Sarah Rios
Analista de Conteúdo na MeetimeJornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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Processos e mais processos… Não importa se é no setor de marketing, recursos humanos, operações ou vendas, um negócio só caminha para a frente se ele está embasado em metodologias eficientes.
Falando assim, parece até algo básico, mas os processos exigem um trabalho bastante apurado por parte dos profissionais que atuam na empresa. São os colaboradores que identificam o que funciona e o que não funciona, podendo assim adaptar-se até chegar aos resultados almejados por uma empresa.
O uso do BPM tem crescido justamente para facilitar a rotina dentro das organizações. Ele ajuda no acompanhamento de dados dos setores de uma empresa, permitindo a integração de informações entre departamentos. Sem contar que ele facilita o alcance de metas e melhorando principalmente o atendimento ao cliente.
Bateu curiosidade de saber como funciona o BPM? Neste artigo, você vai poder conferir mais detalhes sobre o assunto!
BPM é a sigla para Business Process Management, o que em português significa Gestão de Processos de Negócio. Segundo a consultoria Gartner, o BPM é uma disciplina gerencial focada em melhorar o desempenho dos resultados de um negócio, baseando-se para isso no desenho, modelagem, execução, automação e controle de processos dentro de uma organização.
Um processo de negócios é capaz de coordenar o comportamento de pessoas, sistemas e informações e para produzir resultados que vão apoiar a estratégia de negócios. Vale destacar que o BPM não é uma metodologia, ferramenta ou mesmo estrutura de negócio.
É preciso deixar claro para não haver confusão no conceito e nem na hora de sua aplicação.
Na realidade, ele está mais voltado a ser uma linha de gestão flexível, com práticas focadas na melhoria de processos e organização de operações corporativas.
Existem 5 passos primordiais para que o BPM funcione dentro de um negócio, eles formam o ciclo de vida da gestão de processos de negócios. São eles:
Os analistas de negócios são responsáveis por revisar as regras de negócios atuais, entrevistar as várias partes interessadas e discutir os resultados almejados com a administração. O objetivo do estágio de desenho do processo é ter uma compreensão mais clara das regras de negócios e garantir que os processos estejam alinhados com os objetivos organizacionais.
A modelagem está ligada à identificação, definição e representação de novos processos que vão dar suporte às regras de negócios atuais para os stakeholders.
Execute os processos de negócio testando-os com um pequeno grupo de usuários primeiro, depois abra para todos os usuários. No caso de fluxos de trabalho automatizados, acelere o processo para minimizar erros.
Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) e acompanhe as métricas por meio de relatórios ou painéis. Vale lembrar que é preciso focar em indicadores macro ou micro – um processo inteiro e também em fragmentos de processo.
Com um sistema de relatórios eficaz, uma organização pode orientar as operações de forma eficaz para a otimização ou melhoria de processos. Business Process Optimization (BPO) é o redesenho dos processos de negócios para simplificar e melhorar a eficácia do processo e fortalecer o alinhamento de processos de negócios individuais com uma estratégia abrangente.
A implementação do BPM exige esforços por parte de toda a equipe envolvida no projeto. Do contrário, ela se torna ineficaz, levando a atraso de projetos, interferindo nos sistema existente e gastando os recursos da sua companhia!
O primeiro passo para um BPM de sucesso é reconhecer as necessidades dos stakeholders da empresa. Cada colaborador tem uma forma diferente de trabalhar com/na sua organização. Como um tomador de decisões, você precisa entender quais são as barreiras, por exemplo, que tem impedido o colaborador de alcançar os objetivos da empresa.
Uma vez feito, você terá uma nova perspectiva sobre os problemas que precisam ser abordados. Tanto os operadores técnicos quanto os funcionais desempenham um papel crucial na implementação do BPM, considerando que seus conselhos podem ajudá-lo em outros processos.
Como dissemos, o BPM não é uma ferramenta, mas para poder implementá-lo você vai precisar do recurso tecnológico correto. Para fazer uma escolha consciente do software, busque conhecer as funcionalidades que ele oferece e se elas atendem aos critérios ligados aos processos a serem implementados na organização.
Confira se a ferramenta oferece uma visibilidade clara do processo, além disso, opte por aquela que todos tenham facilidade de usar. Fazer uma boa escolha de um recurso simples de usar vai evitar que você tenha que contratar consultores caros para solucionar problemas de integração e operacionais.
Um ponto-chave em qualquer implementação de BPM é definir como será o fluxo de trabalho. Cada uma das partes responsáveis deve descrever a forma ideal como o processo deve ser executado e elaborar uma representação dele.
No entanto, para que isso funcione é necessário entender como as tarefas eram gerenciadas no passado, a fim de estabelecer um histórico e as mudanças que vieram com o passar do tempo, isso vai ajudar (e muito!) na tomada de decisões.
Geralmente, é nessa fase que o responsável pelo processo vai identificar tarefas redundantes e também o que é passível de automação. Por exemplo, uma tarefa de coleta de dados de vendas e envio por e-mail para o líder, pode ser eliminada simplesmente automatizando-a. Lembre-se de que quanto mais curta for a rota do processo, maiores são as chances de ter sucesso com o BPM.
O BPM melhora significativamente a eficácia e elimina a redundância dos processos. Por isso, é fundamental treinar a sua equipe sobre suas responsabilidades para que os resultados almejados sejam vistos.
O mais indicado é realizar um workshop sobre os fundamentos da plataforma que será usada pelo BPM, explicando a lógica por trás de sua implementação e os resultados esperados. Lembre-se de que nada adianta colocar processos bem estruturados se os colaboradores não sabem nem como executá-los.
Você não saberá se a implementação do BPM está funcionando se não estabelecer métricas que ajudarão na análise dos projetos. Você precisa saber se o impacto foi positivo ou não, cabe ao proprietário do projeto medir e melhorar um processo.
Portanto, é preciso determinar quais tipos específicos de dados deseja analisar, isso vai ajudar a identificar o desempenho das ações, por exemplo, qual o custo médio de aquisição de clientes. Também é importante que os líderes incentivem os funcionários a adotar as mudanças quando necessárias para um melhor desempenho.
Usar o BPM traz uma série de benefícios para a empresa, tais como:
Consequentemente, a área de vendas tem muito a ganhar com sua implementação. O primeiro para alcançar os resultados desejados nesse segmento, é contar com os recursos certos para que seja efetiva a implementação do BPM, como uma plataforma para aceleração de vendas, sendo o mais indicado inicialmente, o CRM.
Um time de vendas consegue ser mais ágil e assertivo em sua rotina com leads e clientes quando consegue se organizar. Para isso, uma boa plataforma de CRM vai ajudar a organizar todas as atividades e agendas, sem contar que concentra as informações dos consumidores em um único local.
As atividades podem incluir ações de pré-vendas, vendas e pós-vendas. Se você consegue visualizar todos os passos que levaram a elas, consequentemente, fica mais fácil criar um padrão para cada uma delas e propor melhorias para que elas sejam ainda mais efetivas e tragam o melhor resultado para a organização.
Lembrando que informação é poder. Com os dados coletados, as equipes de vendas ainda conseguem definir estratégias promocionais, agendar contatos e até realizar vendas personalizadas. Além disso, os vendedores e gestores de negócios passam a ter uma atuação mais estratégica e menos operacional, tendo em vista que os processos já foram estabelecidos.
A capacidade de gerenciamento também aumenta, trazendo maior conformidade. Afinal, processos inteligentes de vendas ajudam a alcançar resultados mais rápidos e seguros por meio da padronização e controle.
Depois de entender melhor como funciona o BPM, a maneira mais efetiva de implementá-lo e também como ele pode ajudar o time de vendas, é chegada a hora da sua empresa pensar em investir em um sistema de gerenciamento de processos de negócios. Isso não só vai ajudar nas vendas, como também a padronizar processos internos.
E falando em processos, todos eles exigem um bom planejamento. Que tal um material com planilhas, artigos, benchmark, calculadora e muito mais que vão te diferenciar da concorrência? Baixe o nosso guia de Planejamento Comercial!
Jornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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