Fuso horário: dicas indispensáveis para minimizar os efeitos negativos ao seu processo de vendas

8h30 da manhã: você chega animado para o trabalho do dia.
Tem uma reunião às 9h, é a última etapa antes do fechamento e você sabe que a sua solução faz sentido para aquela empresa. E o melhor, você tem tempo para se preparar, estudar suas anotações antigas e revisar o planejamento daquela reunião.
8h50: É hora de entrar na sala de videoconferência e esperar o prospect.
9h: Você está a postos mas nada ainda.
9h10: Ué, será que aconteceu alguma coisa? Você liga para o prospect e não consegue resposta. Tenta por mais um tempo e nada. No-show. Hora de seguir adiante.
10h30: Chega um e-mail do prospect se desculpando por não ter aparecido. Ele achava que a reunião era 9h no horário dele. O escritório é em Manaus e você está em horário de verão. Ou seja – são duas horas de diferença.
Pronto, você acaba de desperdiçar meia manhã por causa do fuso horário.
Essa historinha que inventamos foi meramente ilustrativa, mas você já parou para pensar nos problemas de comunicação, no-shows sem intenção e incompatibilidades ao longo do processo comercial que podem surgir por causa de fuso horário?
Vamos imaginar um outro exemplo: você fechou um contrato com preço X que precisa ser assinado até 23h59, pois no dia seguinte ocorrerá reajuste de preço de 15%. O que acontece quando o seu cliente, em um fuso horário diferente, não consegue assinar até 23h59 do horário dele?
Estes são atritos desnecessários que podem ser evitados com alguns cuidados.

3 situações referentes a fuso horário e como lidar com elas

Separamos três situações distintas para mostrar como lidar com as diferenças de horário durante o processo de vendas.
Vamos lá?

Situação 1: fuso horário dentro do próprio país

Países como Brasil, Estados Unidos e Canadá, que são muitos extensos, possuem vários fusos horários no mesmo território. Além disso, mudanças de horário sazonais, como de verão ou inverno, podem interferir na já complicada conciliação de horário.
Por isso, é preciso tomar alguns cuidados:

• Ao receber um novo lead, a primeira atividade será a pesquisa. Confira sempre sua região e o horário local.
• Se possível, adicione essa informação ao campo de anotações na sua ferramenta de prospecção. O software da Meetime, por exemplo, possui um campo de anotações que permanece ao longo de todo o processo, para consulta.
• Uma dica extra: ao falar com o prospect, utilize essa informação de fuso horário (ou mudança de horário sazonal) como forma de rapport e certifique-se de que você sabe a hora local do prospect. Nunca é demais confirmar diretamente na fonte, certo?
• Ao agendar reuniões, sempre fale o horário na sua agenda e na agenda do prospect. Isso vai evitar problemas de no-show ou atrasos posteriormente.
• Ao enviar invites, confirme se o calendário fez o ajuste da região do prospect e reservou o horário certo nas duas agendas (a sua e a dele).

Como você pode ver, são cuidados básicos mas que nem sempre são automáticos. O melhor é estar sempre preparado e já internalizar esses hábitos antes do início do verão.

Situação 2: sua empresa vende para clientes de países ou até continentes diferentes

A globalização aproximou ainda mais os mercados consumidores e a internet facilitou a comunicação, e a comercialização, entre diferentes países. Hoje, a Resultados Digitais vende para o México; o Pipedrive possui escritórios na Estônia e em Portugal e vende para o Brasil; uma empresa brasileira pode vender para toda a América Latina.
Mas como ficam as ligações de prospecção e o agendamento de reuniões com tanta mudança de fuso horário?
A primeira dica é organização! Se você for lidar com clientes de 5 países diferentes em 5 fusos diferentes, vai ficar louco tentando conciliar sua agenda para tentar falar com todos. O ideal é ter uma zona de atuação determinada. Por exemplo: se sua empresa recebe leads do Chile, da Argentina e do México, o melhor é ter um vendedor atendendo cada país.
Uma vez que isso acontecer, você pode começar a aplicar as dicas abaixo:

• Você precisa viver no fuso horário que seus prospects vivem (a não ser que seja o Japão, aí será complicado). Tente ao máximo ajustar o seu horário de trabalho  ao da região que você vai atender. Assim, você estará bem-disposto na manhã do seu cliente e não estará se sentindo como se fosse 22h quando ele estiver finalizando o dia às 19h (mesmo que seja 22h para você);
• Ajuste o seu relógio ao da zona que você está prospectando, ou tenha um app onde é possível configurar vários horários no seu smartphone. Isso vai garantir que você nunca esqueça ou perca o horário.

E como no caso anterior:

• Ao agendar reuniões, sempre fale o horário na sua agenda e na agenda do prospect.
• Ao enviar invites, confirme que o calendário fez o ajuste da zona do prospect.

Situação 3: times de vendas remotos

Cada vez mais empresas estão descentralizando suas operações e mantendo equipes totalmente online. Ou seja: os funcionários podem estar em qualquer lugar do mundo. Da mesma forma, é possível que essas empresas prospectem um país específico ou vários países diferentes, criando um híbrido das situações 1 e 2.
O que fazer nesses casos?
Assim como no caso 2, será preciso definir a sua região de atuação, o horário em que você vai trabalhar e como serão priorizados os seus leads.
Se você aborda leads que pediram contato comercial (trabalho de SDR, por exemplo), fazê-lo em até 10 minutos é uma boa prática e não depende tanto de horário local – mas talvez seja preciso ajustar a rotina que você vive.
Se você é um closer e trabalha no restante do processo comercial, principalmente com reuniões, será preciso:

• Determinar quais os horários que você disponibilizará para reuniões, de acordo com o fuso horário dos seus prospects;
• Sincronizar a agenda do closer com a do prospect, a fim de evitar erros de horário;
• Ajustar seu horário e sua rotina para atender aos prospects o máximo possível.
• Atividades como envio de e-mail e social point não precisam ser feitos em “horário comercial”. Portanto, se sua zona tiver uma grande diferença com outra, faça essas atividades logo cedo ou bem tarde.

Ficou com alguma dúvida sobre como lidar com o fuso horário no processo de vendas? Deixe suas perguntas nos comentários!