Sarah Rios
Analista de Conteúdo na MeetimeJornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
10 min
O mercado de trabalho mudou. Nos últimos anos, temos visto transformações profundas na forma como trabalhamos e nos relacionamos com as pessoas. Com a pandemia, milhares de empresas precisaram rever seus modelos de atuação e gestão, para se adequar ao modelo de trabalho remoto que foram submetidas.
Com o fim da pandemia, a movimentação de volta aos escritórios se tornou mais forte. No entanto, muitos optaram por dar continuidade aos seus negócios de forma remota.
Pensando nesses casos, neste artigo trazemos não só um panorama dos desafios enfrentados pela gestão de equipes remotas, mas também ações a serem implementadas que podem ajudar as empresas que decidiram seguir por esse caminho. Continue conosco e boa leitura!
Apesar de não ser exatamente uma novidade, a gestão de equipes remotas ainda encontra desafios pelo caminho. A seguir, vamos conhecer melhor alguns deles e o impacto disso para a empresa.
Um estudo Working anytime, anywhere: The effects on the world of work, apontou que 63% dos trabalhadores sentiam que o isolamento dos colegas era um fator de grande desvantagem para eles. De fato, estar isolado do convívio dos colegas pode fazer com que o trabalho se torne mais estressante, afetando diretamente o desempenho.
Estar longe do time costuma gerar sentimentos de desconexão, o que eventualmente semeia descontentamento entre os profissionais de um time. Diante disso, liderar uma equipe distribuída exige a adaptação de abordagens tradicionais, a fim de cultivar uma cultura organizacional forte mesmo sem a presença física.
Manter essa sinergia entre membros da equipe é crucial para o sucesso das atividades.
No presencial, isso é mais fácil, pois você consegue almoçar ou tomar um café com os colegas. Além disso, tem as trocas e conversas espontâneas. No remoto, as empresas têm mais dificuldade em mostrar o impacto e importância do coletivo e de uma integração entre os pares, que vai além da obrigação com o trabalho.
A comunicação é indispensável quando se trata da gestão de equipes remotas. Receber uma mensagem e ter que responder imediatamente mesmo estando ocupado é algo bem diferente. Imagine, um e-mail de um colega que trabalha de outro fuso horário chega à sua caixa às 3h da manhã?
Adicione a isso a tendência crescente do trabalho remoto e híbrido e você vai entender o quão importante é ter cuidado no contato. Para isso, é importante entender os conceitos abaixo.
A comunicação assíncrona não exige que ambas as partes estejam presentes e interajam ao mesmo tempo. Suponha que você enviou um e-mail para um colega. Você escreve a mensagem e a envia, mas não espera necessariamente uma resposta imediata. O colega pode ler e responder quando for conveniente para ele.
Por sua vez, a comunicação síncrona é aquela em ambas as partes estão presentes e interagem simultaneamente, como em uma conversa ao telefone ou em uma videochamada. Imagine que você está em uma chamada de vídeo com sua equipe. Vocês estão conversando em tempo real, ou seja, quando um fala, o outro ouve imediatamente, e vice-versa.
O principal desafio é educar as pessoas a trabalharem mais com assíncrona. E isso tem uma importância significativa:
Um dos maiores desafios do gerenciamento de colaboradores remotos é replicar os mesmos sentimentos de comunidade e pertencimento que costuma existir quando o trabalho é feito de forma presencial.
Com uma força de trabalho remota, é mais difícil interagir informalmente com as pessoas, já que não há encontros espontâneos, tipo durante o almoço do time ou encontrando alguém no corredor. É necessário literalmente abrir uma conversa. E, muitas vezes, as pessoas não possuem essa proatividade ou possuem vergonha.
Por isso, é importante que a liderança crie esses espaços de encontros online, que fujam da temática de trabalho e foquem realmente em criar conexões. Aqui na Meetime, por exemplo, temos canais de mensagens por temáticas: para discutir esportes, filmes, um só para mulheres, por aí vai. Além disso, também temos encontros só para jogar em conjunto e também a meetalk, um espaço para alguém do time compartilhar algo sobre um tema que ele sabe muito.
Esses tipos de atividades de construção de relacionamento são importantes para criar e sustentar a cultura organizacional.
Se possível, marcar ao menos um encontro presencial no ano, também é muito válido.
A manutenção do engajamento e da produtividade dos profissionais que atuam de forma remota é um desafio. Não ter a interação presencial, as distrações dentro de casa e a falta de uma supervisão direta podem ter impacto na motivação e no desempenho da equipe.
Se isso vier acompanhado de feedbacks de forma irregular e falta de reconhecimento pelo bom desempenho, a situação se agrava. Sendo assim, ter uma comunicação aberta e transparente, que promova a participação ativa dos profissionais em discussões e tomada de decisão, também é necessário para manter o engajamento em alta.
Grande parte da dificuldade ao gerenciar equipes remotas está em deixar o controle de lado. Não significa que o time vai ficar desassistido, mas sim que eles terão mais autonomia para executar projetos, o que para muitos negócios parece algo impensável.
De fato, no presencial é mais fácil gerenciar e dar feedbacks. É comum que determinadas empresas se sintam mais seguras nesse modelo, pois os gestores estão vendo o funcionário ali. No entanto, isso não significa que eles estão trabalhando e sendo produtivos, assim como estar em casa não significa que eles não estão trabalhando.
O grande desafio: criar rotinas de gerenciamento remoto. É por esse motivo que times mais maduros costumam ter maior facilidade em modelos de trabalho remoto, pois eles já desenvolveram certa autonomia e conseguem administrar melhor as suas demandas sem precisar de um supervisionamento constante.
Mas também, é crucial que a liderança crie processos que tornem esse gerenciamento mais fácil e garantam ao time as ferramentas necessárias para que nada se perca no caminho, por exemplo utilizar um software de gerenciamento de tarefas.
Antes de nos aprofundarmos sobre as práticas de gestão de equipes remotas, é preciso que destaquemos um ponto importante. Como já dissemos, a maturidade do time faz toda a diferença e é preciso pensar que, no remoto, determinar quando serão feitas as entregas surte um efeito mais positivo.
Mas não é só isso e a seguir vamos mostrar como fazer adaptações na sua operação!
Inicialmente, a dica é buscar capacitação a respeito da gestão remota. Não tente encaixar um modelo no outro, são dois jogos diferentes, com prioridades distintas. Você precisa se adaptar, isso significa fazer treinamentos para gestão de equipes remotas.
A capacitação é necessária, pois se você tentar gerir um time da mesma maneira que faria com um grupo presencial, isso vai gerar conflitos. Mas não é só treinar, a liderança precisa estar comprada nesse modelo. Se ela não acredita que é possível fazer a empresa dar certo nesse modelo, não vai funcionar.
Aqui na Meetime, além de ser treinada para trabalhar de modo remoto, com cursos de produtividade, por exemplo, o que ajudou foi pensar no longo prazo. O nosso CMO, Diego Cordovez destacou que foi preciso assumir que iria fazer a empresa dar certo nesse modelo.
“Enquanto o time é mantido naquela dúvida sabendo se vai ou não voltar ao presencial existe um desgaste muito grande, sentimento de medo e ameaça. Então, a partir da escolha da modalidade, nos comprometemos com ela e preparamos a equipe para isso”.
Além dos rituais próprios de cada equipe, os profissionais são incentivados a fazer cursos de produtividade remota. Em uma rápida pesquisa é possível encontrar uma série de opções de cursos que permitem treinar as lideranças, como:
Um dos pontos mais discutidos e importantes quando se trata de gestão de equipes remotas é a contratação de talentos. Poder contar com profissionais talentosos vindos de várias partes do país (e até do mundo, quem sabe) é super positivo e ajuda a trazer diversidade para a empresa.
No entanto, é necessário ter um bom planejamento, pois se a empresa quer contar com talentos nacionais, mas depois planeja ir pro presencial, ela terá problemas. Da mesma maneira, é preciso se preparar financeiramente para pagar por profissionais vindos de diferentes locais. Por exemplo, o custo de vida em capitais costuma ser muito maior do que no interior e isso precisa ser levado em consideração.
Lembre-se de que a contratação é o que faz a empresa crescer. Logo, a tomada de decisão da liderança nesse sentido vai influenciar na velocidade de crescimento da organização. Por isso, pare por um momento e avalie quem você quer trazer, o quão disposto financeiramente você está e como tudo isso se encaixa na modalidade de trabalho remoto.
É comum que os gestores de times remotos adotem as famosas dailys para acompanhar o trabalho dos colaboradores remotos. De fato, a prática ajuda na priorização das tarefas no momento certo a fim de concluí-las com eficiência.
No entanto, é preciso avaliar o que funciona para a sua equipe. Em alguns casos, por exemplo, uma ligação semanal já é o suficiente para avaliar a execução das tarefas feitas e alinhar o que é necessário para os próximos passos.
O importante é que as ligações sejam regulares e previsíveis, para que seja criada uma rotina. Claro que esse momento também é interessante para passar um status das atividades semanais e problemas que possam impedir a continuidade delas.
Mesmo com essa programação, é importante ter espaços na agenda, para atender demandas dos seus liderados que possam surgir ao longo da semana. É importante que eles tenham a certeza que podem te consultar sempre que precisarem.
Bill Gates disse que “a competição para contratar os melhores aumentará nos próximos anos. As empresas que derem flexibilidade extra aos seus funcionários terão vantagem nesta área”.
Os profissionais de hoje buscam uma maior flexibilidade em seu dia a dia. Durante e após a pandemia, eles viram que muitas de suas funções podiam ser perfeitamente executadas de seus lares, economizando assim tempo e dinheiro, o que inclui evitar trânsito, gastos com alimentação fora de casa, etc.
No entanto, para muitas empresas, realizar as tarefas fora do ambiente corporativo e sem ter aquele horário a ser cumprido é um desafio. Até mesmo porque quando se trata de profissionais em home office, é preciso considerar que cada membro terá um ambiente doméstico diferente.
Alguns terão escritórios domésticos privados, enquanto outros realizarão reuniões da sala ou quarto. Ainda existe o fato de que a partir do momento que a empresa se propõe a contratar profissionais de diferentes regiões, o horário local precisa ser levado em conta.
A questão é: o gestor deve compreender as circunstâncias únicas de cada colaborador, a fim de prover um ambiente de trabalho saudável e que permita adaptações. O apoio dos líderes é vital para eliminar estigmas e tornar o trabalho flexível parte da regra.
A manutenção de uma rotina de feedbacks é importante quando se trata de gestão de equipes remotas. Por exemplo, se dentro do escritório a prática já precisa ter certa constância, no home office isso tem um peso ainda maior. O líder precisa estar constantemente em contato com as atividades realizadas pelo time e também com as metas estabelecidas
A comunicação transparente é um dos segredos para que os colaboradores entendam o que precisa ser mudado, mas também quando e como. Logo, quando for retornar falando sobre o desempenho do colaborador, busque trazer transparência para a sua fala, assim, você garante que a sua mensagem foi compreendida.
Uma boa prática é contar com ferramentas que ajudem a embasar a sua argumentação. Por exemplo, empresas que usam o Meetime Flow conseguem visualizar o cumprimento das metas do time de SDR e as atividades que estão sendo realizadas por eles, além de conseguirem acompanhar as ligações e outras mensagens enviadas. Com isso, o gestor consegue ter mais insumos para os feedbacks.
Oferecer oportunidades para interação social remota é uma das decisões mais acertadas que um gestor pode tomar na hora de promover o bom convívio social entre os colaboradores. Conversas informais sobre tópicos não relacionados ao trabalho é a maneira mais fácil de estabelecer alguma interação social básica.
É possível fazer isso, por exemplo, durante o encontro semanal propor esses momentos.
“Vamos passar os primeiros minutos apenas conversando um com o outro. Fale sobre o seu final de semana, conte-nos algo interessante que você fez”.
Outras opções incluem happy hours virtuais, dia de jogos ou festas virtuais no escritório. Todos esses momentos contribuem para fortalecer os laços do time, ajudando a reduzir sentimentos de isolamento e promovendo um sentimento de pertencimento.
Depois das dicas que passamos para ajudar na gestão de equipes remotas, é hora de conhecer algumas ferramentas que vão apoiar nesse processo!
O Notion é uma ferramenta que permite a organização e colaboração de equipes remotas, o que é uma boa opção para as lideranças que desejam se manter mais organizadas e eficientes.
A ferramenta permite centralizar todas as informações relevantes da equipe em um só lugar. Dessa maneira, é possível estabelecer uma base de conhecimento compartilhada, assim todos têm acesso fácil a documentos, arquivos e outros recursos importantes.
Por exemplo, os SDRs e vendedores conseguem visualizar:
O Slack é um software que tem ajudado e muito as empresas a manterem a comunicação entre equipes remotas. A ferramenta contribui para a organização e gerenciamento de tarefas da equipe por meio de canais.
É possível enviar uma mensagem para qualquer pessoa de dentro ou fora da organização. Sem contar que os profissionais podem trabalhar em espaços específicos chamados canais, que reúnem as pessoas de um grupo, por exemplo.
Além disso, o Slack tem integração com Dropbox e Google Docs, e conta com armazenamento, facilitando a centralização de dados e mensagens.
Para os gestores que trabalham com times remotos/híbridos, o Meetime Flow permite fazer todo o acompanhamento dos profissionais a distância. Isso porque é possível criar cadências de prospecção para os SDRs, deixando o processo pronto para eles executarem sem depender da presença/ajuda do gestor.
Além disso, a liderança consegue acompanhar as tarefas que o time vem fazendo e a execução das cadências. Sem contar que ele pode ouvir as chamadas e passar feedbacks pela própria ferramenta.
Na ferramenta também é possível visualizar métricas e metas, ou seja, o gestor tem acesso ao desempenho da equipe em tempo real, o que gera insumos para feedbacks.
A decisão de ter uma equipe 100% remota vem acompanhada de desafios. No entanto, se a empresa souber como contorná-los, ela tem muito a ganhar com essa modalidade de trabalho.
Flexibilidade, profissionais vindo de diferentes localidades, além de redução de custos com escritórios físicos são apenas algumas das vantagens percebidas pelas organizações que decidem seguir por esse caminho.
Mas, como mostramos ao longo do artigo, a maturidade do time vai fazer toda a diferença para que o processo de gestão de equipes remotas flua. Isso demanda tempo e também capacitação, além, é claro, do apoio de boas ferramentas. Se você tem um time de vendas nesse modelo, o convidamos a baixar a nossa planilha Treinamento de SDRs e BDRs.
Jornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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