Como fazer uma reunião online produtiva? Amplie as taxas de conversão controlando o tempo

Você sabe dizer como a duração das reuniões online realizadas pelos vendedores afeta a taxa de conversão dos seus deals? Aprender como fazer uma reunião online produtiva vai contribuir para que você conquiste mais clientes e aproveite melhor o seu tempo – e o dele.

Saber o tempo ideal de duração de uma reunião não é uma tarefa simples. Muitas vezes (e tudo bem se for o seu caso) a empresa nem mesmo monitora a duração da reunião de vendas online, quanto mais relacioná-la à taxa de conversão.

O que podemos afirmar é que, quando se trata de reuniões online (ou demonstração de produtos), mais tempo não significa necessariamente maior chance de sucesso. 

Segundo os dados, a taxa de conversão dos deals é otimizada quando as reuniões duram entre 20 e 40 minutos!

Analisamos 57.000 reuniões online e vamos mostrar agora como chegamos a essa conclusão sobre o que é uma reunião produtiva.

O que é uma reunião eficaz?

Uma reunião produtiva começa pelos fundamentos de Inside Sales. E o principal pilar de Inside Sales a ser considerado é o estabelecimento de um processo de vendas centrado no cliente.

Ter o cliente como foco significa que a reunião não gastará muito tempo exibindo todas as funcionalidades do produto. 

Uma reunião eficaz utilizará o tempo para mostrar como o problema do cliente será resolvido e o impacto disso na operação dele.

Em uma reunião de vendas, o vendedor deve se concentrar na qualidade da interação. Dessa forma ele será capaz de compreender e encaminhar a melhor solução para o problema do prospect.

Relação entre tempo das reuniões produtivas e deals ganhos

A relação da duração das reuniões online com a taxa de conversão dos deals pode ser observada no gráfico abaixo:

como fazer reunião online

A maior taxa de conversão de deals está na faixa de 20 a 40 minutos de duração da reunião online! 

Nesse intervalo de tempo, a taxa de conversão é até 20% maior em relação às reuniões com mais de 70 minutos.

Reuniões com menos de 20 e mais de 40 minutos apresentam taxas de conversão abaixo do patamar das reuniões que ocorrem dentro desse intervalo.

Os dados mostram uma tendência clara de que as reuniões efetivas não excedam 40 minutos. 

Esse tempo é suficiente para que as soluções para o problema do cliente sejam apresentadas

Além disso, é inviabilizada uma longa e cansativa apresentação das funcionalidades do produto, um dos principais fatores de desengajamento do prospect durante a reunião de vendas.

Como fazer uma reunião online produtiva?

Trazer o tempo de duração das reuniões produtivas para perto da faixa entre 20 e 40 minutos, qualificando a interação e tornando o prospect foco do processo, é uma ação que deve ser considerada em operações de Inside Sales.

Além de atuar em uma faixa com maior taxa de conversão, realizar reuniões eficazes que não excedam em muito os 40 minutos podem trazer outros benefícios.

Empresas que trabalham com um grande volume de deals na prospecção podem obter ganhos em produtividade, realizando mais reuniões em menos tempo.

Outro benefício é a facilitação do coaching. Ouvir e trabalhar as calls com os vendedores é importante para alinhar o pitch de venda e obter melhores resultados. 

E, obviamente, é possível ouvir mais calls com 40 minutos de duração do que calls com mais de 60 minutos. Assim, o gestor poderá acompanhar com mais regularidade o desempenho dos vendedores nas reuniões.

Para não perder tempo e fechar mais negócios, resumimos para você as principais ações a serem tomadas com o objetivo de aprender como fazer uma reunião online produtiva, confira abaixo.

1. Focar o processo no cliente, tratando dos problemas que precisam ser resolvidos, e não nas funcionalidades da sua ferramenta;

como fazer reunião online

2. Fazer coaching e treinar o vendedor para fazer as perguntas certas e encaminhar as soluções para os problemas dos clientes. Sobre esse segundo tópico indicamos que assista ao vídeo abaixo, com dicas práticas de como fazer boas perguntas. 

3. Realizar reuniões online com duração entre 20 e 40 minutos, sem exceder o tempo demasiadamente, mas respeitando as peculiaridades de cada cliente em cada reunião.

E aí? Aprendeu como fazer uma reunião online produtiva e eficaz? Então mude seu processo e comece a ter mais resultado com ele e se você deseja ter um processo comercial mais eficiente, com menos gastos e mais retorno sobre investimento e taxa de conversão, te convidamos a conhecer a Meetime, que já ajudou dezenas de empresas como Banco do Brasil, Rappi, Loggi e Sodexo a:

  • diminuir o tempo de conversão de venda;
  • organizar a cadência de prospecção;
  • reduzir o custo de aquisição de clientes;
  • aumentar a produtividade;
  • conseguir mais resultados em vendas. 

Para acompanhar na prática como fazemos isso acontecer, conheça nosso caso de sucesso com a Sofit. Juntos estruturamos o processo de prospecção, eliminando o desperdício de leads e gerando maior ROI. Resultado: o número de reuniões agendadas triplicou já no 1º mês e o custo por reunião foi reduzido em 36% e a taxa de conversão ampliada em 30%. .  

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