Como evitar que o seu e-mail de prospecção vire spam

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  • Publicado em 11 dez, 2023.
  • Atualizado em 27 fev, 2024

Mais de 376 bilhões de e-mails são enviados diariamente no mundo todo. No entanto, cerca de 54% dessas mensagens correspondem a SPAM. Ou seja, mais da metade dos e-mails nem mesmo vão para a caixa de entrada , o que representa um grande problema tanto em marketing quanto em vendas. 

Mas como evitar que e-mail de prospecção caia no SPAM e comprometa a sua estratégia? Neste artigo trazemos um compilado de informações sobre as razões para tal situação acontecer e boas práticas a serem implementadas para evitar a recorrência do problema. Boa leitura!

Por que um email é marcado como SPAM?

Entenda as principais razões pelas quais um e-mail de prospecção pode ir parar na caixa de SPAM!

A audiência alcançada não é a ideal

Quando seus e-mails são marcados incorretamente como SPAM, o motivo pode estar nas baixas taxas de engajamento. Uma das causas é, em primeiro lugar, ter o público errado em sua lista de contatos de e-mail.

Todo profissional de vendas sabe da importância de contar com uma lista de contatos o mais precisa o possível. Portanto, em vez de simplesmente conseguir mais e mais contatos, os profissionais devem se concentrar em encontrar os leads certos. E como eles podem fazer isso?

Na prospecção é preciso ir atrás de leads que possuem real potencial de gerar bons negócios. Ou seja, não só gerar estes leads, mas também enriquecer e validar os seus contatos. Dito isso, partimos do princípio da necessidade de conhecimento sobre o ICP. Com isso, será mais simples delinear as estratégias e os tipos de abordagens a serem utilizadas, aumentando assim a chance de resposta. 

Seu endereço IP é ou foi usado para spam

Mesmo que você não esteja enviando mensagens com elementos que possam comprometer a sua entrega na caixa principal, seus e-mails poderão ser penalizados, se o seu endereço IP tiver sido usado para SPAM no passado.

Por exemplo, se você envia as suas campanhas por meio de um serviço de e-mail marketing, sua mensagem será entregue por meio dos servidores deles. Logo, se outro cliente que usa a plataforma enviar SPAM, isso também poderá afetar sua capacidade de entrega.

Observe se os serviços de e-mail estão atentos para manter sua reputação intacta. Eles têm procedimentos e regulamentos rígidos para evitar esse tipo de coisa. Portanto, busque um provedor de serviços de e-mail confiável. 

Você tem baixas taxas de engajamento

Os principais provedores de e-mail analisam a quantidade de e-mails que são abertos e quantos deles são excluídos como um fator decisivo na hora de classificar uma mensagem  como SPAM.

Se você tiver baixas taxas de abertura ou leitura, seus e-mails correm maior risco de serem sinalizados como SPAM. Por isso, é necessário fazer tudo o que puder para aumentar o engajamento.

Além de atingir o público certo desde o início, você pode enviar mensagens no momento certo, melhorar as suas linhas de assunto, segmentar sua lista de contatos e mantê-la atualizada, limpando-a regularmente.

Os seus e-mails estão sendo enviados para contas inativas

Em seus algoritmos de filtragem de SPAM, os provedores de e-mail analisam a proporção de contas ativas e inativas na sua lista de contatos. A inativa é aquela que não é usada há muito tempo ou raramente é usada.

Se você estiver enviando constantemente e-mails de prospecção para um grande número de endereços de e-mail que parecem inativos, isso é um sinal de alerta para os filtros de SPAM.

Para evitar isso, limpe periodicamente sua lista de e-mail. Por exemplo, caso use o mesmo e-mail para enviar newsletter, observe se ao enviar um e-mail de recuperação (mensagem de retormar o contato) há o engajamento do lead. Esta é uma forma de dar ao seu público uma última chance de começar a se envolver com a empresa antes de removê-la da sua lista de e-mail.

Anexos estão sendo enviados junto das mensagens

Os anexos são um sinal de alerta para a maioria dos filtros de SPAM. Isso ocorre porque os arquivos podem ser vetores fáceis de malware e vírus. A regra geral é não enviar nenhum anexo, ainda mais em um primeiro contato de prospecção

Se você precisar enviar um anexo, certifique-se de que o destinatário esteja ciente disso com antecedência e minimize o número de arquivos anexados a um único e-mail.

Outra boa prática para anexar um documento ou arquivo a um e-mail é primeiro carregá-lo em um serviço de armazenamento em nuvem como Google Drive ou Dropbox. Você pode então incluir o link para o arquivo em seu e-mail. Dessa forma, sua mensagem não deverá acionar nenhum filtro de SPAM.

Boas práticas para o seu email de prospecção não cair na caixa de SPAM

Como melhorar meus e-mails de prospecção e evitar que eles vão direto para a caixa de SPAM? Isso ainda te deixa em dúvida? Então, confira as dicas a seguir!

Faça a integração correta 

Realizar a integração da caixa de e-mail de todos os usuários que realizam atividades na plataforma para aumentar a chance de entregabilidade e diminuir a chance de SPAM que ocorre em maior parte via SendGrid, ferramenta na nuvem que serve para entregar e-mails..

A integração faz com que o e-mail seja disparado direto da caixa do usuário. Então, ele recebe não como um e-mail disparado automático, mas como se a pessoa tivesse mesmo enviado da caixa dela. Como não tem esse “disparador” por trás, a integração ajuda para que no momento que o e-mail cair na caixa do usuário, não ser reconhecido como SPAM

Alguns e-mails, tipo o G-suite (Google), já reconhecem como algo suspeito, a integração serve para trazer entregabilidade melhor se comparada quando não é feita.

Ofereça a opção de opt-out

O opt-in é um recurso que garante que os leads gerados, ou seja, os possíveis clientes, de fato tenham interesse em receber seus e-mails. O funcionamento é relativamente simples, basta que o usuário forneça um endereço de e-mail voluntariamente, além de declarar explicitamente a autorização para que você entre em contato com ele.

Já o opt-out permite que os seus contatos se descadastrarem da sua lista de e-mail. Ou seja, caso algum contato da sua base não tenha mais interesse em receber seus e-mails, ele poderá solicitar a remoção.

É crucial ter esse recurso até mesmo porque, caso não o ofereça, a sua mensagem pode ser marcada como SPAM. Mesmo em prospecção outbound, ofereça ao usuário a possibilidade de não receber mais mensagens, pode ser até mesmo com uma mensagem de aviso simples.

Fique atento ao campo dinâmico

Trabalhe com campos dinâmicos no template e se possível no assunto do e-mail, aumentando a personalização das mensagens e evitando que uma mensagem 100% igual seja disparada em massa. 

Para ajudá-lo nessa tarefa aprenda como criar assunto de e-mail de prospecção comercial nesse vídeo: 

Quando você escreve a mesma mensagem para vários leads que entraram no pipeline, ou seja, coloca exatamente o mesmo texto sem nem modificar as pontuações é mais fácil ser reconhecido como SPAM. Isso acontece, pois os próprios provedores de e-mail reconhecem que aquela é uma mensagem em massa. 

Pode ser que, para aqueles que estão recebendo a mensagem, aquilo não seja um SPAM, não foi configurado nada na caixa de entrada para não receber. No entanto, o próprio provedor mostra que outros usuários receberam aquela mesma mensagem ou algum deles marcou como SPAM, então, é uma boa prática reconhecer isso antecipadamente. 

Por isso, o recomendado é: 

  • personalizar não só o corpo do e-mail, mas também o assunto, com o nome da pessoa, por exemplo, e mais alguma outra palavra diferente. Isso vai fazer com que as mensagens não sejam 100% iguais; 
  • evitar mensagens genéricas nos e-mails de primeiro contato que possam causar SPAM. Palavras como promoção, oferta, surpresa, devem ser evitadas. 

Todas as práticas devem ser feitas antes de identificado o SPAM, pois não temos controle nenhum sobre isso. Os provedores não abrem quais políticas eles utilizam para evitar o SPAM, até mesmo para que as empresas/pessoas não fiquem driblando as regras.

Priorizar templates sem links ou elementos extras nos e-mails de primeiro contato (começo da cadência) deixando a mensagem o mais “limpa” possível ajuda a aumentar a chance de entregabilidade, permitindo que o e-mail ou domínio do remetente possa realizar novos envios sem bloqueio.

Caso precise usar esses recursos, opte por fazer isso mais para o final da cadência, depois que o lead já respondeu, foi validado, especialmente nos primeiros e-mails. Aliado a isso evite usar hiperlink ou mesmo imagens, isso pode identificar a mensagem como SPAM. Sem contar que esses elementos podem deixar o e-mail mais pesado. O ideal é que essa primeira mensagem seja mais objetiva.

Já destacamos que os primeiros e-mails com imagem não têm taxa de entrega tão boa quanto os sem. Caso ainda queira usar, reduza o número de imagens no corpo, e deixe só os links. 

Na prospecção outbound é preciso ter um cuidado ainda maior na primeira mensagem, porque no inbound geralmente a pessoa cadastra o e-mail num Landing Page, por exemplo, recebe e-mail de confirmação.

Como saber se os e-mails estão caindo no SPAM? 

No Meetime Flow é possível acompanhar métricas de e-mail entregues, abertos e clicados, mas ainda assim existem ressalvas. Se você não usa a integração com Sendgrid não terá métrica sobre clique, por exemplo. 

Mas pensando no cenário ideal, suponha que você já esteja com a caixa integrada que vai te trazer o status desses envios, quantos desses e-mail foram entregues, quantos foram abertos e outros. 

Caso observe que as métricas de e-mail entregues estão caindo, teste mandar a mesma mensagem para o seu e-mail pessoal ou de algum conhecido para entender como esse conteúdo está chegando.

O que acontece muito: você estava em contato com o lead, ele já tinha até respondido ao e-mail, mas no momento de enviar outro e-mail da cadência e ele caiu no SPAM. Daí é preciso voltar às boas práticas. 

De fato, o remetente foi validado, respondido, mas pode ser que nessa segunda mensagem exista algo no template que foi reconhecido por SPAM, aí voltamos na falta de personalização, link suspeito ou palavra proibida. 

Geralmente, é em casos assim que aqueles que estão prospectando começam a perceber o SPAM, eles já tiveram um contato com o lead e depois, ao enviar um segundo e-mail, não obtém sucesso, ou percebe que as métricas estão caindo. 

Porque não prospectar APENAS por e-mail e como fazer então?

A prospecção massiva por e-mails pode enfrentar vários problemas que afetam sua eficácia e podem prejudicar a reputação da empresa. Devido à natureza impessoal desse envio número de mensagens, as taxas de conversão geralmente são baixas. Os destinatários podem perceber os e-mails como genéricos e não personalizados, o que reduz a probabilidade de engajamento.

Outro ponto é que e-mails em massa têm maior probabilidade de serem marcados como SPAM pelos filtros anti-spam. Consequentemente, o resultado é uma entrega reduzida ou mesmo na inclusão do domínio na lista negativa de servidores de e-mail, prejudicando futuras ações.

Além disso, muitos destinatários podem optar por bloquear tais e-mails, especialmente se perceberem que estão recebendo comunicações indesejadas. Isso pode levar a uma perda de leads e afetar negativamente a marca.

Sem contar o fato de que enviar e-mails em massa pode ter um alto custo ao longo do tempo, afinal é preciso considerar os custos associados à aquisição de listas de e-mails e ferramentas de automação também. Juntando tudo isso, pode ser que o ROI (retorno de investimento) não valha a pena. 

E o que fazer? A estratégia mais indicada é apostar nas cadências multi-canal, ou seja, utilizar mais de um canal para prospectar o cliente. A partir do momento que você adota uma postura de adicionar novos canais à sua estratégia, você aumenta as chances de ser notado, obter respostas e conseguir conversas que levam a vendas. 

Ou seja, investir em cadências mistas, que incluam e-mails, social points e ligações é a melhor maneira de se conectar com um potencial cliente. 

Conclusão

Depois de entender o que é SPAM e como uma mensagem pode ser considerada SPAM é importante estar atento às boas práticas que apresentamos e aumentar as chances de entrar em contato com os seus clientes. Sabendo que os e-mails de prospecção devem vir acompanhados de outras atividades, conte com a ajuda da tecnologia para ajudá-lo a controlar melhor as ações. 

O Meetime Flow é uma plataforma de Sales Engagement que utiliza o modelo de prospecção multicanais, combinando pesquisa, e-mail, social point e ligação de acordo com um ritmo previamente definido para cada tipo de lead. Entregamos para o SDR organização e agilidade, e para o Gestor Comercial, visibilidade e controle.

Ficou interessado em saber mais? Converse com um especialista da Meetime para avaliar sua estratégia de prospecção e descobrir o que funciona no seu cenário!

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Sarah Rios

Sarah Rios

Analista de Conteúdo na Meetime

Jornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.

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