E-mail de Follow-up? Aprenda a escrever a champion’s letter perfeita

follow-up champion's letter

Já ouviu falar em Champion’s Letter?

Se você trabalha com vendas B2B e, principalmente, com Inside Sales, este nome não é tão estranho para você.

A Champion’s Letter pode ser a diferença entre conquistar um novo cliente ou ficar a ver navios sem conseguir retorno.

Você não quer esta última opção, certo?

Como transformar seu e-mail de follow-up em uma carta campeã

Vamos começar respondendo às principais dúvidas sobre o tema:

  • O que é Champion’s Letter? A carta do campeão, como também pode ser chamada no Brasil, é um e-mail de follow-up que tem por objetivo aproximar o relacionamento entre vendedor e prospect. Nele, está contido todo o conteúdo da ligação de descoberta e diagnóstico, incluindo dores, objetivos, ticket médio da empresa, próximos passos, etc.
  • Qual a sua função? Por ser um e-mail detalhado e com foco na resolução do problema do prospect, o propósito é: deixar claro qual o cenário geral da empresa e qual situação precisa ser resolvida, alinhar os objetivos e abrir o caminho para a demonstração ou apresentação da proposta. Claro que tudo isso deve ser feito com uma boa dose de simpatia e energia, para manter a positividade naquela negociação e ao mesmo tempo gerar o sentimento de urgência. A mensagem aqui é: sabemos que você tem um problema e vamos te mostrar como acreditamos que pode ser resolvido.
  • Como funciona o e-mail de follow-up com Champion’s Letter? Ao contrário de follow-ups em outros momentos, como após o envio da proposta, o objetivo da Champion’s Letter é confirmar a conversa que acabou de acontecer, validar as informações e saídas principais e firmar os temas da próxima conversa. Para isso, deve ser enviado no dia da call! A finalidade aqui é entregar todas as informações discutidas para motivar o lead a seguir em frente.

Pense na Champion’s Letter como a força-motor que acelerará o ciclo de vendas e aumentará as chances de um resultado positivo.

Veja a seguir um modelo de follow-up com Champion’s letter

Roteiro para escrever uma Champion’s Letter de sucesso

Uma Champion’s Letter de sucesso segue a seguinte estrutura:

  1. Abertura: comece com algo estimulante! Diga que curtiu a conversa que tiveram, que estão no caminho certo para o sucesso ou algo do tipo. Tente não ser formal demais (respeitando, claro, o rapport construído). Mas dar um toque mais pessoal e animado dá um up no e-mail!
  2. Transição: é o let’s get down to business. Algo como “gostaria de recapitular os principais pontos da nossa conversa” ou “vou dar uma repassada no que conversamos, ok?”.
  3. Diagnóstico: esse é o momento de repassar todas as informações que você tem. Se tiver ficado alguma dúvida, aproveite este momento para esclarecer. Abaixo estão os tópicos a serem abordados nesta parte da Champion’s Letter:
    1. O que é a empresa: um resumo rápido sobre a empresa, como idade e produto/business.
    2. Modelo de negócio, tamanho do time, número de clientes e ticket médio. Pode incluir insights como taxa de fechamento médio dos vendedores, ritmo de crescimento, etc. Valide também sobre outras tecnologias ou produtos que possam influenciar na decisão de contratar a sua empresa. Afinal, este é o momento de colocar os “pingos nos is”.
    3. GPCT CI: detalhe e confirme as informações coletadas durante o diagnóstico relativas a objetivos, prioridade, desafios e o plano para solucionar o problema. Também é possível incluir os motivos que levaram aquele prospect a buscar a sua empresa, conectando esse motivo à solução que você oferece.
  4. Close Budget: hora de validar o budget! Este assunto já vai ter surgido na ligação de diagnóstico, mas é importante deixar registrado. Dê uma faixa de preço realista, assim ele não fica tenso na expectativa de um número além da possibilidade. Apresente também o tempo de contrato e as opções de pagamento, mas sem entrar em muitos detalhes. Finalize com um “você comentou que este valor cabe no seu orçamento, correto?”.
  5. Transição para fechamento: responda à pergunta “minha empresa pode ajudar a sua?”. Nesta transição, destaque sua experiência com outros clientes em situação semelhante e como eles conseguiram atingir os objetivos ao contratarem a sua empresa. Mas atenção, guarde os cases para mais tarde! Estes são ótimos recursos para usar em follow-ups posteriores. Em seguida, confirme a necessidade do próximo passo, apresentação ou demonstração, a fim de mostrar como isso será feito e alguns pontos específicos a serem abordados.
  6. Next Steps: confirme o dia e horário da próxima conversa, quem estará presente e, se necessário, “como a [ferrameta/produto] pode ajudar a atingir os objetivos”. Também pode encerrar com um “neste momento, também definiremos se vamos iniciar uma parceria ou encerrar as negociações.”

Ao longo da Champion’s Letter, lembre-se de ser claro e educado.

Agora vamos a algumas dicas mais pontuais para a elaboração da Champion’s Letter de seu e-mail de follow-up.

Cuidados ao elaborar uma champion’s letter

Acima te demos a base para uma boa Champion’s Letter, mas é preciso já ter muitas das peças prontas para serem encaixadas no lugar correto. Isso significa preparação!

Um bom vendedor anota tudo! Isso facilita e enriquece a conversa com o prospect, mostra que se importa (empatia) e faz com que a Champion’s Letter fique ainda mais detalhada.

Confira nossas dicas para elaborar a Champion’s Letter perfeita!

  1. Anote MUITO! Tudo o que for dito – informações, dúvidas, feedbacks e dicas – importa.
  2. Não deixe nada subentendido: se o prospect não foi explicitamente claro, valide na Champion’s Letter. Se algumas conclusões puderem ser tiradas das informações dadas, elabore-as e peça confirmação. Se necessário, peça mais dados para esclarecer pontos menos certeiros.
  3. Aproveite as informações: Seus prospects não conseguem discutir com dados que eles mesmo forneceram, então use-os! Se você conseguiu entender as implicações do problema, dê destaque à informação.
  4. Abra um diálogo sincero: Dê opções para que o prospect discorde do que está escrito, ou concorde e se convença, como “Entendi certo?” ou “É isso mesmo?”. Você não quer criar uma comunicação unilateral e gerar conflito com o prospect. Conflitos geram dúvidas e você o quer o mais seguro possível!

Você tem todos os recursos necessário para enviar uma Champion’s Letter perfeita! E agora?!

O modelo de e-mail de follow-up da Champion’s Letter

Podemos considerar a Champion’s Letter como um termômetro da relação comercial.

Se ela estiver indo bem, haverá abertura rápida, resposta e os devidos encaminhamentos.

Já se houver algum problema, eles podem começar a aparecer aqui.

Abaixo estão nossas dicas para fazer um bom exemplo de e-mail de follow-up da Champion’s Letter e não deixar o seu lead esfriar:

  • O primeiro passo é verificar se seu e-mail foi aberto. Você pode fazer isso através de softwares ou aplicações para rastreamento de mensagens. A Meetime possui isso, claro, mas existem várias opções gratuitas e que podem ser usadas diretamente no Gmail pelo Google Chrome.
  • Houve resposta? A existência ou não de uma resposta pode ser um termômetro relativo ao engajamento.

Segundo a Yesware, 91% dos e-mails são abertos no mesmo dia de envio e 89% são respondidos também no mesmo dia.

E-mail de Follow-Up

Se suas taxas de abertura e resposta estão muito abaixo desses números, vale a pena investigar os motivos e como isso pode estar afetando o fechamento.

Por fim, não tenha medo de ligar! Existe um grande tabu em relação a ligações de follow-up, mas este é um recurso importantíssimo de vendas. Temos um post no qual discutimos as vantagens de fazer follow-up call e como.

Push backs: o que fazer no caso de objeções pós Champion’s Letter

Podem acontecer imprevistos e surgirem objeções após o envio da Champion’s Letter. Vamos te mostrar os três casos principais e como lidar com eles depois de ter enviado seu e-mail de follow-up:

  • O prospect informa que quer vender a ferramenta internamente: ele pode ter sido instruído a coletar as informações e depois repassar para a direção, ou pode ser uma disputa de poder, querendo permanecer no controle. Neste caso, deixe claro que o prospect é bem-vindo em todas as conversas e que não deve ser excluído do processo. Use uma abordagem consultiva para transmitir a preocupação com o sucesso, e não com a venda.
  • O prospect não quer envolver os futuros usuários no processo: não permitir que colaboradores testem ou conheçam o sistema que fará parte do seu dia a dia pode gerar problemas na implementação ou comprometer o uso diário, gerando insucessos.
  • O prospect não quer envolver superiores e outros decisores: tente entender os motivos para isso e negocie o acesso, se necessário. Algo como “se eu mostrar que o produto é capaz de solucionar o problema X e gerar o resultado Y, você me garante acesso ao decisor?”. Seja claro e firme.

Depois de todas essas dicas, não tem como não escrever o melhor e-mail de follow-up de sua vida!

Partindo para a demonstração ou apresentação

Agora é o momento decisivo!

Não incluiremos dicas sobre demonstração neste post, mas abaixo estão alguns dos nossos melhores materiais sobre o tema, incluindo o podcast com o Keenan (A Sales Guy) sobre como fazer uma Kickass Demo!

Tenha maior controle sobre sua performance em vendas

metas e previsao de vendas

Resumo
Follow-up por e-mail? Aprenda a escrever a champion's letter perfeita
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A Champion's Letter pode ser a diferença entre conquistar um novo cliente ou ficar a ver navios sem obter retorno. Veja como escrever o follow-up perfeito!
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