9 recursos do Google Agenda para organizar a rotina de vendas

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Não pode ser que o máximo que você sabe fazer no Google Agenda é criar um evento!

Meu amigo, organização é tudo na vida de um vendedor…

É aquilo que sempre dizemos: em Inside Sales, quanto mais atividades realizadas, melhores os resultados. Então não dá para perder tempo por causa de uma agenda bagunçada! Produtividade é fundamental – e o Google Agenda é um verdadeiro playground da eficiência.

Sem brincadeira!

Ele é cheio de funcionalidades que ajudam quem tem uma rotina atribulada a agilizar o planejamento, gerenciar os compromissos e lembrar de tudo. Basta saber utilizar com inteligência. Se você até usa essa ferramenta no seu dia a dia, mas ainda se perde todo no meio de tantas tarefas e eventos, esse post será um divisor de águas na sua vida.

Ficou empolgado? Vamos ver mais adiante as funcionalidades mais úteis do Google Agenda para SDRs e vendedores, mas antes precisamos saber…

Como planejar uma rotina de vendas mais produtiva?

Um grande diferencial dos vendedores de alto desempenho é que eles sabem organizar a própria rotina e tirar o máximo proveito de um dia de trabalho.

Não adianta dominar as funcionalidades da agenda do Google se você não tiver um bom planejamento dos compromissos e atividades que precisa realizar, não é? Nós convidamos o Gustavo Paulillo, da Agendor, para o Casts for Closers e ele deu boas ideias para ser um vendedor mais produtivo. Ouça o podcast abaixo e anote as dicas:

Alguns hábitos que recomendamos são:

  • Planejar com antecedência: Nunca encerre o expediente sem saber o que vai fazer no dia seguinte. Fazer o planejamento da semana no domingo é uma boa prática, mas se a agenda for muito dinâmica pode ser melhor se organizar em intervalos mais curtos, de 48h. Diariamente, revise o que já foi feito e o que precisa ser adiado.
  • Separar atividades em blocos: Esqueça a ideia de ser multitarefas e se concentre em uma coisa de cada vez. Você pode, por exemplo, reservar uma manhã só para gerar listas de leads, ou um bloco de horas no dia só para fazer ligações de conexão.
  • Aproveitar horários “mortos”: Da mesma forma, em alguns períodos é praticamente impossível falar com os prospects. Preencha esses buracos com as atividades que não dependem deles. Por exemplo: na sexta-feira à tarde é hora de estudar.

Agora sim! Com o planejamento feito, vamos conhecer as funcionalidades do Google Agenda que ajudam a seguir essa rotina com mais eficiência.

9 recursos do Google Agenda para facilitar a rotina do vendedor

  • Diferencie eventos por cor

Essa dica é nível iniciante, mas ajuda muito a criar uma agenda mais visual, que você bate o olho e já sabe quais tipos de atividades terá que realizar – além de ser ótimo para separá-las em blocos, como mencionamos acima.

Ao criar um evento, há a opção de selecionar uma cor. A ideia é determinar cores para cada tipo de atividade – verde para prospecção, amarelo para diagnóstico, vermelho para demonstração… – e, desta forma, ter uma agenda mais organizada. Há duas formas de alterar a cor do evento:

Na página de edição do evento, na aba “detalhes do evento”:

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Ou na própria agenda, clicando com o botão direito sobre o evento:

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  • Programe o envio do resumo das atividades do dia para o seu e-mail

A melhor forma de começar o dia é revisando quais atividades você tem pela frente. Desta forma, pode se preparar e fazer alterações, caso alguma coisa tenha surgido ou mudado.

Mas às vezes você esquece de abrir a agenda e só vê o que tem para fazer quando já está a postos para trabalhar, não é?

Uma forma fácil e prática para manter o hábito de revisar a agenda é receber um e-mail diário com a lista de compromissos – e é claro que o Google Agenda tem essa funcionalidade! Ele envia o resumo dos eventos do dia para o seu e-mail às 5h, todos os dias.

Para ativar essa opção, vá em configurações > configurações da agenda > notificações gerais > compromissos diários e selecione “e-mail”.

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  • Visualize todas as suas atividades no modo “programação”

Outra forma de revisar tudo o que você tem a fazer é acessando o modo de visualização “Programação”, no menu do canto superior direito. Ele apresenta uma lista de eventos e também exibe agendas lado a lado.

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  • Personalize o modo de visualização

Já notou que no menu de visualização tem a opção “4 dias”?

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Nunca entendeu o por quê? Acha meio aleatório?

É uma visualização personalizável! Você pode escolher outras opções – 2 semanas, por exemplo – nas configurações gerais do Google Agenda > Opções de visualização > Definir visualização personalizada.

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Vende para todo o Brasil? Para o exterior? Se você tem que ficar ligado no fuso-horário para marcar reuniões – e já passou por algum tipo de confusão por causa disso – há duas opções no Google Agenda para usar fuso-horário alternativo.

Nas configurações gerais, você pode acrescentar um fuso-horário secundário:

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Ou ativar o relógio mundial e acrescentar aqueles que você mais utiliza. Desta forma, os horários que você selecionou aparecem abaixo do calendário da Agenda.

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  • Ative as notificações para lembrar do próximo evento

Se você é do bonde dos esquecidos e avoados, é bom configurar as notificações – nada de perder reunião e deixar de fazer uma tarefa porque estava concentrado demais em outra.

Configure as notificações da melhor forma para você: pode ser no próprio navegador ou por e-mail, com a antecedência que quiser.

Vá no menu de configuração da agenda > notificações de eventos e adicione as notificações.

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  • Use o “Encontrar um horário” para reuniões em grupo

Agendar uma reunião com mais de uma pessoa pode virar um pesadelo. Conciliar os horários não é fácil e fica aquela tal de “eu posso mas fulano não pode” eterno.

Mas que bom que há o Google Agenda nas nossas vidas, não é mesmo?

Ao criar um evento, acesse a aba “Encontrar um horário”, adicione os convidados e veja a agenda de todo mundo lado a lado, para ver quando todos têm um espaço vago.

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Uma coisa bem legal é que dá de selecionar apenas os “convidados necessários” – sabe aquele decisor que não pode ficar de fora da demonstração de jeito nenhum? Priorize a agenda dele!

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  • Crie agendas para salas de reunião

Aliás, quando a reunião é interna, uma outra dificuldade aparece: o uso das salas de reunião. Tem empresa que ainda usa um calendário pendurado na porta, plaquinha de ocupado/livre… Mas isso gera confusão demais.

Para ficar mais fácil, crie uma agenda compartilhada para elas e acrescente ao seu Google Agenda. Na hora de criar um evento, você consegue ver lado a lado as agendas dos convidados e das salas. É a melhor forma de evitar choque de horário e garantir o espaço para todo mundo.

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  • Integração com outras plataformas

A maior mágica do Google Agenda é que ele pode ser integrado com muitas outras ferramentas e agilizar ainda mais a vida do vendedor.

A integração do CRM com o Google agenda, por exemplo, é ótima porque você não precisa ficar pulando de um para o outro para checar as reuniões que estão agendadas. Aliás, a Meetime tem essa integração também, viu? 😉

Agora você já conhece mais do Google Agenda e pode começar a testar todas essas funcionalidades na sua rotina! Essas são só algumas das possibilidades, mas é a partir delas que você ganhará eficiência no dia a dia.

O Google Agenda é uma ferramenta excelente, mas ainda tem um porém: a limitação de ser manual e não organizar as tarefas diárias automaticamente.

Você, vendedor ou SDR, precisa atualizar tudo, acrescentar as atividades manualmente e, por conta disso, perde um pouco (ou muito) de produtividade. Nós falamos um pouco sobre isso neste post sobre os problemas comuns na agenda do vendedor. Para contornar isso, recomendamos o uso de uma agenda digital, como a que temos na nossa plataforma de Inside Sales. Que tal fazer um teste?

Teste a Meetime por 7 dias

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Resumo
9 recursos do Google Agenda para organizar a rotina de vendas
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9 recursos do Google Agenda para organizar a rotina de vendas
Descrição
Hacks do Google Agenda para vendedores serem mais produtivos. Como agendar reuniões, organizar atividades e personalizar o calendário para otimizar vendas
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