Como a Botdesigner Teve um Aumento de 240% no N° de Atividades por SDR

Negócio: A Botdesigner é uma empresa que oferece uma solução de chatbot para a área da saúde, em especial, hospitais.

Segmento de clientes: B2B

Clientes desde: 2022

Desafio: Criar um funil para prospecção, fazer com que os SDRs saibam o que fazer e quais as prioridades e ter um controle melhor dos dados da prospecção.

Ferramentas utilizadas: CRM Pipedrive

Resultado: De 60 leads trabalhados por mês por SDR, para 160 leads (aumento de 266% nos leads trabalhados por mês)

Assista nosso papo completo com a Bruna no vídeo abaixo:

A Botdesigner é uma empresa que atua na área da saúde desde 2020, e que oferece um chatbot para a área da saúde, em especial, hospitais. Toda a solução da Botdesigner é integrada aos sistemas de gestão que esse tipo de instituição utiliza, fazendo com que cada projeto seja personalizado e customizado às necessidades do cliente. Conversamos com a Bruna Cypriano, líder do time de vendas da Botdesigner, responsável pela operação de vendas e prospecção. Inclusive ela tem experiência atuando como SDR, fato importante para entendermos os desafios que ela e a equipe enfrentaram.

Desafio

Desde 2022, o time de vendas utilizava o CRM Pipedrive. Atuando como vendedora, Bruna não tinha dificuldades em trabalhar com o CRM, uma vez que a visão de funil e o volume baixo de Leads de certa forma não trazia tanta complexidade ao processo comercial. Mas quando contrataram uma profissional como SDR, a operação foi ficando mais complexa.

De início, foi criado um funil secundário no CRM para tratar os Leads recebidos. Enquanto o volume de leads era baixo, a operação conseguia fluir. Uma das principais dificuldades em implementar o CRM para a área de prospecção era implementar cadências de atividades. No plano mais básico do Pipedrive, algumas automações foram criadas para agilizar o processo do SDR, mas era limitado em relação às interações do lead, fazendo com que o trabalho ainda fosse bem manual.

Outra dificuldade para a SDR que atuava na equipe da Bruna era a visão de funil, já que a quantidade de Leads trabalhados simultaneamente era bem mais alta do que a quantidade de Leads trabalhados no funil de oportunidades, e priorizar os Leads mais importantes ou mais urgentes era bem difícil. Além disso, as atividades em forma de lista não deixavam claro quais atividades eram mais urgentes, pois com um alto volume de Leads, é fácil marcar mais de uma atividade para o mesmo horário. Nas palavras da Bruna, a grande dificuldade era “que a SDR precisava pensar muito para fazer as atividades de prospecção”, uma vez que o CRM não deixava claro quais eram as prioridades e os próximos passos. Isso gerava confusão no dia a dia para a SDR executar as tarefas.Alto volume de Leads não combina com visão de funil.

O que levou a Botdesigner à buscar uma solução de Sales Engagement?

Conforme a operação foi crescendo, a necessidade de contratar novos SDRs surgiu, e a expansão da equipe requeria uma ferramenta mais precisa para a operação de prospecção.

Uma das necessidades era ter acesso mais rápido e simplificado ao histórico e gravação das ligações, uma vez que a Bruna precisava orientar e dar Feedback aos SDRs com base nas ligações com prospects. Porém, como identificar quais gravações foram realizadas e tiveram sucesso? Como identificar quais delas foram conectadas com o decisor? Mesmo com uma extensão conectado ao CRM para gravar as chamadas, faltava uma organização melhor para categorizar se as ligações tiveram ou não sucesso.

Além disso, a necessidade por relatórios mais precisos, que mostrassem no detalhe a operação de pré-vendas, fez com que o CRM já não atendesse mais o crescimento da área. Por exemplo, quantas ligações foram conectadas com o decisor? Onde precisamos ajustar? Qual cadência tem maior conversão? Quantas atividades foram feitas até ganhar o lead?

Como gestora, a Bruna precisava entrar lead por lead, em cada um dos 3 SDRs, pra extrair esses dados e conseguir fazer uma análise. A solução era buscar outras ferramentas para ter mais dados sobre o processo, e melhorar a tomada de decisão.

Por quê o Meetime Flow?

Nas palavras da Bruna: “Eu gosto muito de dados. Costumo dizer que sem os dados, a gente não consegue medir e não consegue melhorar”. E o Meetime Flow apresentava os dados que a equipe precisava para evoluir a operação.Algumas das funcionalidades do Meetime Flow que agilizaram o processo foram:

• Visão orientadas à atividades, e não funil. O próprio Meetime Flow prioriza as atividades de acordo com o tipo de cadência e o tipo de lead, Inbound, ou Outbound;
• Modo de execução rápida, que agrupa atividades similares e diminui o “setup” mental do SDR antes de trocar de atividades.
• No CRM, o SDR tem mais liberdade para ignorar atividades que muitas vezes são importantes. Por exemplo, um e-mail específico na cadência. No CRM é fácil de trocar a data da atividade e “furar” a cadência que foi definida pela gestão. Já no Meetime Flow, a cadência é apresentada de uma forma melhor e mais focada na execução para o SDR.
• Como gestora, Bruna conseguia visualizar no Meetime Flow quantas atividades foram realizadas em cada cadência, e isso permitiu adaptar a cadência e estendê-la de uma forma a atender melhor o mercado deles, que é mais Enterprise. Por exemplo, hoje eles sabem que as ligações tem melhor resultado do que o disparo de e-mails.
• Status das ligações: agora é possível definir o status das ligações, se falou com o decisor, não falou, se apresentou o Pitch, e etc. Isso permite agilizar o Feedback para os SDRs e ser mais assertiva.

Resultados

Hoje, a Bruna tem uma visão mais completa do processo de prospecção, e principalmente, das atividades que estão sendo, ou não, executadas. Por exemplo, ela conseguiu identificar que um dos e-mails do fluxo de cadência não estava sendo utilizado pelos SDRs. Ele era ignorado na cadência. Ao buscar mais à fundo, descobriu que este e-mail, que tinha sido escrito pelo time de marketing, não representava tão bem o que o SDR precisava comunicar naquela etapa, e por isso o time pulava o mesmo. Essa visão da cadência permitiu corrigir esse tipo de atividade e focar onde realmente teria diferença. Além disso, os resultados que tiveram foram:

• De 25 atividades por dia por SDR, passou para 60 atividades (aumento de 240% nas atividades);
• De 60 leads trabalhados por mês por SDR, passou para 160 leads outbound (aumento de 266% nos leads trabalhados por mês);
• Vem batendo recorde todos os meses na entrega de oportunidades qualificadas, graças à melhora nas atividades;
• Diminuiu a necessidade do volume de atividades com o lead – de 20 atividades para 10 atividades até qualificá-lo (Redução de 50% na necessidade de atividades)

Vamos escrever a sua história de sucesso com o Meetime Flow?