5 coisas que você pode fazer para agilizar a assinatura de contrato

Sabe aquele momento que você finalmente consegue um “sim” do prospect?!
A felicidade é inevitável nessa hora, não é? Depois de semanas trabalhando aquele deal, o impulso é de sair correndo para o abraço. Porém, antes de contar para todo mundo e esperar os aplausos, há um último passo determinante para fechar a venda: a assinatura do contrato.
É apenas uma burocracia, mas que pode se transformar em uma verdadeira tortura.
Você envia a proposta e o prospect não responde, ou então diz que está analisando, que quer revisar um ponto específico, que vai conversar com alguém antes… E por aí vai. Nesse ponto, você começa a ficar frustrado por ver todo o seu esforço escorrendo pelo ralo.
Não era para ser assim!
A demora para assinar o contrato afeta a produtividade do vendedor e o ciclo de vendas – e pode até terminar em um contrato não assinado se o deal esfriar muito. Uma tragédia! Essa enrolação talvez seja um reflexo de problemas que surgiram lá no início do processo de vendas. É um sinal claro da falta de confiança do prospect.
Tem como resolver? Tem!
Mas não existe uma fórmula mágica que garanta uma assinatura instantânea. Por isso, vamos ver neste post o que é preciso fazer durante todo o processo comercial para garantir que, ao final da negociação, o contrato seja assinado o mais rápido possível.
Preparado? Para agilizar a assinatura de contrato você precisa:

1. Fazer um bom diagnóstico e uma boa call de solução

Já parou para pensar o que faz uma pessoa assinar um contrato?
O que incentiva uma empresa a tirar dinheiro do caixa e investir em um produto ou solução?
Confiança.
Ela precisa estar convencida de que aquilo irá melhorar a situação dela e da empresa, que aquela é a decisão certa. Imagine o peso que um decisor sente ao gastar muito em uma coisa que não funciona. É essa pressão que está lá na hora de assinar o contrato.
Por isso, a missão do vendedor é fazer com que o prospect chegue ao fim da negociação seguro de que está tomando a decisão certa. Aí, duas etapas são cruciais: o diagnóstico e a call de solução.
Mas veja bem! O objetivo não é simplesmente convencê-lo de que o seu produto ou serviço é a melhor escolha que ele pode fazer, mas sim entender se sua empresa realmente pode ajudar a dele, como e por quê – e, depois disso, garantir que também faz sentido para ele.
Ok, beleza, mas como se faz isso?
Primeiro, fazendo as perguntas certas – aquelas difíceis, para investigar as dores e necessidades do prospect. Nosso guia de perguntas para prospectar clientes, qualificar e diagnosticar leads é um ótimo material de referência para começar.
Depois, uma coisa que você não pode deixar de fazer é validar tudo o que descobriu. Não saia tirando conclusões precipitadas! Questione abertamente:

• “Era isso que você imaginava?”
• “É isso que você precisa?”
• “Quais dúvidas você ainda tem?”

Faça ele falar das próprias necessidades e provar para si mesmo que é o que ele precisa. Essa é a melhor maneira de gerar segurança e evitar que o prospect siga adiante no processo de vendas sem ter clareza de que sua solução irá funcionar para ele. Aí a dúvida não surge lá no fim, quando ele estiver com a caneta na mão.

2. Entender o processo de compra do prospect

Vamos supor que você esteja trabalhando um deal e, lá pelo dia 27, vocês fazem a call de fechamento e ele topa o negócio. Ótimo. Só que na hora de assinar o contrato você descobre que a última data de pagamento da empresa é dia 25  – e aí, como fica?
No caso, fica para o próximo mês, você fura seu forecast e ainda fica com um prospect para tomar conta até que tudo se resolva. Um trabalho extra, não é? É bem fácil evitar esse transtorno.
Basta lembrar que cada empresa tem o próprio processo para adquirir algum produto ou serviço. A parte financeira é apenas uma delas, mas há muitas outras a considerar. Exemplos:

• Quem são os decisores?
• Quais setores da empresa estão envolvidos?
• Quem influencia a escolha e precisa ser ouvido?
• O contrato precisará passar por um advogado?

A melhor forma de mapear esse passo a passo é perguntando: Vocês já adquiriram um produto/serviço como o meu antes? Como foi o processo?
Peça detalhes. A maioria das empresas já fez isso muitas vezes, mas pode acontecer desta ser a primeira aquisição do tipo. Neste caso, você vai ter que explorar ponto a ponto e, inclusive, ajudar o prospect a entender o próprio processo de compra.
O importante é: nunca saia do diagnóstico sem confirmar essas informações e nunca envie um contrato sem saber qual é o processo de compra da empresa.
A boa notícia é que temos um post que explica como investigar o processo de compra e encontrar os decisores. Então, sem desculpas para deixar esse ponto passar!
Se você não souber de antemão os passos que precisam ser dados e for superando cada um ao longo do processo de vendas, eles vão aparecer todos juntos lá na frente – e aí só restará ter paciência, porque a assinatura do contrato vai demorar e talvez nem aconteça.

3.  Envolver os decisores o quanto antes na abordagem de vendas

Outra coisa que acontece muito e atrasa a assinatura de contrato é um decisor que trava o processo.
As negociações em  B2B envolvem em média 6.8 pessoas, de até 4 setores diferentes. É comum que o vendedor não tenha acesso a todos eles e que a abordagem de vendas seja feita com gerentes ou diretores, por exemplo. Mas é o decisor que dá a palavra final.
O problema é que, ao ficar de fora, ele não entende tão bem como aquela compra vai resolver o problema da empresa e por que vale a pena investir naquilo. Provavelmente questionará isso com o contrato em mãos. Logo, precisará ser educado como os outros foram. E aí… você já sabe, o contrato vai ficar lá esperando.
Para evitar isso, duas coisas precisam ser levadas em conta. A primeira é o ponto que tratamos no tópico anterior: mapear o processo de compra já serve para identificar os decisores e montar um plano para incluí-los na abordagem de vendas. A segunda é, justamente, conseguir que todos os decisores participem, pelo menos, da reunião de apresentação de solução. Temos algumas dicas:

• Explique o objetivo da reunião de solução, deixe claro o que será abordado e qual a importância de ter a participação de todos;
• Encaminhe os e-mails de follow-up para todos os decisores;
• Em último caso, ensine seu prospect a vender para o decisor, como se fosse um treinamento de vendas de verdade. Pergunte quais objeções podem surgir e ensine como superá-las.

4. Acordar uma timeline e um deadline para a negociação

Um dos pilares de Inside Sales é o que chamamos de gatilhos de passagem uma condição que determina se o prospect está pronto para avançar no processo de vendas. Responder perguntas fechadas como “Isso é uma prioridade para você agora?” pode ser um gatilho que demonstra a urgência da solução, por exemplo.
Estabelecer gatilhos é importante tanto para o vendedor – que consegue ter mais controle e clareza sobre o andamento dos deals no pipeline -, quanto para o prospect, uma vez que precisa considerar o que é necessário para adquirir o produto ou serviço e se está realmente preparado para aquilo.
Percebe como isso torna a relação mais equilibrada e sincera?
Então, desde o início, discuta e estabeleça junto com o prospect uma timeline e um deadline para o processo de vendas. Oriente esse acordo fazendo perguntas do tipo:

• “Quanto a demora para implementar a solução faz você perder?” – Neste caso, ajude a calcular!
• “Quando você quer começar?” – Ter uma data estabelecida coloca uma meta e faz com que a negociação flua.
• “O que é necessário fazer antes de começar?” – Veja se não há pré-requisitos, como contratar alguém para operar e quanto tempo levará resolver essas questões.
• “Quando a gente tem que assinar o contrato para a solução estar rodando na data X?” – Essa é a pergunta chave, pois ela estabelece um compromisso de assinatura do contrato vinculado à meta traçada pelo prospect.

5. Automatizar o sistema de assinatura de contrato

Não adianta tomar todos os cuidados que mencionamos acima para, no fim, ter um sistema de assinatura de contrato ineficiente.
Você manda documentos em PDF por e-mail? Fica aquela bagunça de versões de proposta, de não saber quem já assinou, quem ainda precisa assinar, os e-mails esquecidos na caixa de entrada do prospect. Ele sem tempo para assinar e responder… Não dá.
A melhor solução para agilizar a assinatura é usar uma ferramenta de automação de contratos, como o ClickSign, por exemplo. Elas servem para controlar os contratos gerados e acompanhar o status.
Desta forma, no momento que o prospect diz “sim”, você gera um contrato e todos os envolvidos recebem uma notificação por e-mail. Em poucos cliques, a assinatura digital é realizada. E, se ele não assinar na hora, receberá lembretes automaticamente.
Com tudo isso, você já pode dizer que fez o seu melhor.
Se seguir esses conselhos à risca, na call de fechamento você terá um prospect compromissado e confiante, empolgado para implementar a solução e conseguir melhores resultados. Ele não terá motivos para ficar enrolando e assinará o contrato na hora.
Aí sim, você só precisará desligar a call e correr para o abraço. 🙂

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