• Vendas

Como organizar e-mail sendo vendedor? Como resolver de vez!

Responda rápido: quantos e-mails não lidos você tem na sua caixa de entrada? Se você é uma das milhares de pessoas que não sabem como organizar um e-mail, este artigo é para você. 

Se a resposta foi “nenhum”, parabéns! Mas sabemos que este não é o cenário mais provável. Afinal, ter e-mails pendentes é algo comum na vida de muitos, senão todos, profissionais que trabalham com Marketing e Vendas B2B.

De atualizações e alertas de softwares a respostas de prospects, existe um volume constante – e grande – de e-mails chegando na caixa de entrada do vendedor diariamente. 

Mas, a desorganização pode gerar diversos problemas, entre eles:

  • no follow-up de deals, 
  • descontinuidade da comunicação com o possível cliente (quem nunca perdeu um e-mail, certo?),
  • oportunidades perdidas.

A solução está em entender como organizar e-mails da caixa de entrada de forma organizada e produtiva. E é sobre isso que vamos falar ao longo do texto. 😉

Leia também: E-mail de Follow-up? Aprenda a escrever a champion’s letter perfeita

E já que falamos rapidamente sobre follow-up, o que acha de aproveitar melhor esse momento? Assista ao vídeo abaixo sobre “Como inverter a conversa quando o cliente começa fazendo as perguntas?”. 

O problema da caixa de entrada de um vendedor

Quantos e-mails você acha que recebe semanalmente? E quantos envia? A soma desses dois números ultrapassa os três dígitos com certeza. Afinal, a caixa de entrada do vendedor é uma mistura de:

Ou seja: é uma avalanche de mensagens chegando diariamente e que, sem um bom método claro de como organizar a caixa de entrada no Gmail, você acaba  soterrado por todas as mensagens.

Não estamos nem considerando todas as outras atividades diárias que demandam a atenção do profissional, como ligações e social points.

A solução seria, então, manter a caixa de entrada zerada? E como fazer isso? Confira algumas dicas de como organizar caixa de entrada no Gmail, a seguir. 

Como organizar e-mail de vendas: Inbox Zero – uma utopia?

Zerar a caixa de entrada parece um sonho distante, não é mesmo? Afinal, os e-mails chegam tão frequentemente e de tantos pontos de origem que é fácil ter aquele pensamento de “não vou dar conta”.

Mas calma que é possível. Como? Anote as dicas de como organizar o e-mail, logo abaixo. 

A organização inicial

Vamos supor que você já está com uma caixa de entrada fora do controle. O primeiro passo de como organizar e-mail no Gmail para colocar tudo em ordem é trabalhar com ações em massa. O que isso significa?

Analise os e-mails e veja quais são os remetentes de maior volume. 

Pipedrive e RD Station são dois exemplos de remetentes que podem estar enviando vários e-mails.

Newsletters periódicas do LinkedIn, Hubspot ou SaaSholic também podem encher a caixa de entrada. Selecione-os e marque como lidos!

Essa simples ação pode cortar as mensagens da sua caixa de entrada pela metade! E mais tarde vamos ver como gerenciar esses emails automáticos de forma eficiente.

Aproveite bem o seu “downtime”

Sabe aqueles momentos que você passa preso no trânsito ou a meia-hora depois do almoço que você tira para relaxar? Pois bem, você pode usar esses poucos minutos para dar aquela organizada no e-mail.

Não precisa responder e-mails de prospects, mas aproveite para deletar e arquivar o que você pode. 

Ou até mesmo adicionar marcadores e estrelas no que precisa ser priorizado uma vez que for hora de realmente mexer no e-mail.

Não deixe crescer o sentimento de descontrole

Sabe aquele sentimento de ansiedade que tranca a respiração no peito quando você vê um grande número de e-mails a serem lidos? Não se deixe dominar por ele!

E-mails são atividades e atividades podem ser gerenciadas, priorizadas e executadas. 

Leia também: O que aprendemos com 680 mil atividades de prospecção

Apenas respire fundo e vá fazendo aos poucos. Quando você perceber, estará tudo sob controle!

Agora você sabe que é possível chegar ao Inbox Zero, mas o segredo de manter a caixa de entrada “vazia” ou sob controle está em ter uma boa gestão periódica.

5 dicas de como organizar e-mail no Gmail para sempre! 

Você deve ter notado que escrevemos “Gmail” ali em cima e a razão é a seguinte: além de ser um dos provedores de e-mail mais utilizados em todo o mundo desde 2009, o Gmail foi eleito como o melhor pelo Techradar.

Além disso, o Gmail é o provedor escolhido por muitas empresas tanto pela facilidade em personalizar o nome e gerenciar o time quanto pelos serviços agregados, como o Drive, o Doc e o Spreadsheet. E, como um bônus, ele oferece uma série de facilidades para organizar e gerenciar a caixa de entrada, e é nelas que vamos focar hoje.

1. Utilize um aplicativo para rastreamento de e-mail

Em vendas é importantíssimo saber se seus e-mails estão sendo abertos e lidos. Assim você pode saber qual o próximo passo a ser dado em relação àquele deal.

Graças à tecnologia, é possível saber disso com um aplicativo de rastreamento de e-mail como o Mailtrack ou o Yesware. 

A boa notícia é que o Gmail e o Google Chrome são compatíveis com vários apps e o custo é baixíssimo em relação aos benefícios.

Guia Avançado do Uso de Yesware

Uma outra alternativa é utilizar uma ferramenta para prospecção de clientes que já possui o rastreamento de e-mail integrado, como é o caso da Meetime. 

Assim, todas as informações referentes aos deals ficam concentradas em um só lugar.

2. Utilize a exibição de caixa de entrada mais adequada para a sua demanda

O Gmail permite configurar o modo de exibição das mensagens na caixa de entrada de forma a se adequar melhor à sua demanda. 

É possível desde dividir as mensagens entre “Principal”, “Social”, “Promoções” e “Atualizações” até priorizar por não-lidas ou estrelas.

Veja como fazer isso abaixo com organizar e-mail cumprindo essa etapa, com o tutorial oficial da Google:

como organizar e-mail

3. Marcadores e submarcadores são seus aliados

Marcadores são um híbrido entre tags e pastas que você pode utilizar para organizar a caixa de entrada.

Eles ficam disponíveis na lateral esquerda da tela e podem ser criados tanto em “Configurações” do Gmail quanto no atalho “Mover para” na Caixa de Entrada ou diretamente na página de leitura do e-mail.

como organizar e-mail

Outra função disponível para marcadores é aninhar um marcador em outro. Essa opção pode ser útil para, por exemplo, ao organizar e-mail por meio de agrupamento seguindo a etapa do pipeline de vendas ou por empresa.

4. Configure as regras automáticas para organização dos e-mails

Sabe aqueles e-mails que falamos acima para fazer a gestão em massa? 

Para manter a organização, você pode configurar filtros e regras diretamente no Gmail. Assim, quando um e-mail cair na caixa de entrada, ele pode:

  • Ser marcado como lido;
  • Não ir para a caixa de entrada principal e sim para a pasta do marcador pré-determinado;
  • Adicionar automaticamente uma estrela, etc.

São inúmeras as opções sobre como organizar e-mail seguindo algumas configurações de filtros e elas vão ajudar a minimizar o trabalho manual, principalmente com aqueles e-mails indesejados.

como organizar e-mail

5. Mantenha sua lista de spam atualizada

No mesmo local de configuração dos filtros é possível configurar endereços bloqueados. Ao fazer isso, as mensagens caem diretamente no spam, diminuindo o número de e-mails “lixo” na sua caixa de entrada.

como organizar e-mail

Gerenciar e-mail é uma atividade diária

Mesmo com toda a tecnologia do mundo, organizar e-mail ainda exige um toque humano e uma certa dedicação. Afinal, é você que precisará agir sobre os e-mails, não apenas marcá-los como lidos.

Como fazer isso?

  1. Bloqueie horários para fazer a gestão do seu e-mail: como falamos neste post sobre organização da agenda do vendedor, determinar blocos de tempo para a execução de atividades é uma das melhores formas de aumentar a produtividade.
  2. Desenvolva uma ordem para realização das atividades: determinar a ordem para fazer atividades específicas é outra forma de aumentar a produtividade. Por exemplo:
    • checar que todos os e-mails foram lidos e marcar os mais importantes/que precisam de resposta;
    • responder e-mails;
    • enviar e-mail para novos leads; etc.
  3. Parta do princípio de que os e-mails que você recebe também estão sendo rastreados, então abra e responda! Assim você evita constrangimentos e não perde a mensagem na sua caixa de entrada. Essa etapa é muito importante no processo de como organizar vendas.

Agora é hora de atacar a sua caixa de entrada! Aplique nossas dicas e colha os frutos de um processo de vendas ainda mais organizado.

Para mais dicas sobre produtividade em vendas, confira o podcast que gravamos com a Jill Konrath, referência internacional sobre o assunto:

E se você está em busca de tornar seu processo de vendas mais eficaz e aumentar sua eficiência como vendedor nós temos um convite:  inscreva-se no The Inside Sales Show!

Esse é um curso criado pela Meetime que oferece uma certificação em Inside Sales. No curso você vai aprender a:

  • acelerar o onboarding;
  • desenvolver o ramp-up em Inside Sales;
  • ter maior regularidade nas atividades de vendas;
  • criar a atingir as metas do mês;
  • obter um crescimento contínuo em vendas e mais. 

Ficou interessado? No vídeo abaixo falamos um pouco mais sobre o curso. Veja se ele se adequa às suas necessidades.

Gostou? Então acesse o site do The Inside Sales Show e inscreva-se!

Conheça também a planilha de SLA para alinhamento Marketing e Vendas

SLA alinhamento marketing vendas

Veja mais assuntos relacionados:

Veja também

Mais informações sobre Inside Sales para você. Veja:

Acompanhe todas as novidades
sobre Inside Sales

Se inscreva na nossa newsletter e fique por dentro do assunto!

Obrigado! Seu cadastro foi realizado com sucesso. 😉