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Uma das maiores dificuldades de uma área de vendas é conseguir ter previsibilidade dos resultados. Existem muitos fatores que podem influenciar o resultado, o que faz esse cálculo desafiador. Para facilitar essa situação é que existe o forecast de vendas.
O Forecast nada mais é do que a previsão dos seus resultados futuros, porém calculados por meio de alguma metodologia. Existem várias, mas aqui neste texto vamos te ensinar as duas principais.
Vendas é o motor que faz a empresa crescer, logo, conseguir ter a noção desse resultado com antecedência ajuda muito no planejamento. Por isso, se você quer aprender como calcular forecast de vendas e ter dados mais seguros para planejar a sua operação comercial, chegou ao lugar certo!
Continue a leitura e aprenda tudo o que precisa saber sobre forecast de vendas.
O forecast de vendas é uma projeção do quanto a empresa espera faturar em um determinado período, com base em seu histórico de dados comerciais. Ele serve para auxiliar a organização financeira da empresa, prevendo o quanto de dinheiro vai entrar e consequentemente o quanto ela poderá investir.
Para fazer essa conta, você pode considerar a performance de cada vendedor, a percepção deles sobre os negócios no pipeline, pelo histórico de taxas em cada etapa do funil, benchmarking de mercado, sazonalidade ou até cruzar essas variáveis. O que não pode faltar são dados concretos para se basear.
Vale lembrar que, apesar de ser um bom indicador, continua sendo uma previsão, portanto nunca vai ser exato. Além disso, o forecast está sempre sujeito a mudanças inesperadas, seja por conta da economia ou ações de concorrentes. Mesmo assim, ele continua sendo primordial. Veja abaixo porque.
A área de vendas é o motor de uma empresa. Os resultados dela é que indica o ritmo de crescimento e portanto os investimentos e estratégias que poderão ser feitos em determinado período. Porém, qualquer empresa séria não faz nada de cabeçada, requer um planejamento. E para se planejar, de forma consistente, é necessário estar baseado em dados.
O forecast de vendas é um dado essencial para conseguir realizar esse planejamento no longo prazo, e para verificar se o planejamento está seguindo o curso a curto prazo. Por meio do histórico passado se planeja o ano, traçando uma expectativa de crescimento, dividindo recursos por áreas, promovendo projetos; e por meio do forecast mensal se acompanha se as metas estão de acordo com a realidade ou se será necessário ajustes e cortes de gastos.
Especificamente para o time de vendas o forecast também tem a função de parametrizar o seu trabalho. Assim, gestores e vendedores podem olhar semana a semana se estão no caminho de bater suas metas ou não. Assim, possuem mais tempo para construir estratégias.
Já falamos sobre como o forecast influencia a empresa como um todo, agora vamos ver especificamente no trabalho do gestor de vendas como isso acontece.
O forecast é provavelmente um dos principais indicadores do gestor, que ele acompanha constantemente. Essa previsão dá o insumo para decisões importantes sobre a operação, por exemplo: se será necessário contratar mais gente ou readequar alguma meta.
Um dos pontos mais relevantes é que o forecast permite que o gestor faça uma avaliação recorrente do seu processo de vendas e identifique erros. Se estava previsto o resultado X, mas ele não foi alcançado, o que aconteceu?
Pode ser que não tenham chegado leads suficientes, que algum vendedor performou muito abaixo da média ou talvez foi algum fator externo. A questão é que sem a previsão não seria possível fazer essa avaliação.
O forecast de vendas é um direcionador do trabalho do vendedor. A partir dessa análise, ele sabe se está no caminho certo para atingir a meta ou não. Assim, fica atento para lançar mão de novas estratégias, se for necessário.
Outro ponto importante é que é muito comum os vendedores fazerem análises subjetivas para prever seus próprios resultados, inclusive sendo muito otimistas. Ter uma metodologia ajuda a colocar os pés no chão e trazer um pouco mais de razão ao processo.
Para conseguir fazer uma previsão de vendas que seja factível com a realidade, primeiro você precisa seguir algumas ações básicas. Confira a seguir:
Um processo comercial bem ajustado é essencial na hora de criar o forecast de vendas. Para tentar prever o futuro, primeiro você precisa ter uma base. Essa base costuma ser o próprio histórico de dados da empresa. Porém, como ter confiança nos dados se eles forem destacados sem nenhum padrão?
Se as etapas da venda não estão bem definidas, isso significa que ela pode mudar em relação a vendedor, cliente, momento da empresa, o que não dá confiabilidade para os dados. Com um processo definido é possível ter um histórico confiável.
Criar o seu perfil de cliente ideal também pode ajudar muito a prever os seus resultados. Com essa definição, você tem um norte para conseguir pontuar os deals que tem no seu funil e saber quais tem maiores ou menores chances de fechar.
Os dados históricos do seu negócio são a fonte mais segura para alimentar o seu forecast, porém não é possível esquecer os fatores externos. Nesse caso, não tem como ter parâmetros exatos, mas é importante levar isso em conta. Por exemplo: o período eleitoral costuma ser um momento de instabilidade, então já dá para se esperar um efeito disso nos resultados.
Há algum projeto de lei que pode afetar seus negócios? Uma nova tecnologia está surgindo? O seu concorrente lançou um novo produto? São alguns exemplos para ficar atento.
Segundo Mark Roberge, autor do livro The Sales Acceleration Formula, o melhor caminho para fazer uma previsão de vendas é mesclar mais de um método, assim é possível aumentar as chances de sucesso. Porém, só com o tempo você conseguirá identificar o melhor formato para a sua empresa. O que mais importa é não deixar de fazer pelo menos algum.
Nós já listamos 7 formas principais de se fazer a previsão de vendas. Mas, neste texto, separamos os 2 principais métodos para te mostrar de forma prática como calcular forecast de vendas. Confira agora.
Neste método, cada vendedor dá a sua percepção sobre a possibilidade de fechar cada negócio que está no seu pipeline. Ao final da rodada, você sabe quantas vendas e qual é o montante esperado para o período.
Este é um formato bom para ser utilizado por times de vendas não muito grandes e com deals de tamanho semelhantes. Imagine que se for um time com 20 pessoas, cada uma com uns 50 prospects no pipeline, seria necessário analisar 1000 deals, um a um. Isso é fora de cogitação. Mas, para times menores, é um método mais simples de fazer a previsão.
Como envolve uma avaliação qualitativa dos próprios vendedores, também gera um comprometimento deles com aqueles resultados. Outro destaque é que, como eles estão bastante envolvidos, a percepção vai ficando cada vez mais afinada. O otimismo e pessimismo em relação aos resultados vai dando espaço para uma visão mais objetiva.
Um deles foi citado acima, a percepção do vendedor pode ser superestimada e a previsão ficar muito fora do esperado. Uma forma de contornar isso é considerar também nessa conta a média de conversão dos vendedores.
Além disso, outra questão é que negócios podem surgir durante o mês e interferir nessa métrica. Por isso, que o período do forecast deve ser definido de acordo com o seu ciclo de vendas. Talvez um forecast semanal desse tipo possa fazer mais sentido.
Aqui o método é mais quantitativo e retira o viés subjetivo da análise anterior. A probabilidade de fechamento de cada negócio é determinada pela média histórica dos deals naquela etapa do processo de vendas.
O que se faz então é, a partir da sua taxa de conversão histórica, calcular todos os prováveis resultados para cada etapa. Por exemplo, se no mês anterior você teve esse resultado abaixo:
Você pode utilizar esses percentuais para se embasar no cálculo do forecast do mês seguinte. Então, se no próximo mês você tiver 1000 deals na primeira etapa, pode traçar o resultado abaixo.
Quanto mais dados históricos você tiver, mais preciso tende a ser. Você utilizar as taxas gerais do negócio, ou olhar para o mesmo período no ano anterior, o que é bom porque considera a sazonalidade.
Porém, é preciso ficar atento. Se você atender negócios muito diferentes, pode ser necessário segmentar essa tabela. Por exemplo, taxas de conversão de negócios SMB (pequenas e médias empresas) e enterprises (grandes empresas) costumam ser muito diferentes. Considerar o mesmo valor para ambos provavelmente vai gerar imprecisão.
É um método mais lógico e objetivo, que retira o viés emocional que muitas vezes pode ser tendencioso. Além disso, é uma forma simples de calcular o forecast.
Se a sua empresa possuir deals com características e portes muito diferentes pode tornar a conta muito imprecisa, ou trazer a necessidade de segmentar o forecast, trazendo mais complexidade ao processo.
Deu para perceber que o forecast de vendas é uma ferramenta muito importante para qualquer operação comercial, não é? Para a liderança, essa é uma ótima forma de acompanhar os resultados, se antever a possíveis dificuldades e conseguir planejar a melhor resposta. Já o vendedor também consegue ter uma visão mais abrangente do seu trabalho e resultados.
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Sou redator e roteirista com mais de 8 anos de experiência na criação de estratégias e conteúdo em diversas mídias: blog, vídeo, email marketing e redes sociais. Na Meetime coordeno a área de conteúdo, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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