Relatório de vendas: como fazê-lo de forma mais assertiva

Entra ano e sai ano e a realidade não muda: sempre chega aquele momento de fazer o relatório de vendas. Para muitos, essa atividade costuma estar no pipeline mensal. E os gestores são unânimes quanto a essa tarefa: não é simples. Por mais que você tenha processos bem definidos, é preciso dedicação extra na hora de produzir o documento. Além, é claro, do cuidado com a fidelidade das informações que vão ajudar não só o setor comercial, mas toda a empresa.

Todo mundo pode usar o relatório de vendas como aliado na construção de estratégias mais fidedignas. Para evitar erros como o excesso de informações ou o uso de indicadores inadequados, recomendamos que você continue a leitura para entender mais sobre como construir um documento enxuto e de qualidade. Boa leitura!

• O que é um relatório de vendas?
• O que não pode faltar em um relatório de vendas
• Como montar um relatório de vendas excepcional
• Relatório de vendas: o caminho para o sucesso do seu negócio

O que é um relatório de vendas?

O relatório de vendas é um documento que contempla e analisa todas as atividades de vendas de uma empresa por meio de parâmetros distintos, como KPIs, até o volume de vendas, desempenho da equipe, pipeline de oportunidades e produtos que foram vendidos durante um determinado período de tempo por um vendedor ou pela administração.

Tal documento tem uma importante representatividade para os negócios, pois mostra todas as tendências que estão ocorrendo no volume de vendas de uma empresa ao longo do tempo, ou seja, aponta se o número está aumentando ou diminuindo. 

O relatório é comumente analisado pelos gerentes de vendas, para que eles possam decidir o melhor caminho para a sua equipe, identificando oportunidades de mercado e áreas nas quais o volume de vendas poderia ser aumentado. 

Cabe destacar que a abrangência do documento faz com que ele tenha um papel crucial não só nos departamentos comerciais, mas também para outros setores da empresa. O documento, por exemplo, pode conter informações úteis para o departamento de marketing. 

Assim, o setor vai poder produzir campanhas  que vão ao encontro daquilo que é desejado pelos clientes, pois haverá maior conhecimento sobre as necessidades e anseios dessas pessoas.

Modelos de relatórios de vendas

Os relatórios de vendas não seguem apenas por um caminho, existem diferentes tipos que podem ser usados, como: 

• relatório de vendas geral: neste documento são inseridos dados sobre cada uma das vendas realizadas, número de itens comercializados bem como vendedor correspondente; 
• relatório de marketing: para esse relatório são considerados elementos ligados ao marketing, como número de leads gerados e oportunidades, a qual denominamos como leads qualificados;
• relatório de reuniões: leva em consideração o número de reuniões realizadas por cada um dos vendedores;
• relatório de duração do ciclo de vendas: nesse caso é considerado toda a jornada do cliente no funil de vendas.

O que não pode faltar em um relatório de vendas

Para cumprir todas as funções que lhe cabem, o relatório de vendas deve ter informações específicas para poder atender às demandas dos diferentes setores que vão analisá-lo. Vale lembrar que as informações destacadas a seguir são apenas um panorama geral, cada negócio possui as suas particularidades. 

Mas no geral, o relatório de vendas vai precisar dos seguintes dados (eles não podem faltar): 

• performance de vendas por canal ou por vendedor;
• desempenho do inside sales;
• número de conversões em vendas fazendo um comparativo com o volume de prospecções feitas no mesmo período;
• alinhamento da campanha de vendas com as personas ou buyer persona;
• volume de vendas de cada um dos produtos/soluções e a necessidade de realizar promoções ou outros tipos de descontos.

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Como montar um relatório de vendas excepcional

Pronto para montar um relatório de vendas completo para a sua empresa? Siga o passo a passo a seguir!

Faça o mapeamento de informações 

O relatório de vendas precisa trazer uma visão sistêmica da área comercial, logo, é essencial mapear quais os dados e fontes que vão ser utilizadas para criar o documento. E quais são as informações? 

As possibilidades são variadas: 

• canais de vendas;
• formas de pagamento;
• vendedores; 
• filiais;
• custos da empresa como um todo, de gastos com campanhas até investimentos 

Sobre as fontes, elas também são variadas, como ferramentas de automação de marketing, CRMs, ERPs, lojas virtuais (caso tenha operação online), entre outras. 

Defina a proposta do relatório de vendas

Talvez você precise compartilhar relatórios de vendas trimestrais com a alta administração. Ou crie um relatório de feedback de desempenho para sua equipe. Ambos terão estruturas e informações diferentes, por essa razão, é preciso ser bastante específico e definir previamente a proposta do documento.

O objetivo deve ser claro para obter os resultados pretendidos. Hoje, a gama de dados às quais temos acesso é muito grande, o que pode atrapalhar a objetividade do relatório. Logo, a sua equipe deve colocar no relatório de vendas apenas aquelas informações que vão ajudar na tomada de decisão. 

O excesso de informações tira o foco de decisões importantes e pode fazer com que a estratégia seja afetada. Portanto, concentre-se em deixar o documento direto, prático e de fácil entendimento, assim como a apresentação dele.

Padronize o relatório

O relatório de vendas precisa ser um documento legível e que permita uma análise temporal de alguns de seus dados. Assim, é essencial que os seus principais pontos de acompanhamento sigam um padrão.

Por exemplo, existem alguns dados que são foco contínuo do negócio e ajudam na identificação de sazonalidades comerciais, como é o caso do volume de vendas. Por isso mesmo, essa informação deve sempre estar presente no documento e de preferência seguir um mesmo caminho, mesmo que apresente resultados de períodos distintos.

Uma boa maneira de padronizar o seu relatório de vendas é dividir as seções em blocos. Enquanto algumas delas serão mais rígidas, seguindo o mesmo caminho sempre, outras serão sazonais, aqueles dados específicos de uma época específica do ano, por exemplo. 

Faça uma apresentação apropriada

Se a equipe deseja aumentar a eficácia na apresentação de resultados, adotar com uma estratégia de gerenciamento de dados moderna e automatizada é, sem dúvidas, o melhor caminho. Um relatório de vendas é um documento repleto de números, considerando isso, é interessante apostar em uma boa apresentação visual, focada em trazer clareza para qualquer pessoa que tenha acesso a ele. 

O formato da apresentação também vai variar conforme o objetivo do relatório, podendo ser feito de forma simples e enviado por e-mail ou precisar de uma apresentação de slides quando necessário divulgar para um grupo, como pessoas de fora da organização. 

Para escolher o melhor formato considere alguns aspectos como configurações que valorizem os dados, estilo de gráficos e tabelas que melhor apresentam as informações, bem como a clareza do modelo escolhido, se de fato ele deixa margem para dúvidas ou ambiguidades.

Delimite um período

Por mais dados que você tenha e queira apresentar na reunião não dá para ter um relatório de vendas gigantesco. Além de se tornar difícil para quem lê, dá um trabalhão para a equipe. Então, foque em delimitar um período, pode ser bimestre, trimestre, semestre ou anual (de preferência não ultrapasse isso), mesmo que tenha que fazer mais documentos. 

Identifique qual período é mais adequado para a visualização das informações e faça a apresentação. Você vai ver que delimitar esse espaço de tempo, vai permitir fazer análises comparativas mais certeiras e definir tomadas de decisões melhores. 

Defina as métricas

A definição de métricas é necessária para um bom relatório de vendas. São elas que ajudam na manutenção do foco das equipes naquilo que de fato é importante. Apenas uma análise regular dos resultados permite identificar onde estão os maiores gaps e quais os pontos de melhoria. 

Entre as principais métricas que o relatório de vendas apresenta temos: 

• CAC e LTV: o CAC é o Custo de Aquisição de Cliente, o investimento feito pela empresa para conquistar novos clientes, e o LTV é o Lifetime Value, que mostra o quanto a empresa fatura com um cliente durante o tempo dele em sua carteira;
• ROI: o Retorno sobre Investimento é um indicador gerencial utilizado para saber qual foi o resultado financeiro de um investimento realizado;
• total de vendas realizada por vendedor e por equipe;
• churn rate: taxa de cancelamento que indica quantas clientes encerram contratos com a sua empresa; 
• número de leads e número de conversões: o lead representa uma nova oportunidade de negócio para a sua empresa enquanto o número de conversões mostra quantos desses leads de fato compraram; 
• desempenho por produto: caso a empresa venda mais de um produto/serviço, a métrica ajuda a identificar a performance sobre cada solução comercializada. 

Relatório de vendas: o caminho para o sucesso do seu negócio

Um relatório de vendas pronto e bem executado é meio caminho andado para o sucesso estratégico de uma empresa. Afinal, não dá para dissociar as vendas de outros setores, eles são interdependentes. Quando há um bom volume de compras, margem de lucro e projeção de mais vendas no futuro todos saem ganhando.

E como a gente mesmo destacou nesse texto, não dá para deixar de lado as métricas, elas dão um direcionamento mais acertado sobre o que está acontecendo no negócio. Pensando nisso, separamos uma dica imperdível para você: o webinar Métricas de Vendas para Otimizar sua Operação!