre as atividades de prospecção e todas as outras.
Enquanto a primeira precisa de volume e disciplina, as outras precisam de dedicação, personalização e tempo. Parece difícil de conciliar, certo?
Não é tanto, quando existe conscientização da necessidade e da vantagem de fazê-lo e um processo que colabore com isso.
Afinal, o não cumprimento do fluxo de prospecção impacta diretamente na geração de oportunidades e fechamento de contratos.
Se dói no bolso, não pode continuar acontecendo, certo?
Solução: diminua as opções de não-cumprimento da cadência através do registro e acompanhamento das atividades de prospecção.
Com isso, existirá um aumento de accountability, ou assumir responsabilidade pelos resultados obtido, por parte dos seus vendedores.
Saber qual atividade priorizar, quais leads dar mais atenção e o que vai mexer o ponteiro mais rápido pode ser difícil, e isso impacta diretamente a agenda do vendedor.
Ao ter que priorizar manualmente, é possível cometer erros e diminuir chances de fechamento com leads importantes.
Solução: treine seus vendedores para saberem exatamente o que e quando priorizar.
Decidir entre um lead novo que levantou a mão ou uma follow-up com uma empresa que já está em fase de fechamento pode ser como a Escolha de Sofia.
Além de solucionar os problemas na agenda do vendedor que apontamos até o momento, existem outras dicas para melhorar a produtividade. Veja abaixo:
Essas dicas são o primeiro passo para solucionar os problemas que existem na agenda dos seus vendedores.
O próximo?
Focar em coaching e treinamento!
Diego Cordovez é Engenheiro Mecânico, sócio e diretor da Meetime. É responsável pelo maior mapeamento sobre este assunto no Brasil, a pesquisa Inside Sales Benchmark Brasil, e há 4 anos apresentador do podcast Casts for Closers, eleito em 2019 o melhor podcast de Vendas do Brasil, pela Vendas B2B Awards.
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