A importância de um vendedor bem preparado

Você já se viu sem saber o que fazer numa reunião de vendas, ou sem saber como responder às objeções do cliente, sentindo que ele havia se preparado mais do que você para aquela conversa?

Sabemos que isso é uma realidade frequente no mundo de um Inside Sales Rep e precisávamos contribuir sobre a importância de um vendedor saber como se preparar para uma reunião de vendas.

Em uma conversa informal com o Marcelo Amorim, nosso amigo e especialista em Vendas, surgiu a ideia de convidá-lo para o Cast for Closers e conversar conosco sobre o tema.

O resultado? Uma aula sobre como se preparar para uma reunião de vendas.

Aproveita! 😉

Como preparar uma reunião de vendas

EPISÓDIO #5 – A importância de um vendedor bem preparado

Diego Cordovez: Boa tarde pessoal! A gente está mais uma vez aqui com um episódio, o quinto episódio do Casts for Closers. Dessa vez a gente tem um convidado especial. Primeiro vou apresentar o Diego, CEO da empresa.

Diego Wagner: E aí pessoal!? É um prazer estar mais uma vez em outro podcast com vocês.

Cordovez: E dessa vez a gente trouxe o Marcelo Amorim, investidor anjo e um amigo nosso. Marcelo, pode se apresentar.

Marcelo Amorim: Bom, boa tarde a todos, muito bom estar aqui com vocês. Eu sou basicamente um investidor anjo nos últimos 5 anos, invisto em empresas de tecnologia e a vida inteira trabalhei com empresas de tecnologia de software e hardware. E com muita concentração, fui um programador de início mas depois nos meus últimos 15 anos fiquei muito ligado às áreas de vendas e marketing de todas essas empresas.

Diego Wagner: Show! Exatamente por isso, pra aproveitar a experiência do Marcelo a gente vai falar nesse podcast sobre como se preparar para uma reunião de vendas, em vários sentidos. E antes de a gente começar propriamente dito, a gente vai mostrar qual o impacto de uma reunião ruim. O Cordovez vai ficar com isso.

Cordovez: Legal! É interessante mencionar que no mesmo período em que o Diego conversava com o Marcelo a gente estava fazendo um post sobre métricas de vendas, e existem 3 dados bem alarmantes sobre o impacto de uma reunião de venda ruim.

A gente pesquisou e 60% dos respondentes, de uma pesquisa que a gente achou da Demand Metric, eles afirmam ter reuniões de vendas ruins “algumas vezes” ou “frequentemente”.

O segundo dado é que 72% dessas reuniões resultam em perda de faturamento.

E o terceiro dado ainda mais alarmante é que 64% destes casos leva-se meses ou anos para se recuperar de uma reunião de venda ruim. Então isso é bem importante, é bem impactante, a preparação de um vendedor até mesmo antes de chegar numa reunião, para falar com um cliente.

E por isso a gente decidiu trazer o Marcelo aqui para conversar um pouquinho mais sobre esse tema também.

Wagner: Exatamente! Para evitar que vocês tenham essas reuniões e tenham esse impacto negativo nas vendas, a gente elencou 4 formas de como preparar uma reunião de vendas e garantir que isso não vai acontecer nas empresas de vocês.

1 – Preparação antes da abordagem inicial

Wagner: E o primeiro ponto é a preparação antes da abordagem inicial. Não tem como preparar uma reunião de vendas sem isso. E o que eu estou falando não é a preparação antes da reunião, é antes de você fazer aquele primeiro contato, seja por e-mail ou por telefone. As vendas do futuro são vendas específicas para cada empresa. Estou falando no caso B2B, né? São vendas extremamente contextuais.

A pessoa que está recebendo aquela mensagem, aquele e-mail, aquele telefonema, tem que saber que aquela mensagem foi feita especialmente para ela, foi feita uma pesquisa antes do vendedor entrar em contato. O resultado desse tipo de abordagem mais pessoal é que aquela pessoa , aquela empresa vai estar mais disposta a ouvir a mensagem que você tem a passar.

Então, o que vocês podem fazer? O básico: pesquisa no site da empresa, quem são os clientes dela, qual o ticket médio dela, qual a fase do produto, em que fase o produto dela se encontra (mais desenvolvido, mais inicial).

Outra fonte de informação são as redes sociais. No LinkedIn você vai encontrar qual é o setor, o número de funcionários, quando a empresa foi fundada, várias informações significativas.

Em nível pessoal daquela empresa, a gente recomenda usar um pequeno software que a gente usa aqui na Meetime, que é o CharlieApp. Você basicamente conecta ele com o seu Google Agenda, e uma hora antes de cada reunião ele vai enviar informações relevantes sobre a pessoa com a qual você vai conversar.

Eu uso ele há algum tempo e é até legal comentar que, não numa reunião de vendas mas quando eu fui fazer uma entrevista com um dos vendedores aqui da Meetime, uma hora antes o CharlieApp me mandou uma mensagem falando assim: “vocês dois gostam do Manhattan Connection”, que é um programa da Globo News pra quem assiste aí no domingo à noite. E isso foi já a primeira coisa que eu abordei na entrevista com ele. A gente conversou 10 minutos sobre isso e conseguimos reter o talento aqui na empresa, em parte porque eu estava bem preparado para aquela entrevista.

Marcelo, não sei se você tem algo a comentar nesse ponto?

Marcelo: Não, é isso mesmo! Todo processo de vendas, antes da reunião, ele começa com o conhecimento principalmente em vendas B2B. Vendas B2B tem um componente muito próximo. Apesar de quando a gente fala em B2B a gente fala de empresa, as empresas são feitas de pessoas. Tem uma pessoa de um lado e tem uma pessoa do outro lado.

Então antes de qualquer tipo de abordagem, e hoje mais do que nada com a facilidade de tecnologia e acesso à informação, você tem condições de saber detalhes daquela empresa que você vai começar a se relacionar, e principalmente detalhes das pessoas com as quais você vai se relacionar e isso ajuda muito a como preparar uma reunião de vendas.

Há 20 anos atrás isso era baseado em papel, lista telefônica, arquivos difíceis de pesquisar. Hoje é muito fácil, tem uma série de ferramentas que te ajudam além das ferramentas que vocês provavelmente já usam LinkedIn, Facebook e Google.

Existem ferramentas específicas para isso, então é muito simples fazer. Eu costumo dizer nos bate papos e workshops que a única coisa que faz você não fazer isso é preguiça. Porque se você não tiver preguiça e tiver um pouquinho de disciplina, de antes de fazer uma abordagem gastar 15, 20 minutos, meia hora, você vai conseguir saber detalhes até bastante relevantes que talvez você nem imagina que possa saber antes de você fazer uma abordagem.

Então é bom conhecer uma empresa, que estado ela está, se ela está num momento de crescimento ou está num momento de redução de custos, se ela está numa situação financeira boa ou não tão boa, todos os detalhes que você puder compor você vai conseguir personalizar mais o teu approach, personalizar mais o teu call ou o e-mail que você vai mandar. Então não há restrições hoje praticamente para você pesquisar antes de fazer uma abordagem.

Wagner: Perfeito, estou em completo acordo.

2 – Treino constante

Wagner: E uma forma de você até melhorar tua abordagem, além das pesquisas, é com treino constante. Vocês podem encarar vendas como se fosse um esporte, vamos colocar Tênis. E, portanto, tem como preparar uma reunião de vendas com treino, sim.

O jogador antes de ir para um campeonato, ele treina inúmeras horas todos os dias para que quando ele chegue naquela partida crucial, ele consiga dar o seu melhor. O vendedor tem que ter esse tipo de postura também. Ele tem que treinar a abordagem da primeira ligação de vendas, ele tem que treinar as demonstrações de software, fazer simulações antes de encontrar um potencial cliente. O treino leva à perfeição e em vendas isso não é diferente.

E vale a pena também levantar: é uma obrigação do vendedor se treinar sozinho, cada vez mais, ou é da empresa prover esses treinamentos?

Marcelo: É sempre uma pergunta muito recorrente, quer dizer: “ah, eu não sei fazer porque a empresa nunca me treinou”. É difícil de você saber quem é o responsável por isso. Mas com certeza, eu posso afirmar uma coisa, quem é responsável pela sua carreira é você, e não a empresa. Mesmo porque, não significa que você vai ficar nessa empresa eternamente, por 40 anos.

Então, eu acho que a primeira preocupação de evolução é da pessoa. A empresa tem a preocupação de evoluir você para benefício dela, para resultados melhores. Mas a preocupação como carreira, como profissional, ela é tua.

Então acho que esse é um casamento em que a empresa tem que estar preocupada em treinar, em te dar desenvolvimento, mas você também tem que estar muito preocupado. Não use como desculpa o fato da empresa não estar preocupada com isso para não se capacitar e desconhecer coisas básicas, como preparar uma reunião de vendas, por exemplo.

Hoje principalmente, de novo com as facilidades da tecnologia, a gente pode ver curso online, curso de graça, workshop, case. Tem uma série de ferramental, principalmente na área de vendas (no Brasil e fora do Brasil) que permite que você faça gratuitamente uma capacitação bastante importante e de certa forma autodidata, que não necessita ninguém te fazer.

De novo, acho que a palavra-chave aí para esse tipo de coisa não é se existe ou não informação disponível, mas sim a disciplina de fazer.

Eu sugiro uma “formulinha” muito simples: estabeleça 5 ou 6 coisas que você sente que no trabalho de vendas você pode melhorar. No máximo isso, 5, não mais que 5. E faça um plano pessoal de, a cada uma semana, você tentar se capacitar naquilo que você acha que está difícil.

Por exemplo: uma pessoa que tenha receio ou medo de fazer abordagem por telefone, as chamadas cold-calls ou ligações frias. Você não tem muita facilidade para fazer isso e é necessário faze-la? Marque numa semana para você se capacitar sobre isso.

Se você treina como preparar uma reunião de vendas, porque não treinar para isso também?

Você vê vídeos, ouve outra pessoa fazendo e depois na outra semana você aplica. Então, se você conseguir ter essa disciplina, em dois meses você vai conseguir cobrir essas 5 dificuldades que você tem. E como disse bem aqui o Diego, cada vez mais o treino leva à perfeição. Vendas não é uma ciência mística. Vendas é uma ciência de processo, trabalho e dedicação!

[tweetthis twitter_handles=”@meetime_” url=”https://bit.ly/1pi6ify”]Vendas não é uma ciência mística. É uma ciência de processo, trabalho e dedicação! – @marc_amorim[/tweetthis]

As pessoas têm vontade, vocação para vendas? Sim, todo mundo tem um pouco de vocação. Mas não significa que simplesmente se nasce pronto. Então eu acredito muito na disciplina, na capacitação regular e cada um sabe as suas deficiências.

Por exemplo: você tem uma deficiência de follow-up, se você tem uma deficiência de fazer um call, ou tem uma deficiência de fazer uma apresentação, procure fazer um plano pessoal. E se a empresa puder ajudar e já tiver um programa, melhor ainda. Mas não fique parado, estacionado porque a empresa não te dá.

Wagner: Perfeito, a nossa visão é bem alinhada quanto a esse tipo de abordagem, esse tipo de postura que o vendedor e a empresa tem que ter. Na verdade o que a gente faz de diferente, na verdade não diferente porque muitas empresas fazem e outras não, mas nós recomendamos é que a empresa faça um Sales Playbook.

E lá ela pode listar não só os processos de venda mas também os materiais de consulta para os vendedores se treinarem e se capacitarem em Vendas. A gente faz isso, e lá nós recomendamos newsletters para os nossos vendedores se cadastrarem, podcasts para eles ouvirem, vídeos para eles verem, e por aí vai. E vocês podem fazer isso também, ajudando muito para os vendedores que querem saber como preparar uma reunião de vendas e outras dúvidas.

3 – Outputs e resultados das reuniões

Um outro ponto, o terceiro ponto que a gente quer falar na verdade, é os outputs, os resultados das reuniões e dos contatos com os clientes. Quando eles têm de ser definidos? Então, o que a gente quer falar nisso: antes de você abordar um cliente, antes de fazer aquela ligação, de entrar naquela sala para fazer uma venda, ou entrar numa videoconferência, o vendedor tem que ter muito claro na cabeça dele qual o resultado que ele espera daquela interação com o cliente!

Porque se ele não tem isso muito bem definido, vai faltar um norte para a reunião. Então vai ser como se fosse uma conversa, o cliente vai perceber isso e vai sentir um desconforto, isso vai ficar muito claro.

E o resultado mais provável é que você, como vendedor, não consiga alcançar o resultado previsto, seja passar aquele negócio uma fase adiante no processo de vendas, seja fechar o contrato seja só marcar uma segunda reunião, por aí vai.

Mas tenha em mente qual o output claro que você tem daquela interação, sem isso, não há como preparar uma reunião de vendas.

Cordovez: É, num dos podcasts que a gente fez aqui com o Cristiano Wuerzius (especialista em Inbound Sales), ele comentou justamente sobre isso, sobre o custo de você colocar 5 diretores numa reunião de vendas e o vendedor começar com “me conta um pouco mais sobre a sua empresa”.

Olha o quanto de dinheiro tem dentro daquela sala, daquela reunião pra fechar um negócio, e o vendedor retomar uma conversa inicial ou não saber direito o output daquela reunião, retomar demais questões anteriores. O quanto de custo isso acarreta né, no processo de vendas.

Marcelo: E outro ponto importante sobre saber o que você quer de uma reunião de vendas, qualquer reunião em geral, mas uma reunião de vendas em particular: não existe vento a favor para quem não sabe onde quer ir.

Então você tem que entrar e preparar uma abordagem dessa, seja ela por telefone ou pessoalmente já sabendo o que você quer quando aquilo acabar. “Eu quero que consiga ter abertura para fazer um diagnóstico”: é um output importante! “Eu quero uma oportunidade de fazer uma proposta”, “eu quero ter oportunidade de fechar essa negociação”, então você tem que ter já previamente decidido o que você quer daquela interação, para as coisas ficarem muito objetivas, não ficarem coisas soltas.

O segundo ponto importante de como preparar uma reunião de vendas previamente, é que além de você ter um objetivo pra sair daquela reunião, você precisa se preparar para essa reunião especificamente.

Eu vou lá apresentar uma proposta de uma solução que eu já conversei, já diagnostiquei. Então essa é uma preparação específica. Com as pessoas A, B e C: outra preparação específica.

E não faça o erro que todos os vendedores costumam fazer, por falta de um pouco de disciplina: eles pensam na reunião, no que eles querem, no estacionamento do cliente. Eles chegam lá 15 minutos antes, e pensam o que eles querem da reunião. Não faça isso, tenha uma certa disciplina de pelo menos um dia antes se preparar. “Eu vou levar esse material, fazer isso aqui, e isso aqui”.

E quando forem reuniões iniciais, principalmente, você tem que estar preparado mais para ouvir do que falar nos primeiros 15 minutos. Porque você não pode fazer perguntas idiotas, não tem outra palavra: “mas o que essa empresa faz realmente”? Não dá!

Isso aí você tem que estar pronto, tem que fazer perguntas específicas: “qual é o desafio de crescimento da sua empresa nos próximos 12 meses?”; “qual o problema que você vê na área de logística?”; “qual seu principal problema na área de contabilidade?”. Você tem que fazer perguntas específicas.

E lembre-se que os primeiros 15 minutos são decisivos: você nunca vai ter uma segunda chance de fazer uma (boa) primeira impressão. Então você tem que usar esses primeiros 15 minutos para fazer perguntas inteligentes, conseguir depreender dessas perguntas como que você vai se posicionar, e ali você levar seu discurso para as pessoas que estão na sua frente, para os problemas que você levantou e as necessidades que você levantou nesses primeiros 15 minutos. E assim você consegue fazer uma reunião de 40 minutos de muito sucesso.

Wagner: Exatamente. É uma abordagem contextual, específica para aquele cliente e não generalista, uma abordagem que você pré-definiu num discurso, que vai fazer para todos os clientes da mesma forma.

Marcelo: Hoje tem um termo muito engraçado, porque ele é meio paradoxal, que você pode fazer uma customização de massa, né? Você permite personalizar uma coisa para muita gente, porque você tem ferramentas para isso. No momento em que você está numa reunião, e aqueles 15 primeiros minutos iniciais, são a forma de você personalizar como vai ser a continuidade daquela reunião.

Se você encontra uma pessoa mais expansiva de um lado, você vai trabalhar de um jeito. Se você identifica uma necessidade mais gritante de um lado você vai abordar sua demonstração ou teu argumento em cima dessa necessidade. Então é muito importante esses primeiros 15 minutos, principalmente nas primeiras reuniões.

Wagner: E depois, aconteceu a reunião, o vendedor se preparou… E o pós-reunião: qual a importância disso hein Marcelo?

4 – Tome ações pós-reunião

Marcelo: Bom, a gente já falou bastante de como preparar uma reunião de vendas, mas outro ponto importante aqui é que se vocês já me conhecerem pessoalmente dá pra notar, é que eu anoto tudo. Por quê? Porque eu não confio na minha memória.

E tenho uma memória, posso dizer, bastante boa. Mas eu não confio na minha cabeça. A gente faz muitas reuniões, então anote sempre o que você quer relembrar dessa reunião. Não confie na informação da sua cabeça, você vai esquecer, eu posso te assegurar. Então anote exatamente os dados importantes dessa reunião.

Primeiro ponto: anote, faça uma anotação bem criteriosa com os objetivos principais, não um resumo um transcrito da reunião, mas os principais pontos dessa reunião que você vai usar depois que ela acabar.

Segunda prática importante: depois que você anotou, você chega no teu escritório, na tua mesa e revê aquilo que anotou.

E sempre saia da reunião com o próximo passo agendado. “Olha, então podemos marcar daqui a 15 dias a próxima demonstração? ”; “Você pode me mandar um e-mail para eu poder fazer a demonstração com o pessoal da área técnica? ”; Sempre saia com um objetivo já agendado, se possível com hora e data.

E outro ponto bastante importante que muita gente esquece e você chega no escritório, depois de um dia ou uma hora, manda um e-mail de agradecimento. Isso faz parte da boa educação. Manda um e-mail: “muito obrigado pelo tempo da reunião… Foi muito importante entender mais da sua empresa… Acredito que podemos fazer valor aqui… Quero sugerir dia 13/10 às 14h para nossa próxima reunião.”

Não adiante nada saber como preparar uma reunião de vendas e não ser educado, depois de se sair bem nela.

Faça um e-mail de agradecimento, isso vai pegar muito bem. Como pouca gente faz, por preguiça ou falta de disciplina, você fazendo vai se destacar. Por isso não esqueça e não pense que “o pessoal de CRM vai fazer” ou “o pessoal do call-center vai mandar”. Você, pessoalmente, faça um e-mail para as pessoas que estavam na reunião.

Agradeça o tempo delas, e coloque os pontos que você quer ressaltar, quer relembrar que vocês combinaram e já ponha um to-do, uma coisa que vocês vão poder fazer como próximo passo. Venda é um processo, e para andar de uma etapa para outra você precisa de uma ação. Você tem de sempre perseguir a ação.

[tweetthis twitter_handles=”@meetime_” url=”https://bit.ly/1pi6ify”]Venda é um processo, e para andar de uma etapa para outra você precisa de uma ação. – @marc_amorim[/tweetthis]

Não deixe o controle da venda para o cliente. O cliente não tem responsabilidade sob cota, sobre nada, quem tem é você. Então o controle da venda é teu, não mande e-mail dizendo assim: “veja qual a hora melhor para a gente conversar de novo”. Não, sugira duas ou três datas já com hora para ele poder assumir se ele vai querer uma data ou outra?

Wagner: Show! Concordamos bastante nisso também, e uma coisa que a gente fala em quase todo podcast e em vários dos nossos artigos é: agregue valor a cada novo contato num follow-up pós-reunião.

Não mande um e-mail só cobrando “você já analisou nossa proposta? ” ou “você já viu qual a melhor data?”. Use tanto o seu conhecimento sobre a empresa, sobre a necessidade que eles tem em relação ao teu produto, quanto o conteúdo que a tua empresa pode produzir para agregar valor a esse potencial cliente. Então use todas essas armas que vocês tem em mãos para agregar valor a cada novo contato com o cliente, e não só agir como um vendedor cobrando uma ação daquele prospect.

Cordovez: Legal, perfeito! Eu queria agradecer pelo tempo, e pelo interesse em fazer o podcast com a gente. Foi uma aula pra mim, vou usar isso internamente e com certeza a gente vai dar play muitas vezes nesse podcast para saber tudo sobre como preparar uma reunião de vendas.

Obrigado aí Marcelo, pelo tempo!

Marcelo: Tá legal, bacana. Foi muito bom estar com vocês aqui e para finalizar minha participação aqui eu só gostaria de dedicar o seguinte: mesmo que você não seja da área de vendas, praticamente vendas e marketing é obrigação de todo mundo. Então assim, mesmo que você não seja necessariamente na área de vendas e seja um empreendedor: todo empreendedor tem que estar vendendo em algum momento.

Ou ele está vendendo um pitch para um investidor, ou ele está vendendo para contratar um funcionário importante, ou ele está vendendo para um cliente, sempre ele está num processo de convencer alguém que aquilo eu ele está fazendo é bom. Então vendas e marketing é um negócio de todo mundo!

Wagner: Show de bola, um abraço pessoal até o próximo podcast.

Cordovez: Valeu, pessoal, até mais!

Gostou das dicas de como preparar uma reunião de vendas? Então ouça o podcast para reforçar cada detalhe em sua memória!

Veja também nosso ebook sobre Inbound Sales: