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O máximo que você sabe fazer no Google Agenda é criar um evento? Pois saiba que essa ferramenta gratuita é uma das mais eficazes quando o assunto é como organizar a agenda de um vendedor.
Verdade seja dita: organização é tudo na vida de um vendedor.
É aquilo que sempre dizemos: em Inside Sales, quanto mais atividades realizadas, melhores os resultados do setor. Então não dá para perder tempo por causa de uma agenda bagunçada!
Produtividade é fundamental – e o Google Agenda é um verdadeiro playground da eficiência e um facilitador para organizar a rotina do vendedor.
A ferramenta é cheia de funcionalidades que ajudam a organizar a rotina básica de vendas, oferecendo facilidades para que o vendedor possa:
Basta saber utilizar com inteligência. Se você até usa essa ferramenta no seu dia a dia, mas ainda se perde todo no meio de tantas tarefas e eventos, esse post será um divisor de águas na sua vida.
Ficou empolgado? Vamos ver mais adiante as funcionalidades mais úteis do Google Agenda e como organizar a agenda de um vendedor e SDRs.
Um grande diferencial dos vendedores de alto desempenho é que eles sabem organizar a própria rotina e tirar o máximo proveito de um dia de trabalho.
Não adianta dominar as funcionalidades da agenda do Google se você não tiver um bom planejamento dos compromissos e atividades que precisa realizar, não é? Nós convidamos o Gustavo Paulillo, da Agendor, para o Casts for Closers e ele deu boas ideias para ser um vendedor mais produtivo. Ouça o podcast abaixo e anote as dicas:
Alguns hábitos para organizar rotina de vendedor são:
Uma etapa importante, e nem sempre comentada, da rotina básica de vendas é organizar bem o que fazer nas primeiras horas do expediente. Elas são cruciais para definir o resto do seu dia. Ficou curioso? Então acesso o artigo, “Rotina matinal para vendedores: 7 hábitos para ter um dia mais produtivo”.
Agora sim! Com o planejamento feito, vamos conhecer as funcionalidades do Google Agenda e como organizar a agenda de um vendedor com o auxílio da ferramenta. que ajudam a seguir essa rotina com mais eficiência.
Essa dica de como organizar a agenda de um vendedor é nível iniciante, mas ajuda muito a criar uma agenda mais visual, que você bate o olho e já sabe quais tipos de atividades terá que realizar – além de ser ótimo para separá-las em blocos, como mencionamos acima.
Ao criar um evento, há a opção de selecionar uma cor. A ideia é determinar cores para cada tipo de atividade, por exemplo:
Esse tipo de dica vai ajudar você a ter uma agenda mais organizada. Há duas formas de alterar a cor do evento: na página de edição do evento, na aba “detalhes do evento”:
Ou na própria agenda, clicando com o botão direito sobre o evento.
A melhor forma de começar o dia é revisando quais atividades você tem pela frente.
Desta forma, pode se preparar e fazer alterações, caso alguma coisa tenha surgido ou mudado.
Mas às vezes você esquece de abrir a agenda e só vê o que tem para fazer quando já está a postos para trabalhar, não é?
Uma forma fácil e prática para manter o hábito de revisar a agenda é receber um e-mail diário com a lista de compromissos – e é claro que o Google Agenda tem essa funcionalidade! Ele envia o resumo dos eventos do dia para o seu e-mail às 5h, todos os dias.
Para ativar essa opção, vá em configurações > configurações da agenda > notificações gerais > compromissos diários e selecione “e-mail”.
Outra forma de revisar tudo o que você tem a fazer é acessando o modo de visualização “Programação”, no menu do canto superior direito. Ele apresenta uma lista de eventos e também exibe agendas lado a lado.
Já notou que no menu de visualização tem a opção “4 dias”?
Nunca entendeu o por quê? Acha meio aleatório?
Essa é uma visualização personalizável. Você pode escolher outras opções, por exemplo, 2 semanas. Para isso, vá até as configurações gerais do Google Agenda > Opções de visualização > Definir visualização personalizada.
Vende para todo o Brasil? Para o exterior? Se você tem que ficar ligado no fuso-horário para marcar reuniões – e já passou por algum tipo de confusão por causa disso – há duas opções no Google Agenda para usar fuso-horário alternativo.
Nas configurações gerais, você pode acrescentar um fuso-horário secundário.
Ou ativar o relógio mundial e acrescentar aqueles que você mais utiliza. Desta forma, os horários que você selecionou aparecem abaixo do calendário da Agenda.
Se você é do bonde dos esquecidos e avoados, parte fundamental de como organizar a agenda de um vendedor deve ser a configuração de notificações. Nada de perder reunião e deixar de fazer uma tarefa porque estava concentrado demais em outra.
Configure as notificações da melhor forma para você: pode ser no próprio navegador ou por e-mail, com a antecedência que quiser.
Vá no menu de configurações da agenda > notificações de eventos e adicione as notificações.
Agendar uma reunião com mais de uma pessoa pode virar um pesadelo.
Conciliar os horários não é fácil e fica aquela tal de “eu posso mas fulano não pode” eterno.
Mas que bom que há o Google Agenda nas nossas vidas, não é mesmo?
Ao criar um evento, acesse a aba “Encontrar um horário”, adicione os convidados e veja a agenda de todo mundo lado a lado, para ver quando todos têm um espaço vago.
Uma coisa bem legal é que dá de selecionar apenas os “convidados necessários” – sabe aquele decisor de compra que não pode ficar de fora da demonstração de jeito nenhum? Priorize a agenda dele!
Quando a reunião é interna, uma outra dificuldade aparece: o uso das salas de reunião.
Tem empresa que ainda usa um calendário pendurado na porta, plaquinha de ocupado/livre… Mas isso gera confusão demais.
Para ficar mais fácil, crie uma agenda compartilhada para elas e acrescente ao seu Google Agenda. Na hora de criar um evento, você consegue ver lado a lado as agendas dos convidados e das salas.
É a melhor forma de evitar choque de horário e garantir o espaço para todo mundo.
A maior mágica do Google Agenda é que ele pode ser integrado com muitas outras ferramentas e agilizar ainda mais a vida do vendedor.
A integração do CRM com o Google agenda, por exemplo, é ótima porque você não precisa ficar pulando de um para o outro para checar as reuniões que estão agendadas. Aliás, a Meetime tem essa integração também, viu? 😉
Agora que você já conhece mais do Google Agenda e como organizar a agenda de um vendedor com ele, pode começar a testar todas essas funcionalidades na sua rotina!
Essas são só algumas das possibilidades, mas é a partir delas que você ganhará eficiência no dia a dia.
O Google Agenda é uma ferramenta excelente, mas ainda tem um porém: a limitação de ser manual e não organizar as tarefas diárias automaticamente.
Você, vendedor ou SDR, precisa atualizar tudo, acrescentar as atividades manualmente e, por conta disso, perde um pouco (ou muito) de produtividade. Esse é um dos problemas comuns na agenda do vendedor. Para contornar isso, recomendamos o uso de uma agenda digital, como a que temos na nossa plataforma de Inside Sales. Que tal fazer um teste?
A Meetime já ajudou dezenas de empresas como Banco do Brasil, Rappi, Loggi e Sodexo a:
Ficou curioso sobre como nossa ferramenta consegue ajudar a alcançar esses resultados?
Conheça nosso case da Sofit Frotas para descobrir como alcançamos um aumento de mais de 30% nas taxas de conversão, triplicamos o número de agendamentos no primeiro mês de trabalho, e diminuímos o custo por reunião em 36%.
Quer saber como funciona na prática ter foco total em vendas? Então fale com um consultor e teste a Meetime por 7 dias clicando aqui!.
Diego Cordovez é Engenheiro Mecânico, sócio e diretor da Meetime. É responsável pelo maior mapeamento sobre este assunto no Brasil, a pesquisa Inside Sales Benchmark Brasil, e há 4 anos apresentador do podcast Casts for Closers, eleito em 2019 o melhor podcast de Vendas do Brasil, pela Vendas B2B Awards.
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