Como o tempo influencia o no-show em reuniões online

capa_20.11.2018

Você está caminhando para o final da call de diagnóstico.

Tudo correu bem: as objeções foram superadas, o prospect respondeu positivamente aos gatilhos de passagem e chegou a hora de marcar a demonstração.

Você então abre a sua agenda e acha um espaço vazio para realizar a reunião online (ou demo). Feita a sugestão, o prospect abre a agenda dele e se depara com isso:

calendar

E agora?

Haja flexibilidade para acomodar a reunião nas duas agendas.

Dessa dificuldade bem corriqueira para quem trabalha com Inside Sales vieram as perguntas: o tempo do convite para a demo afeta a taxa de no-show do prospect? Se o prospect quer postergar em muitos dias a reunião, isso é um mau sinal?

Recorremos aos dados das quase 90 mil reuniões online realizadas através do software da Meetime para trazer essas respostas.

Tempo do convite para a reunião e no-show

O agendamento de uma reunião online começa com o vendedor enviando um convite para o prospect. Cada convite tem um tempo de duração pré-determinado: 15, 30, 45, 60 minutos, …

Quem utiliza o Demo da Meetime tem integração com o “Google Agenda” e pode enviar convites diretamente para o prospect. 😉

O tempo de duração do convite depende de um acordo entre vendedor e prospect. Entretanto, é possível ter melhores taxas de comparecimento ao enviar convites de 30 em vez de 60 minutos?

A premissa é que reservar menos tempo com o convite pode facilitar o agendamento e o comparecimento na reunião.

Cruzamos os dados de tempo de convite para a demo e a ocorrência de no-show nas reuniões online. O resultado é dado pelo gráfico a seguir:

gráfico no-show em reuniões online e tempo do convite para a demo

Os números mostram que a taxa de no-show é 20% maior quando o convite para a reunião tem até 30 minutos.

A hipótese que formulamos anteriormente – convites com tempos menores facilitam o agendamento e o comparecimento nas reuniões online – é inválida!

Existem muitos fatores que impactam a taxa de no-show e abordaremos todos mais adiante. Mas com esse estudo chegamos a mais uma conclusão sobre o no-show: o tempo não é o fator principal no comparecimento do prospect a um reunião online.

Tempo entre o convite e a realização da reunião em relação ao no-show

Analisamos também se o agendamento de uma reunião online muito distante afeta negativamente a taxa de no-show. Em outras palavras, quanto maior o tempo entre o convite e a realização da demo, será maior a taxa de no-show?

A premissa é que o agendamento de uma reunião muito distante pode estar relacionada ao desinteresse do prospect. É comum que as pessoas tenham dificuldade em negar o contato, ainda que não tenham interesse em contratar a sua solução. Nesses casos, o prospect não dará prioridade a reunião que agendou com você e te dará bolo.

Obviamente, o agendamento para muitos dias depois pode ser somente uma questão de disponibilidade do prospect.

Tendo essa observação em mente, vamos ver o que os números nos dizem.

gráfico no-show em reuniões online e tempo entre o convite e a demo

Eureka!

Os números mostram que, de modo geral, a taxa de no-show é maior quanto mais dias se passam entre o convite e a realização da reunião.

As reuniões agendadas para até 3 dias têm 35% de no-show. Já as reuniões agendadas para mais de 9 dias contam com 46% de não comparecimento dos prospects. Nesse caso, a diferença entre as taxas é de pouco mais de 30%!

A hipótese, nesse caso, é válida! Marcar reuniões muito distantes é um fator que aumenta a taxa de no-show.

Outro estudo do Labs sobre tempo e reunião online

Em outro estudo do Labs, analisamos o tempo de duração das reuniões online em relação a taxa de conversão dos deals.

A conclusão é que as reuniões são otimizadas quando duram entre 20 e 40 minutos. Nessa faixa, a taxa de conversão dos prospects é até 20% maior do que em outros intervalos de tempo.

gráfico da duração das reuniões e taxa de conversão em vendas

Portanto, quando se trata de reuniões online, o tempo de convite aparentemente não é um fator decisivo para o comparecimento ou não do prospect. E o convite deve contemplar o tempo ótimo de duração da demo, sem exigir tempo a mais ou a menos do que o necessário.

É também fundamental marcar reuniões próximas ao agendamento, sempre que as agendas permitirem, claro.

Mas ainda resta uma pergunta a ser respondida: quais são os fatores do processo de venda que impactam o no-show?

Afinal, o que impacta o no-show em reuniões online?

O no-show é uma ocorrência que afeta negativamente os resultados das operações de vendas. Já mostramos nesse post que a ocorrência de no-show está relacionada a uma redução de 27% na taxa de fechamento dos negócios.

Para evitar a ocorrência de no-show, toda operação deve estar atenta aos seguintes aspectos que resumem o papel de um bom vendedor:

diagnóstico de vendedores

  • Entender o problema e suas implicações: um bom processo de vendas permite que o vendedor tenha condições de descobrir os problemas enfrentados pelo prospect e todas as consequências (negativas, de preferência) geradas pelo problema. Essas informações se tornam insumo para uma abordagem focada na estratégia de negócio, não só em funcionalidades ou pequenas características do seu serviço;
  • Garantir avanços: com todas as informações acima, o vendedor consegue dimensionar em números o problema e comparecer à reunião se torna uma prioridade na agenda do prospect, pois ele/ela sabe o que está em jogo. Ou seja, o vendedor consegue data, responsáveis e avança em direção à venda.

Esses são os fatores cruciais para fazer o prospect “aparecer” na reunião de demonstração. Além disso, algumas ações podem te ajudar a reduzir o no-show e todos os efeitos negativos desse tipo de ocorrência. Você pode conferir essas ações nos artigos abaixo e também um artigo sobre como recuperar deals que não compareceram a uma reunião online:

Acompanhar a taxa de no-show e as suas possíveis causas faz parte de uma gestão de vendas data-driven. Perder a mão com a métrica de no-show pode causar sérios problemas à sua operação e te fazer perder muito dinheiro.

Com o Demo da Meetime, é possível acompanhar a taxa de no-show para cada vendedor da sua equipe, o que dará ao gestor insights sobre a necessidade de realizar coaching com cada um dos membros da sua equipe.

Faça um teste agora e tenha essa inteligência na sua operação de vendas.

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Resumo
Como o tempo influencia o no-show em reuniões online
Título do Post
Como o tempo influencia o no-show em reuniões online
Descrição
O no-show é uma ocorrência comum e danosa para as operações de vendas. Entenda quais os fatores que agem sobre essa métrica fundamental de Inside Sales.
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