Como aplicar 5W2H: 7 perguntas que dão muitas respostas

Como aplicar 5W2H

Imagine-se na seguinte situação: o ano muda e é preciso fazer uma revisão da estratégia de sua empresa. Os executivos fazem uma série de reuniões, envolvem o time inteiro, e depois de um mês, muitas xícaras de café e muitos gastos, todos saem motivados com um norte para a empresa seguir. É hora de colocar a mão na massa!

Porém, desde o início as iniciativas programadas não estão atingindo os resultados esperados. Pior ainda, tudo parece desorganizado e o time fica perdido sem saber o que fazer para bater as metas.

Obviamente que isso pode acontecer pelos mais variados motivos, mas um deles passa despercebido por muita gente: a falta de uma boa preparação antes de executar as iniciativas estipuladas pela estratégia.

Uma das principais maneiras de se preparar para algum projeto com alto impacto na estratégia é utilizando a metodologia do 5W2H e seus conceitoss. É bem verdade também, que ela pode ser adaptada e aplicada de diversas formas. Mas você sabe como aplicar 5W2H nas diversas áreas da empresa?

Por esse motivo, nesse post não vamos nos limitar a explicar o que é 5W2H, mas vamos detalhar, com exemplos, como aplicar o 5W2H e adaptar em diversas metodologias: em um planejamento estratégico tradicional, PE para empresas SaaS, para experimentos de Growth Hacking e, é claro, em Vendas.

Vamos nessa!

Como aplicar 5W2H em sua empresa: o guia completo

O que é 5W2H?

A sigla 5W2H é composta pelas iniciais de algumas palavras do inglês:

  • What – O que?
  • Why – Por que?
  • Where – Onde?
  • When – Quando?
  • Who – Quem?
  • How – Como?
  • How much – Quanto?

Para nós, o 5W2H, é uma ferramenta de gestão que auxilia na elaboração de um plano de ação para atingir determinada meta. Ela permite que cada novo projeto ou iniciativa, tenha uma organização clara e bem definida para a execução perfeita, aumentando as chances de chegar nos resultados esperados.

Agora que você já sabe o que é, veja como aplicar 5W2H.

Como o 5W2H é normalmente aplicado?

1. Planejamento Estratégico em empresas mais tradicionais

Toda empresa minimamente organizada possui alguma forma de organizar sua estratégia, independente de como ela seja. Normalmente essa estrutura em empresas mais tradicionais segue uma linha parecida com a abaixo.

  • Definição de missão, visão e valores: geralmente o primeiro passo é ter isso bem claro. Isso é imprescindível para alinhar todos os colaboradores a um mesmo rumo, e principalmente permeados pelos mesmos valores, o que constitui a cultura.
  • Definição de objetivos estratégicos: Aqui várias empresas aplicam a metodologia BSC (Balanced Scorecard) que significa ter 4 diretrizes macro que levarão à visão estratégica. Essas diretrizes são chamadas de perspectivas (Aprendizado e Crescimento, Financeira, Clientes e Processos Internos). Logo, os objetivos estratégicos se acoplam dentro de cada perspectiva, podendo uma perspectiva ter mais de um objetivo.
  • Definição de indicadores: Para saber se atingimos os objetivos é preciso de indicadores de desempenho. O ideal é ter 1 ou poucos indicadores estratégicos e alguns poucos indicadores táticos para cada objetivo. Lembre-se que o conjunto de resultados demonstrados pelos indicadores deve deixar claro se o objetivo foi atingido ou não. 
  • Plano tático: Agora que temos um objetivo e formas de mensurá-lo, podemos pensar em ações para chegar nele. Levantadas as iniciativas, é importante criar indicadores táticos para mensurar cada uma delas, sendo que o conjunto desses indicadores evidencia a chegada nos objetivos, que por sua vez atingidos, cumprem a visão. Feito isso, é preciso saber como cada uma das iniciativas será executada para performar da melhor maneira possível. E a melhor forma de saber isso é a partir do (finalmente) 5W2H.
  • Metas: Com todas essas informações em mãos, é possível definir metas de uma maneira mais palpável. Lembrando que elas podem ser de cada indicador tático usado para mensurar o resultado de cada iniciativa, ou também a meta geral, que serve para saber se o objetivo foi atingido ou não.

Veja como aplicar 5W2H conferindo este exemplo prático:

Exemplo:
  • Visão: Ser reconhecida como a maior referência do setor na América do Sul até 2018
  • Objetivos: Melhorar a satisfação de clientes
  • Indicador: Aumento percentual do NPS (%)
  • Cálculo: (NPS futuro – NPS atual) / NPS atual
  • Meta: Aumentar o NPS em 20%
  • Iniciativa 1: Implementar uma área de Customer Success
5W2H:
  • What – O que? Implementar uma área de Customer Success
  • Why – Por que? Porque clientes com mais sucesso têm maior NPS
  • Where – Onde? Na atual área de pós venda
  • When – Quando? Dia 15/06 até 15/09
  • Who – Quem? Joãozinho
  • How – Como?
    • Contratar um profissional
    • Definir escopo de trabalho
    • Contratar ferramentas necessárias
    • Definir indicadores de desempenho
    • Acompanhar trabalho do profissional
    • Medir resultados
  • How much – Quanto? De R$ 10.000 a R$ 15.000 por mês

2. Planejamento Estratégico em empresas SaaS

O modelo SaaS tem suas peculiaridades, sendo a receita recorrente e os impactos que ela representa no fluxo de caixa e demais métricas a principal delas.

Somando isso ao fato de que elas possuem alto potencial de escala e rápido crescimento, uma gestão mais tradicional não supre as necessidades dos empreendedores desse modelo.

Para entender mais sobre SaaS, acompanhe esse podcast:

Por isso, mais do que elencar objetivos estratégicos estáticos a longo prazo, é necessário acompanhar de perto algumas principais métricas, já que são elas que trarão inputs para ajustes na estratégia. Alguns exemplos delas: MRR, Churn, Ticket médio, CAC e LTV.

É importante saber que dependendo do estágio de sua startup e também o principal canal de geração de leads, essas métricas podem variar. Veja como aplicar 5W2H nesse caso:

Exemplo:
  • Métrica: Ticket médio
  • Meta: Aumentar em 20% em relação ao último semestre
  • Iniciativa 1: Lançar uma nova feature
5W2H:
  • What – O que? Lançar uma nova feature
  • Why – Por que? Porque com o software mais robusto, o preço pode aumentar
  • Where – Onde? Na empresa
  • When – Quando? Do dia 15/06 a 15/09
  • Who – Quem? CTO da empresa
  • How – Como?
    • Levantar hipóteses
    • Benchmark com empresas de fora do país
    • Conversar com clientes sobre necessidades
    • Estipular métricas de prazo, entregas e qualidade
    • Construir um MVP
    • Testar com clientes chave
    • Colher feedbacks
    • Melhorar o produto
    • Pré lançamento para gerar demanda
    • Lançamento oficial
  • How much – Quanto? Máximo R$ 20.000 no período

3. Em vendas

Pelo fato de o 5W2H ser uma metodologia que nasceu com a estratégia, talvez seja um tanto quanto incomum pensar em como aplicar 5W2H à realidade de vendas. Porém, destrinchamos o passo-a-passo para sua empresa utilizá-la nesse outro formato.

Encontrar o gargalo no funil: Antes de aplicar o 5W2H, o primeiro passo natural é entender onde agir. Somos grandes fãs de Pareto onde 20% do esforço gera 80% do resultado. Procure alguma alavanca que traga alto impacto ao menor esforço possível.

Por isso, colete todos os números relacionados a entrega de leads para vendas e ao pipeline, comparando-os com o mercado.

Com isso em mãos fica fácil entender qual é a etapa do processo que mais se distancia do benchmark e possui maior impacto estratégico. Escolhida a etapa e sua respectiva métrica que vamos melhorar, está na hora de definir o que será feito para isso.

Levantar iniciativas: Levantar iniciativas é o próximo passo lógico. Só a partir disso que é possível construir um bom plano de ação utilizando a metodologia do 5W2H. Nesse post, por exemplo, explicamos algumas ideias de como envolver o time de vendas para conseguir soluções criativas para problemas do dia-a-dia.

Estudar o que outras empresas fazem, conversar com especialistas do mercado, ouvir podcasts, ler blogs e livros são algumas ideias para definir como tapar o buraco do funil.

Uma ideia para isso é acompanhar nossos podcasts, como esse abaixo:

Na metodologia de Growth Hacking, por exemplo, essas iniciativas são chamadas de hipóteses, que são testadas e validadas, construindo um efeito composto mais previsível e escalável do que um ‘’hack milagroso’’.

Como aplicar 5W2H na elaboração do plano de ação: Finalmente, já sabendo o que deve ser feito, agora sim é hora de se preparar em detalhes antes de executar. Como criar um 5W2H de uma iniciativa para a área de vendas?

Exemplo:
  • Objetivo: Aumentar a taxa de conversão da etapa de solução para fechamento
  • Meta: Aumentar em 20%, fazendo a conversão fixar em 80%
  • Iniciativa 1: Fazer coaching de vendas
5W2H:
  • What – O que? Melhorar as reuniões de solução e demos por meio de coaching de vendas
  • Why – Por que? Porque estamos 20% abaixo do benchmark na etapa de solução, então precisamos tapar esse gargalo no pipeline para venderemos mais com o mesmo volume de leads recebidos do marketing
  • Where – Onde? Na área de vendas
  • When – Quando? Do dia 15/06 até 21/06
  • Who – Quem? VP de Vendas e Sales Rep 1, 2 e 3
  • How – Como?
    • Buscar soluções de ligações gravadas e consultoria em vendas para possibilitar o coach de vendas mais profissional
    • Avaliar e testar soluções
    • Definir e contratar uma dessas soluções
    • Fazer a consultoria
    • Iniciar os coachings
    • Medir os resultados
  • How much – Quanto? Budget orçado de até R$ 2.000 por mês

Concorda comigo que com essa preparação fica muito mais fácil atingir as metas? Agora avalie o mesmo comportamento caso feito de acordo com a metodologia de Growth Hacking:

como-aplicar-5w2h

Modelagem de experimento baseada nesse post

Repare que, apesar de ser uma metodologia diferente, elas se assemelham muito:

  • Experimento = Iniciativa
  • Hipótese = Por que (Why)
  • Pessoas envolvidas = Quem (Who)
  • Workflow = Como (How)

Nesse caso, teríamos 2W1H, mas por outro lado conseguiríamos avaliar o indicador de cada iniciativa, além de lidar com as ideias como experimentos, o que estimula a melhoria contínua.

Como aplicar o 5W2H: conclusões finais

Independente da forma que sua empresa escolher para construir a estratégia é importante não ficar preso apenas a uma metodologia, como aplicar 5W2H em detrimento de escolher a adaptação de algumas outras técnicas que podem se encaixar melhor na sua realidade.

O fato é: fechar os olhos para o modo como as iniciativas mais importantes serão feitas é caminho certo para o fracasso. Para saber mais ainda sobre o assunto, baixe o ebook abaixo:

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Resumo
Como aplicar 5W2H: do planejamento estratégico às vendas
Título do Post
Como aplicar 5W2H: do planejamento estratégico às vendas
Descrição
Entenda o que é 5W2H e aprenda como aplicar em planejamento estratégico tradicional, para empresas SaaS, experimentos de Growth Hacking e em Vendas
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