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Por um longo tempo, pensei em agendamento de reuniões de vendas, seja para demonstrações ou ligações de descoberta, como apenas um recurso.
Melhorar este processo foi a última coisa que passou em minha mente. Fui influenciado pelas ferramentas gratuitas que você pode usar sozinho. 18 meses atrás, percebi que o agendamento era muito mais importante.
Aqui está o porquê.
Você perde muito tempo trocando e-mails com um cliente em potencial até que um bom momento seja encontrado.
Além de comprometer a produtividade dos seus pré-vendedores (SDRs), há muitos no-shows. Não é incomum ver 25% das reuniões agendadas não acontecendo. Você poderia dizer que isso levou à melhor prática dos SDRs de ter leads até que uma reunião realmente ocorra.
O ponto 2 é particularmente importante quando você está vendendo algo frouxamente vinculado a um ponto de dor imediato ou a produtos de commodity. 70% das reuniões ocorrem quando programadas em 9 dias, contra apenas 47% quando agendadas para mais de 30 dias. O tempo é a moeda de muitos compradores em potencial. Sua capacidade de garantir uma reunião dependerá da facilidade de fazer follow-up.
Felizmente, a tecnologia pode ajudar. Essa categoria – agendamento de reuniões de vendas – eu criei na minha tech stack de vendas e já listei 20 ferramentas.
Vamos explorar quatro dicas que facilitarão muito o agendamento de reuniões de vendas para você e seus clientes em potencial.
Calendly e Assistant.to estavam entre os primeiros players no espaço de automação de agendamento. O fundador do Calendly, Tope Awotona, achou o processo de agendamento de reuniões a parte mais frustrante de seu trabalho quando ele era representante de vendas.
Ao se formar em ciência da computação, ele imediatamente percebeu que deveria haver uma solução de software para o problema. Ele analisou as soluções existentes, mas elas eram difíceis de integrar ou específicas para uma profissão.
Ele construiu sua empresa na visão de acomodar um amplo conjunto de casos de uso ao tornar as integrações instantâneas! Isso significa que os prospects podem ver a disponibilidade de um representante com um URL inserido em um e-mail ou em um website. O prospect deve então simplesmente escolher entre as opções disponíveis.
Esse tipo de ferramenta é construído para velocidade e simplicidade, e democratiza o recurso. Essas soluções são projetadas para facilitar as assinaturas de testes, levando a uma adoção mais ampla de produtos e serviços.
O paradigma também é muito genérico e pode ser adicionado a qualquer processo de vendas e stack. Ela depende da integração imediata com calendários, websites, ferramentas de comunicação e conferência, bem como CRM para registro de atividades ou pagamento.
Vários fornecedores de engajamento de vendas, como Outreach ou Yesware, adicionaram esse recurso à sua plataforma. Novos participantes, como a Mixmax, estão incluindo o agendamento rápido e mecânico no fluxo de trabalho para todas as partes envolvidas.
Olof Mathé, da Mixmax, falou comigo sobre sua visão – não se limitando a agendamento – de incluir a comunicação em ferramentas existentes de e-mail e CRM.
Os três fundadores se orgulham de serem nerds da comunicação que se destacaram nesse espaço e competem com os desreguladores do setor, como o Skype ou o Google.
O ponto chave aqui é permitir que os usuários realizem ações na mensagem. Esse modelo também pode ser aplicado a enquetes, pesquisas e conteúdo. Ao reduzir o número de cliques necessários, isso torna a automação quase irrelevante.
O garoto-propaganda de um aplicativo especializado é o Chili Piper. Seu fundador, Nicolas Vandenberghe, foi quem me convenceu a criar uma categoria para o agendamento de consultas.
Ele aborda o agendamento de uma perspectiva mais ampla – como uma transferência de marketing e pré-vendas para vendas. Não se trata apenas de encontrar um horário, mas de garantir um compromisso e atribuir o lead a um representante de vendas.
É claro que é fundamental garantir que haja uma distribuição justa de leads entre equipes de vendas maiores. Coletar dados para fazer isso pode levar tempo e quebrar a promessa de uma reserva instantânea.
Nicolas acredita que a indústria precisa ir além de economizar de 5 a 10 minutos em média para agendar uma reunião.
A verdadeira medida de sucesso deve ser a melhora nas taxas de conversão. Ofertas bem estabelecidas ainda podem depender da auto-qualificação do cliente em potencial e não precisam de um SDR para facilitar o processo. Mover sua agenda de compromissos para o on-line cria uma “via rápida”, permitindo que os clientes em potencial reservem diretamente suas demonstrações ou reuniões.
Inteligência Artificial (IA) não é novidade para o agendamento de reuniões.
x.ai, um assistente de agendamento de consultas, estava entre os primeiros aplicativos de IA para vendas.
Clara Labs adicionou uma torção, combinando AI com assistência humana. Seu fundador, Maran Nelson, zerou cuidadosamente nesse ângulo depois de várias iterações.
Eles primeiro tentaram criar uma interface de usuário (UI) para o tempo de reserva. A interface do usuário acabou por ser confusa e não conseguia contornar restrições de linguagem. Eles então adotaram o Natural Language Processing (NLP), mas ainda estavam lutando com uma ampla gama de casos de uso.
Algumas organizações querem uma experiência personalizada de agendamento de consultas porque é o primeiro passo de um relacionamento. Outros querem automatizar e otimizar seu próprio processo de agendamento de consultas com um único clique. A solução era incluir um ser humano no circuito, supervisionando o processo e entrando em ação para evitar muito vai-e-volta de mensagens automáticas.
Cobrimos um aspecto importante do seu processo de engajamento de vendas aqui. Ele governa tanto uma transferência crítica quanto taxas de conversão gerais. Em particular, você deve verificar se o seu processo é um cano com vazamento ou se está afetando o tempo da sua equipe.
Antes de considerar qualquer uma dessas ferramentas, você deve definir seu processo ideal de agendamento de reuniões. Isso orientará a seleção da abordagem mais adequada ao seu negócio. Ele também ajudará a avaliar onde você precisa melhorar, por que precisa de tecnologia e como medir o sucesso: aprimorando a produtividade do SDR, facilitando o trabalho ou melhorando as taxas de conversão.
Diego Cordovez é Engenheiro Mecânico, sócio e diretor da Meetime. É responsável pelo maior mapeamento sobre este assunto no Brasil, a pesquisa Inside Sales Benchmark Brasil, e há 4 anos apresentador do podcast Casts for Closers, eleito em 2019 o melhor podcast de Vendas do Brasil, pela Vendas B2B Awards.
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