Existe um melhor horário para agendar suas reuniões online?

reuniões online

Segunda-feira, 09h03: uma das nossas vendedoras aguardava na sala de videoconferência. Depois de 10 minutos de atraso do prospect, ela enfrentaria um dos seus primeiros no-shows.

Um milhão de perguntas surgem quando você encara uma situação como essa. Se você nos conhece aqui na Meetime, sabe que isso não iria ficar assim, sem investigação.

Algumas das hipóteses e dúvidas que investigamos neste artigo:

  • Quais os horários mais frequentes de agendamento das reuniões?
  • Existe um melhor horário para agendar uma reunião e evitar o no-show?
  • A taxa de no-shows é semelhante durante todo o dia?
  • Mais minutos de atraso significam maior chance de no-show?
  • Podemos fazer algo para influenciar ou evitar o não comparecimento?

Fizemos o que mais gostamos: mergulhamos nos dados de mais de 39 mil reuniões online e buscamos a resposta para todas estas perguntas! Vamos lá?

Dúvida #1: Quais os horários mais frequentes de agendamentos?

Note na imagem abaixo que a quantidade de reuniões online agendadas no período entre 09h e 12h é menor (39%) do que durante o período da tarde (13h00 às 18h00), que somam 61%.

distribuição demos agendadas

Analisando mais de perto um extrato hora a hora, temos a seguinte distribuição de agendamentos.

reunioes agendadas

Como esperado, os períodos de horário de almoço (12h e 13h) e fim do dia (18h) são os horários onde menos se agendam reuniões (1,2%, 3,7% e 1,7% respectivamente).

Os dias de semana concentram aproximadamente 20% das reuniões cada, sendo relativamente homogêneos, e com pouca redução nas segundas e sextas-feiras (19,1% e 18,6% respectivamente).

Repare também que segunda-feira às 9h e sexta-feira às 17h são horários ainda considerados comerciais, porém com menos agendamentos do que a média (1,5% e 1,3% das reuniões).

Dúvida #2 – Existe um melhor horário para agendar reuniões online?

Agora, uma vez que te apresentamos a distribuição das reuniões online ao longo dos dias e dos horários, vamos conversar um pouco mais sobre a principal métrica deste post: o percentual de reuniões que resultam em no-show?

no-show

A média de no-shows por hora é muito homogênea durante o horário comercial, variando de 17% (reuniões dentro das 14h) e 20% (9h e 17h).

Repare também que a média de no-shows, por hora, é consideravelmente maior nas reuniões das 12h (25%) e das 18h (24%).

Dúvida #3 – A taxa de no-shows é semelhante durante todo o dia?

Como comentamos acima, exceto nos horários das 12h e das 18h, em função do almoço e do final do dia, o no-show apresenta pouca variação.

Outra evidência disso é o gráfico abaixo: a taxa de no-show entre reuniões matutinas ou vespertinas é exatamente igual!

% no-show vs acordo

IMPORTANTE: Se considerarmos o benchmark da Trish Bertuzzi, do The Bridge Group, a taxa de no-show de uma empresa deveria estar entre 15 e 20%. Acima disso, você deve investigar de perto o que está acontecendo na construção de valor e de senso de urgência entre o vendedor e prospect.

Um no-show é uma quebra de compromisso (salvo exceções por imprevistos) e, se ele é muito frequente, significa que seus prospects não estão vendo o porquê de comparecer à reunião. Abordaremos mais dicas ao final do artigo 😉

Dúvida #4 – Mais minutos de atraso significam maior chance de no-show?

A hipótese é coerente se a analisarmos com calma, certo? Em tese, quanto mais o prospect está atrasado, maior a probabilidade de ele não comparecer. Essa provavelmente é sua sensação em qualquer compromisso em sua agenda, não somente em Inside Sales.

Repare que o gráfico abaixo confirma essa hipótese: de 10 minutos antes da reunião até o horário agendado, o no-show cai de 17 a 14%. Após isso, o no-show segue uma tendência crescente.

no-show vs atraso em min

Analise o ponto indicado com a seta vermelha, aos 15 min de atraso: neste momento, a probabilidade de seu prospect não aparecer para a reunião é 2x maior (31%) do que no momento agendado (14%). Ao alcançarmos 30 minutos de atraso, a probabilidade é 3x maior (45%).

Dúvida #5 – Podemos fazer algo para influenciar ou evitar o no-show?

A boa notícia é que sim, podemos e devemos fazer algo para evitar o no-show. A motivação deste post se iniciou com o horário (segunda-feira às 9h) em que nossa Sales Rep enfrentou um no-show, mas a reflexão vai muito além da hora ou do dia da semana.

Aproveite o intervalo de 10 minutos antes da reunião e ligue para seu prospect. Estamos em 2018 e a carga de informações sobre nosso cérebro e nossa agenda é imensa. Um lembrete nesse horário diminui ainda mais as chances do no-show acontecer.

A segunda dica que podemos te dar é que você venda suas demos ou reuniões, não as dê de graça! Se elas são o objetivo, o objeto de desejo do vendedor, é muito provável que ele vá forçá-la em algum momento da reunião. E se o prospect não vê valor em comparecer, ele vai trocar pelo mínimo compromisso que surgir.

Ao contrário, imagine a seguinte construção de valor:

“Sr Prospect, ao longo desses 40 minutos eu entendi que o problema X, traz Y e Z [consequências], e isso atrapalha sua operação. Entendi certo? … (resposta) …

“Ótimo! Nós na Meetime temos ajudado empresas semelhantes à sua a resolver o problema X e evitar todas essas consequências. Você tem interesse em ver como fazemos isso em uma reunião online?”

Esse diálogo é completamente diferente! Ele é fechado, validado pergunta a pergunta e o prospect fica muito mais “ancorado” à reunião online. Todos os problemas e suas consequências estão escancarados, e isso faz com que seu prospect pense algumas vezes antes de não aparecer. Você encontrará ótimas dicas neste post sobre como evitar o no-show!

A propósito, a Meetime tem uma tecnologia que avisa seu prospect no início do dia e 10 minutos antes da reunião 😉 Convidamos você a testá-la clicando abaixo!

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Resumo
Existe um melhor horário para agendar suas reuniões online?
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Existe um melhor horário para agendar suas reuniões online?
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Investigamos mais de 39 mil reuniões online para entender se existe um melhor horário para agendá-las? Conheça essa e outras conclusões do estudo!
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