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o Meetime Labs
o laboratório de inteligência em Inside Sales
5 min
Você está caminhando para o final da call de diagnóstico.
Tudo correu bem: as objeções foram superadas, o prospect respondeu positivamente aos gatilhos de passagem e chegou a hora de marcar a demonstração.
Você então abre a sua agenda e acha um espaço vazio para realizar a reunião online (ou demo). Feita a sugestão, o prospect abre a agenda dele e se depara com isso:
E agora?
Haja flexibilidade para acomodar a reunião nas duas agendas.
Dessa dificuldade bem corriqueira para quem trabalha com Inside Sales vieram as perguntas: o tempo do convite para a demo afeta a taxa de no-show do prospect? Se o prospect quer postergar em muitos dias a reunião, isso é um mau sinal?
Recorremos aos dados das quase 90 mil reuniões online realizadas através do software da Meetime para trazer essas respostas.
O agendamento de uma reunião online começa com o vendedor enviando um convite para o prospect. Cada convite tem um tempo de duração pré-determinado: 15, 30, 45, 60 minutos, …
Quem utiliza o Demo da Meetime tem integração com o “Google Agenda” e pode enviar convites diretamente para o prospect. 😉
O tempo de duração do convite depende de um acordo entre vendedor e prospect. Entretanto, é possível ter melhores taxas de comparecimento ao enviar convites de 30 em vez de 60 minutos?
A premissa é que reservar menos tempo com o convite pode facilitar o agendamento e o comparecimento na reunião.
Cruzamos os dados de tempo de convite para a demo e a ocorrência de no-show nas reuniões online. O resultado é dado pelo gráfico a seguir:
Os números mostram que a taxa de no-show é 20% maior quando o convite para a reunião tem até 30 minutos.
A hipótese que formulamos anteriormente – convites com tempos menores facilitam o agendamento e o comparecimento nas reuniões online – é inválida!
Existem muitos fatores que impactam a taxa de no-show e abordaremos todos mais adiante. Mas com esse estudo chegamos a mais uma conclusão sobre o no-show: o tempo não é o fator principal no comparecimento do prospect a um reunião online.
Analisamos também se o agendamento de uma reunião online muito distante afeta negativamente a taxa de no-show. Em outras palavras, quanto maior o tempo entre o convite e a realização da demo, será maior a taxa de no-show?
A premissa é que o agendamento de uma reunião muito distante pode estar relacionada ao desinteresse do prospect. É comum que as pessoas tenham dificuldade em negar o contato, ainda que não tenham interesse em contratar a sua solução. Nesses casos, o prospect não dará prioridade a reunião que agendou com você e te dará bolo.
Obviamente, o agendamento para muitos dias depois pode ser somente uma questão de disponibilidade do prospect.
Tendo essa observação em mente, vamos ver o que os números nos dizem.
Eureka!
Os números mostram que, de modo geral, a taxa de no-show é maior quanto mais dias se passam entre o convite e a realização da reunião.
As reuniões agendadas para até 3 dias têm 35% de no-show. Já as reuniões agendadas para mais de 9 dias contam com 46% de não comparecimento dos prospects. Nesse caso, a diferença entre as taxas é de pouco mais de 30%!
A hipótese, nesse caso, é válida! Marcar reuniões muito distantes é um fator que aumenta a taxa de no-show.
Em outro estudo do Labs, analisamos o tempo de duração das reuniões online em relação a taxa de conversão dos deals.
A conclusão é que as reuniões são otimizadas quando duram entre 20 e 40 minutos. Nessa faixa, a taxa de conversão dos prospects é até 20% maior do que em outros intervalos de tempo.
Portanto, quando se trata de reuniões online, o tempo de convite aparentemente não é um fator decisivo para o comparecimento ou não do prospect. E o convite deve contemplar o tempo ótimo de duração da demo, sem exigir tempo a mais ou a menos do que o necessário.
É também fundamental marcar reuniões próximas ao agendamento, sempre que as agendas permitirem, claro.
Mas ainda resta uma pergunta a ser respondida: quais são os fatores do processo de venda que impactam o no-show?
O no-show é uma ocorrência que afeta negativamente os resultados das operações de vendas. Já mostramos nesse post que a ocorrência de no-show está relacionada a uma redução de 27% na taxa de fechamento dos negócios.
Para evitar a ocorrência de no-show, toda operação deve estar atenta aos seguintes aspectos que resumem o papel de um bom vendedor:
Esses são os fatores cruciais para fazer o prospect “aparecer” na reunião de demonstração. Além disso, algumas ações podem te ajudar a reduzir o no-show e todos os efeitos negativos desse tipo de ocorrência. Você pode conferir essas ações nos artigos abaixo e também um artigo sobre como recuperar deals que não compareceram a uma reunião online:
Acompanhar a taxa de no-show e as suas possíveis causas faz parte de uma gestão de vendas data-driven. Perder a mão com a métrica de no-show pode causar sérios problemas à sua operação e te fazer perder muito dinheiro.
Com o Demo da Meetime, é possível acompanhar a taxa de no-show para cada vendedor da sua equipe, o que dará ao gestor insights sobre a necessidade de realizar coaching com cada um dos membros da sua equipe.
Faça um teste agora e tenha essa inteligência na sua operação de vendas.
