Sarah Rios
Analista de Conteúdo na MeetimeJornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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“Todos podem ver as táticas de minhas conquistas, mas ninguém consegue discernir a estratégia que gerou as vitórias”, Sun Tzu em A Arte da Guerra.
A Arte da Guerra é um tratado militar escrito durante o século IV a.C. pelo estrategista conhecido como Sun Tzu. O tratado acabou se tornando uma importante obra, sendo bastante aclamado no ambiente corporativo, tendo em vista que as estratégias podem ser aplicadas no mundo dos negócios.
A frase que abre esse artigo é uma das muitas lições da obra, nela Sun Tzu descreve que cada vitorioso possui um método único de alcançar as suas conquistas, mas para continuar a colher os frutos é preciso que o método siga em sigilo. Mas, por que estamos falando disso?
Bem, essa ideia do estrategista é bastante similar a outras, que também surgiu num período de guerra: a war room. Nas linhas a seguir você vai conhecer mais sobre essa estratégia de guerra, como ela pode ser aplicada ao mundo dos negócios, além de dicas de como torná-la eficiente e muito mais!
O war room ou sala de guerra é um conceito que se refere a reuniões estratégicas, que visam especialmente o gerenciamento de crises. A primeira vez que a sala de guerra surgiu foi na Segunda Guerra Mundial, quando líderes militares e estrategistas se reuniram num espaço para discutir ideias e ações sobre como vencer a guerra.
Winston Churchill, primeiro ministro inglês, foi quem popularizou o conceito. Isso porque ele se reuniu com uma equipe de elite em um bunker subterrâneo a fim de tomar importantes decisões sobre os campos de guerra. Foi sua atuação que durou dois anos que garantiu a resistência do Reino Unido no combate.
Assim como outras práticas desenvolvidas durante a guerra, como o planejamento estratégico e a seleção de pessoal por meio de testes psicológicos, as war rooms vieram para auxiliar no mundo corporativo. Especialmente aqueles momentos de crises e problemas de difícil solução têm muito a ganhar com a war room, pois ela foca na comunicação clara e melhora do fluxo de trabalho a fim de solucionar determinada questão.
Mas uma war room não serve apenas para conflitos, ela pode ser usada em diferentes fases de uma companhia. Seja num desafio da equipe, na necessidade de uma venda específica, na necessidade de priorização de projetos, enfim, são várias aplicações.
Por que o war room funciona tão bem? Uma das principais razões para isso é o fato de que ela favorece uma conversa aberta entre todos os membros da equipe, tendo em vista que ela é realizada em salas amplas e preza pelo brainstorming.
Essa clareza na comunicação é muito importante, pois permite um maior desenvolvimento das ideias e uma melhor percepção de como seguir. Vamos explicar mais sobre esse e outros benefícios!
Uma das principais vantagens de trabalhar próximo é a possibilidade de reagir a qualquer problema em tempo real. Captar detalhes ao longo do projeto é a diferença entre solucionar bem ou não os problemas. Obter uma resposta sobre um problema em uma conversa de 5 minutos, em vez de uma série de e-mails, por exemplo, é muito mais proveitoso tanto para a empresa quanto para a própria equipe que pode focar nas ações.
Uma comunicação aberta costuma ser muito proveitosa na resolução de problemas e crises dentro das empresas. Por isso, ao focar nesse aspecto, observe se todo o grupo convidado para a war room está ciente do papel de protagonista que tem na reunião.
Outro benefício é a visualização das informações. Ela flui de maneira mais fácil na war room devido à tecnologia e dispositivos usados lá. Computadores, quadros brancos e post-its podem ser usados para transmitir informações de maneira visual, o que possibilita uma visualização muito mais fácil e eficaz dos dados e fatos em discussão no ambiente.
Muitas informações podem se perder em outra situação de reunião, logo, é melhor se encontrar pessoalmente. A equipe pode realmente se concentrar no projeto, eliminando todos os possíveis fatores perturbadores de todos os outros tipos de comunicação, como o telefone.
O processo de tomada de decisão nem sempre é algo rápido e simples, ainda mais se envolve lideranças que têm que coordenar outras questões dentro da organização. Muitas vezes isso atrasa o trabalho das equipes, mas em momentos que o war room é usado, a questão muda de figura.
As reuniões costumam ser um momento para discutir novas ideias e soluções para questões pelas quais as empresas têm passado. Consequentemente, dali saem decisões para serem aplicadas, evitando assim que a tomada de decisões seja adiada.
Uma equipe comprometida tende a ter mais eficácia nas suas funções, obtendo melhores resultados com as suas ações. Profissionais comprometidos se importam e acreditam naquilo que estão fazendo em um nível pessoal.
Empresas que aplicam war room em determinados momentos têm alto índice de engajamento também obtêm índices melhores de produtividade
Imagine que a sua war room foi criada para lidar com grandes deals de vendas, obviamente a primeira coisa que você vai pensar é: vou colocar todos os vendedores envolvidos no fechamento do negócio aqui, certo? Errado.
Para garantir a efetividade na implementação da sua sala de guerra é preciso pensar além. Muitas competências de profissionais de outras áreas da empresa podem ser cruciais para a tomada de decisão. Por isso, colaboradores de departamentos como marketing, financeiro, pós-vendas e outros podem contribuir (e muito) para a sua estratégia.
Outro ponto importante para manter a diversidade é fazer a seleção de profissionais de diferentes níveis na hierarquia. Não dá para colocar apenas aqueles que são seniores e deixar outros de fora, quanto mais diversa for a equipe mais ideias e visões vão surgir.
O que devo fazer para tornar a war room ainda mais efetiva? Veja as dicas a seguir!
Você vai liderar a war room? Então, é sua função definir, com antecedência, quais os assuntos serão debatidos, criando uma pauta clara, mas ao mesmo tempo concisa sobre o que precisa ser trabalhado e em ordem de prioridade.
Os critérios para definir quais serão os principais assuntos da sua sala de guerra dependem, claro, dos seus objetivos. Porém, você pode considerar, dentre outros, aspectos como: complexidade de resolução, potencial de lucro para o negócio, possíveis riscos de negociação, entre outros.
Uma sala de preferência ampla que seja equipada com ao menos um grande monitor na parede, um projetor, um desktop, equipamento para videoconferência, cabeamento e wi-fi. Além de materiais como cartolinas, blocos de notas, lápis e canetas para os participantes da war room.
O ideal é que a sala tenha uma grande mesa central e cadeiras, caso haja espaço, é interessante incluir mais mesas para reuniões paralelas. Todos esses detalhes são importantes para criar um ambiente favorável à criatividade dos participantes, o que consequentemente leva a melhores resultados.
O objetivo de uma war room está pautado na tomada de decisão ágil e inteligente, justamente para evitar os bloqueios criativos e também estender um problema mais tempo que o necessário.
Sendo assim, quando for adotar a sala de guerra busque metodologias ágeis, elas são bastante úteis nesses momentos. O scrum, por exemplo, agrega flexibilidade para que respostas rápidas sejam dadas para um problema. Por meio dele são realizados os chamados sprints, que é o nome dado para os ciclos de cada projeto e são determinados para que as tarefas sejam executadas. A eficácia na implementação faz toda a diferença
Para garantir que a war room tenha a efetividade e resultados esperados, é necessário que sejam criados mecanismos que permitam a todos os componentes da sala entenderem quais as ações serão executadas.
Lembre-se de que cada profissional tende a assimilar um conteúdo de uma maneira diferente – alguns participantes podem ser aprendizes verbais, contando com histórias, mas outros participantes podem precisar de recursos visuais de dados, orçamentos e cronogramas. Diversificar como você mostra e debate o problema promove a criatividade e novas abordagens.
Por mais que sejam definidas as ações na war room, é preciso lembrar que imprevistos acontecem e você deve estar preparado para lidar com esse tipo de situação. Por mais que a sua equipe da sala de guerra esteja comprometida, o planejamento pode deixar de ser eficiente depois de um tempo.
Por isso, quando ainda estiver na war room determine quais serão os próximos passos para colocar o planejamento em ação. Defina, por exemplo, quais serão as próximas reuniões de follow-up e esteja disponível para discutir o andamento do processo com a equipe.
A war room foi criada em um momento de conflitos e até hoje é uma estratégia eficiente no mundo corporativo. E não é para menos, hoje com a competição com os concorrentes, é preciso enfrentar uma batalha por dia para poder se destacar e conquistar os clientes ou mesmo solucionar problemas que surgem e podem comprometer a imagem da marca.
Esperamos que este artigo o ajude na implementação da war room em sua empresa e possa garantir um futuro de ainda mais sucesso. Aproveite essa sala de guerra para definir o planejamento do negócio, para ajudá-lo baixe a nossa planilha Planilha de Metas e Previsão de Vendas!
Jornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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