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Responda rápido: quantos e-mails não lidos você tem na sua caixa de entrada? Se você é uma das milhares de pessoas que não sabem como organizar um e-mail, este artigo é para você.
Se a resposta foi “nenhum”, parabéns! Mas sabemos que este não é o cenário mais provável. Afinal, ter e-mails pendentes é algo comum na vida de muitos, senão todos, profissionais que trabalham com Marketing e Vendas B2B.
De atualizações e alertas de softwares a respostas de prospects, existe um volume constante – e grande – de e-mails chegando na caixa de entrada do vendedor diariamente.
Mas, a desorganização pode gerar diversos problemas, entre eles:
A solução está em entender como organizar e-mails da caixa de entrada de forma organizada e produtiva. E é sobre isso que vamos falar ao longo do texto. 😉
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E já que falamos rapidamente sobre follow-up, o que acha de aproveitar melhor esse momento? Assista ao vídeo abaixo sobre “Como inverter a conversa quando o cliente começa fazendo as perguntas?”.
Quantos e-mails você acha que recebe semanalmente? E quantos envia? A soma desses dois números ultrapassa os três dígitos com certeza. Afinal, a caixa de entrada do vendedor é uma mistura de:
Ou seja: é uma avalanche de mensagens chegando diariamente e que, sem um bom método claro de como organizar a caixa de entrada no Gmail, você acaba soterrado por todas as mensagens.
Não estamos nem considerando todas as outras atividades diárias que demandam a atenção do profissional, como ligações e social points.
A solução seria, então, manter a caixa de entrada zerada? E como fazer isso? Confira algumas dicas de como organizar caixa de entrada no Gmail, a seguir.
Zerar a caixa de entrada parece um sonho distante, não é mesmo? Afinal, os e-mails chegam tão frequentemente e de tantos pontos de origem que é fácil ter aquele pensamento de “não vou dar conta”.
Mas calma que é possível. Como? Anote as dicas de como organizar o e-mail, logo abaixo.
Vamos supor que você já está com uma caixa de entrada fora do controle. O primeiro passo de como organizar e-mail no Gmail para colocar tudo em ordem é trabalhar com ações em massa. O que isso significa?
Analise os e-mails e veja quais são os remetentes de maior volume.
Pipedrive e RD Station são dois exemplos de remetentes que podem estar enviando vários e-mails.
Newsletters periódicas do LinkedIn, Hubspot ou SaaSholic também podem encher a caixa de entrada. Selecione-os e marque como lidos!
Essa simples ação pode cortar as mensagens da sua caixa de entrada pela metade! E mais tarde vamos ver como gerenciar esses emails automáticos de forma eficiente.
Sabe aqueles momentos que você passa preso no trânsito ou a meia-hora depois do almoço que você tira para relaxar? Pois bem, você pode usar esses poucos minutos para dar aquela organizada no e-mail.
Não precisa responder e-mails de prospects, mas aproveite para deletar e arquivar o que você pode.
Ou até mesmo adicionar marcadores e estrelas no que precisa ser priorizado uma vez que for hora de realmente mexer no e-mail.
Sabe aquele sentimento de ansiedade que tranca a respiração no peito quando você vê um grande número de e-mails a serem lidos? Não se deixe dominar por ele!
E-mails são atividades e atividades podem ser gerenciadas, priorizadas e executadas.
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Apenas respire fundo e vá fazendo aos poucos. Quando você perceber, estará tudo sob controle!
Agora você sabe que é possível chegar ao Inbox Zero, mas o segredo de manter a caixa de entrada “vazia” ou sob controle está em ter uma boa gestão periódica.
Você deve ter notado que escrevemos “Gmail” ali em cima e a razão é a seguinte: além de ser um dos provedores de e-mail mais utilizados em todo o mundo desde 2009, o Gmail foi eleito como o melhor pelo Techradar.
Além disso, o Gmail é o provedor escolhido por muitas empresas tanto pela facilidade em personalizar o nome e gerenciar o time quanto pelos serviços agregados, como o Drive, o Doc e o Spreadsheet. E, como um bônus, ele oferece uma série de facilidades para organizar e gerenciar a caixa de entrada, e é nelas que vamos focar hoje.
Em vendas é importantíssimo saber se seus e-mails estão sendo abertos e lidos. Assim você pode saber qual o próximo passo a ser dado em relação àquele deal.
Graças à tecnologia, é possível saber disso com um aplicativo de rastreamento de e-mail como o Mailtrack ou o Yesware.
A boa notícia é que o Gmail e o Google Chrome são compatíveis com vários apps e o custo é baixíssimo em relação aos benefícios.
Uma outra alternativa é utilizar uma ferramenta para prospecção de clientes que já possui o rastreamento de e-mail integrado, como é o caso da Meetime.
Assim, todas as informações referentes aos deals ficam concentradas em um só lugar.
O Gmail permite configurar o modo de exibição das mensagens na caixa de entrada de forma a se adequar melhor à sua demanda.
É possível desde dividir as mensagens entre “Principal”, “Social”, “Promoções” e “Atualizações” até priorizar por não-lidas ou estrelas.
Veja como fazer isso abaixo com organizar e-mail cumprindo essa etapa, com o tutorial oficial da Google:
Marcadores são um híbrido entre tags e pastas que você pode utilizar para organizar a caixa de entrada.
Eles ficam disponíveis na lateral esquerda da tela e podem ser criados tanto em “Configurações” do Gmail quanto no atalho “Mover para” na Caixa de Entrada ou diretamente na página de leitura do e-mail.
Outra função disponível para marcadores é aninhar um marcador em outro. Essa opção pode ser útil para, por exemplo, ao organizar e-mail por meio de agrupamento seguindo a etapa do pipeline de vendas ou por empresa.
Sabe aqueles e-mails que falamos acima para fazer a gestão em massa?
Para manter a organização, você pode configurar filtros e regras diretamente no Gmail. Assim, quando um e-mail cair na caixa de entrada, ele pode:
São inúmeras as opções sobre como organizar e-mail seguindo algumas configurações de filtros e elas vão ajudar a minimizar o trabalho manual, principalmente com aqueles e-mails indesejados.
No mesmo local de configuração dos filtros é possível configurar endereços bloqueados. Ao fazer isso, as mensagens caem diretamente no spam, diminuindo o número de e-mails “lixo” na sua caixa de entrada.
Mesmo com toda a tecnologia do mundo, organizar e-mail ainda exige um toque humano e uma certa dedicação. Afinal, é você que precisará agir sobre os e-mails, não apenas marcá-los como lidos.
Como fazer isso?
Agora é hora de atacar a sua caixa de entrada! Aplique nossas dicas e colha os frutos de um processo de vendas ainda mais organizado.
Para mais dicas sobre produtividade em vendas, confira o podcast que gravamos com a Jill Konrath, referência internacional sobre o assunto:
E se você está em busca de tornar seu processo de vendas mais eficaz e aumentar sua eficiência como vendedor nós temos um convite: inscreva-se no The Inside Sales Show!
Esse é um curso criado pela Meetime que oferece uma certificação em Inside Sales. No curso você vai aprender a:
Ficou interessado? No vídeo abaixo falamos um pouco mais sobre o curso. Veja se ele se adequa às suas necessidades.
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Diego Cordovez é Engenheiro Mecânico, sócio e diretor da Meetime. É responsável pelo maior mapeamento sobre este assunto no Brasil, a pesquisa Inside Sales Benchmark Brasil, e há 4 anos apresentador do podcast Casts for Closers, eleito em 2019 o melhor podcast de Vendas do Brasil, pela Vendas B2B Awards.
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