Gestão de tempo para SDRs: como otimizar a agenda em pré-vendas

“Todo mundo tem as mesmas 24 horas”. Do ponto de vista científico, não existem dúvidas de que todos nós temos as mesmas 24 horas. No entanto, do ponto de vista social e econômico, as coisas não são assim tão simples.

Além desses aspectos, como o trabalho não remunerado, as demandas do dia a dia, existe também um fator que traz mais complexidade a essa questão: como é feito o gerenciamento de tempo. 

Quando falamos mais especificamente do time comercial, a gente sabe que a organização da agenda faz toda a diferença, afinal, as demandas costumam ser variadas em um único dia de trabalho. Pensando nisso, neste artigo trazemos algumas dicas de gestão de tempo para SDRs. Acompanhe!

Planeje o dia com antecedência

Caso use uma plataforma de Sales Engagement você já possui um sistema organizando a sua vida. Todo dia você pode ver exatamente quais ligações para fazer, follow-ups para avançar, e-mails para enviar, entre outros. 

No entanto, por mais que a ferramenta ajude, não deixe para descobrir no dia quais tarefas devem ser feitas. Quando se trata de gestão de tempo para SDRs é bom se planejar com antecedência. 

Uma boa prática, bastante difundida no mundo corporativo é que antes de finalizar as tarefas do dia, você cheque a lista de to-do’s do dia seguinte. Ou seja, verifique a lista dos leads que serão abordados (claro, que no próprio dia podem aparecer leads que precisam ser contatados), os scripts a serem utilizados, as reuniões marcadas para se preparar de acordo (por exemplo, roleplay, vai precisa ouvir a ligação de outra pessoa).

Dica: 

Reserve blocos na sua agenda: algumas atividades como reuniões, propostas e prospecção são mais importantes que outras, por isso, precisam de um lugar especial na sua agenda. Não permita interrupções ou discrição enquanto realiza essas tarefas. 

Automatize as suas tarefas

Grande parte das tarefas operacionais de um SDR podem ser otimizadas por meio de uma plataforma de Sales Engagement (SE).  

Devido ao grande volume de atividades, é importante que o profissional consiga diminuir o número de decisões que ele precisa tomar. Quando não existe uma cadência de prospecção, por exemplo, como ele sabe qual a próxima ação ele deve tomar em relação a um lead? 

Por isso, a importância da ferramenta. Uma plataforma de SE organiza e agiliza a prospecção, aumentando as chances de contato com um lead. Ela faz isso por meio de um sistema de cadências de prospecção, na qual a plataforma já indica todas as atividades que o SDR precisa realizar, retirando a subjetividade das suas decisões. 

Além disso, a tecnologia inserida nela permite priorizar seus leads, tirando essa decisão de quem eu vou abordar primeiro. Dessa forma, é possível usar o Meetime Flow para abordar aqueles leads que têm mais aderência através da funcionalidade fit score. 

Ao apostar na ferramenta, o SDR ainda pode contar com a Meetime IA, que é uma funcionalidade que permite focar nas ligações de prospecção, sem precisar parar para anotar muitos detalhes, tendo em vista que o recurso já cumpre essa função e traz um resumo da ligação quando ela é finalizada. 

Saiba qual a prioridade da tarefa que está realizando 

Por melhor que seja a ferramenta, ela sozinha não consegue fazer a gestão de tempo para SDRs. Algumas decisões precisam partir do profissional, como priorizar as tarefas de acordo com o nível de urgência e importância.

Antes de definir o que é prioridade, o SDR precisa analisar quais tarefas ele executa em sua rotina e de que maneira elas são distribuídas, antes de definir o que é prioridade. E por que fazer isso? Muitas das ações inseridas na rotina são focadas apenas em apagar incêndios, o que demanda um bom gerenciamento de tempo. 

Dessa forma, é bom adotar alguma estratégia que ajude na organização. Um dos exemplos mais populares é a Matriz de Eisenhower, também chamada Matriz de Importância e Urgência. A ideia de organizar as tarefas dessa maneira é gerir melhor o tempo, contribuindo assim para a tomada de decisões eficaz sobre como gastá-lo. 

Ela trabalha em cima de quatro quadrantes: importância; urgência, ambos ou nenhum desses.

O método foi criado por Dwight Eisenhower, que foi presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961. Quando foi general do exército dos EUA na Segunda Guerra mundial, Eisenhower definiu a metodologia para ajudá-lo a tomar decisões, permitindo assim organizar as tarefas e estratégias por nível de importância. 

Por meio dela, a gestão de tempo para SDRs se torna muito mais simples. Isso porque é possível definir: 

• atividades que precisam ser feitas de imediato e terão impacto significativo em seus objetivos;
• tarefas importantes, mas não urgentes. Elas contribuem para seus objetivos de longo prazo, mas podem ser agendadas para serem feitas mais tarde;
• ações não importantes, mas urgentes, são aquelas que precisam ser feitas, mas não contribuem para seus objetivos;
• por fim, as tarefas não importantes e não urgentes são aquelas que podem ser ignoradas sem prejudicar o seu trabalho.

Os SDRs top performer costumam fazer entre 60 e 100 atividades diárias, segundo a ISBB. 

A matriz serve justamente para ajudar os profissionais a atingirem bons números, otimizando não só o tempo de execução, mas também evitando atrasos nas entregas, reduzindo erros e potencializando as suas chances de alcançar melhores resultados com as suas ações. 

Evite pegar múltiplas tarefas

Apesar da característica multitarefas ser ainda muito valorizada no mercado, nem sempre ela é a melhor opção quando se trata da gestão de tempo. Quando uma pessoa tenta lidar com mais de uma tarefa ao mesmo tempo, isso pode gerar inclusive problemas, como aumento no nível de estresse. 

Isso porque a velocidade para executar as atividades simultâneas vai diminuir, tendo em vista que o cérebro precisa mudar de ação. Por isso, foque em ser muito bom na atividade que você se propor e finalize-a antes de passar para a próxima. 

Segundo estudos do neurocientista do MIT, Earl Miller: executar de forma simultânea duas ou mais tarefas que requerem raciocínio e atenção consome mais tempo, induzindo a erros e comprometendo a efetividade delas.

Por isso, se você quer ser mais efetivo nas suas tarefas vale a pena rever o modo como tem lidado com as suas atividades. Um fator que já falamos é sobre as Golden Hours na qual os SDR focam em fazer ligações nas melhores horas do dia, se mantendo na atividade, sem ter aquele gasto mental, para não ter fricção. 

É mais produtivo para SDR realizar 7 ligações em bloco do que enviar 2 e-mails, 2 mensagens de Whatsapp, 2 ligações e 1 conexão de LinkedIn. Isso porque a troca constante de tela e tipo de atividade desgasta a mente do profissional.

A plataforma de Sales Engagement da Meetime ajuda muito com a sua funcionalidade “execução rápida”, que agrupa as atividades de ligação para ele conseguir realizar esse “bloco” de forma ainda mais produtiva. 

Para ajudar ainda mais, você pode experimentar a técnica Pomodoro. Essa metodologia de gerenciamento de tempo baseia-se em períodos de trabalho concentrado de 25 minutos, divididos por intervalos de cinco minutos. As pausas mais longas são feitas após quatro intervalos consecutivos de trabalho, normalmente com duração de 15 a 30 minutos,. 

Isso pode ajudá-lo a se concentrar em sua tarefa atual e a não se distrair com a multitarefa para melhorar sua produtividade. 

Reconheça as distrações e elimine-as

Pequenas distrações influenciam na produtividade e, consequentemente, no gerenciamento do tempo. O excesso de estímulos e a hiperconexão dos dias atuais têm feito com que as pessoas se dispersem com facilidade. 

Só para se ter uma ideia, verificar as redes sociais ao longo do dia sem controle, tentar realizar multitarefas e alternar constantemente entre diferentes tarefas não relacionadas ao trabalho são as maiores distrações que os SDRs precisam gerenciar.

Por exemplo, essa alternância entre tarefas e uma rápida conferida no feed do Instagram ou WhatsApp pode atrapalhar o tempo produtivo do SDR. Como já destacamos, é crucial seguir o planejamento diário, concentrar-se em apenas uma tarefa de cada vez e reservar tempo para pequenos intervalos entre as diferentes tarefas. 

Muitas vezes a solução está em bloquear aplicativos e sites que prejudicam a produtividade durante o horário de trabalho e usar um aplicativo de gerenciamento de tempo pode ajudar. Outra boa dica é definir horários específicos para usar as redes sociais e manter essa rotina o máximo possível.

Bloqueie a agenda

Depois de estabelecer as prioridades e reconhecer as distrações, você precisa organizar o seu tempo de acordo. Uma técnica útil é realizar o bloqueio de tempo, que corresponde ao agendamento de tarefas em blocos fixos de tempo da agenda. 

Além de ajudar a evitar distrações, interrupções e multitarefas, isso permite que você se concentre em uma coisa de cada vez. É interessante também utilizar o bloqueio de tempo para criar uma rotina consistente e reservar tempo para os seus estudos e desenvolvimento pessoal.

Em resumo, o bloqueio de tempo é uma habilidade importante para qualquer SDR. Especialmente, quando se trata de atividades que você prefere não fazer. Se você puder bloquear seu calendário e honrar esses blocos, você obterá muito mais tempo na sua semana do que simplesmente seguir sem um plano.

Conclusão

Em um ambiente dinâmico e exigente como o mundo das vendas, a gestão eficaz do tempo é essencial para o sucesso de um SDR (Sales Development Representative). Como vimos, é fundamental planejar o dia com antecedência, automatizar tarefas sempre que possível e priorizar as atividades de acordo com a importância e urgência. 

Ao adotar estratégias como estas, os SDRs podem não apenas otimizar seu tempo, mas também aumentar sua eficiência, alcançar metas e gerar resultados mais consistentes em suas atividades de prospecção e vendas. Em última análise, a gestão de tempo eficaz não é apenas uma questão de cumprir tarefas, mas sim de maximizar o impacto e o sucesso no desempenho profissional.

Para contribuir com as melhores nos resultados em tempo hábil, não deixe de baixar a nossa planilha de treinamento de prospecção para influenciar os resultados de times de pré-vendas: Treinamento de SDRs e BDRs!