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As reuniões de vendas são parte essencial de todos os negócios, independentemente da maturidade, da indústria ou da meta. Eles são fundamentais para manter os membros da equipe na mesma página e trabalhar para o mesmo objetivo de uma unidade singular. Por esses motivos, é imperativo que os gerentes de vendas saibam exatamente como conduzir uma reunião de vendas.
No entanto, tenho visto inúmeras empresas que não têm estratégia para suas reuniões. Eles acham que reunir todos em uma sala é estratégia suficiente. Com pessoas inteligentes suficientes sentadas em torno da mesma mesa, elas poderão descobrir a melhor solução para seus problemas.
O resultado é muitas vezes o oposto; reuniões que desperdiçam o tempo de todos e oferecem pouco valor e nada que se assemelhe aos próximos passos possíveis.
Se você quiser ajudar suas equipes de vendas a se tornarem mais produtivas, mas também alcançar taxas de fechamento mais altas, você precisa saber como realizar uma reunião de vendas semanal eficiente e eficaz.
Aqui estão cinco dicas práticas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo o tempo da sua reunião e deixar sua equipe energizada para a semana seguinte.
Definir a agenda e garantir que sua equipe esteja ciente do que será discutido com antecedência ajuda a manter todos na mesma página e garante que sua equipe esteja preparada.
Com reuniões únicas, você terá que estabelecer uma pauta específica para cada reunião. Mas, com uma reunião de vendas semanal recorrente, você geralmente estará cobrindo o mesmo espaço, apenas com informações mais recentes.
Para garantir que suas reuniões cubram tudo de que precisam, recomendo que você divida a pauta em dois.
O objetivo da reunião é sempre girar em torno de atualizações sobre os esforços de vendas e ofertas atuais. Em sua reunião semanal, essas questões dominam cerca de 80 a 90% da discussão.
Portanto, em vez de confundir todos e enviar as mesmas instruções semana após semana, crie uma agenda para a reunião geral e inclua-a no agendador da reunião ou no convite de agenda recorrente.
Os detalhes de cada reunião provavelmente incluirão:
Às vezes, há desenvolvimentos imprevistos ou mudanças precisam ser feitas nos esforços atuais, na metodologia ou nas metas de vendas. Se algo aparecer, você precisará adicionar um pouco da agenda da reunião.
Em vez de alterar a agenda geral incluída no convite da agenda, envie-a à sua equipe com dois dias de antecedência por e-mail e solicite uma resposta para garantir que ela seja lida.
No entanto, o que você tem que ter cuidado é descarrilar a agenda da reunião geral que você tem no lugar. Se esse novo desenvolvimento for muito grande ou muito diferente dos tópicos geralmente abordados, considere configurá-lo em uma reunião separada.
Você não quer perder uma hora ou mais do tempo da equipe de vendas por causa da desorganização. Para economizar tempo, configure um documento compartilhado e convide sua equipe de vendas a atualizar seus próprios slides antes da reunião.
Isso reduzirá a ação demorada de configurar as necessidades de cada indivíduo durante a reunião, permitindo que você se concentre nos números, problemas e soluções.
O que eu recomendo é configurar um e-mail automático antes da reunião que lembre a ação da sua equipe que precisa ser tomada. Ofereça um link diretamente para o documento e, no corpo do e-mail, lembre-os de quais informações eles precisarão inserir.
As informações que a equipe de vendas precisa adicionar devem abranger os mesmos tópicos na seção acima.
Na HubSpot, estamos usando nossa própria ferramenta de CRM (é 100% gratuito, se você quiser experimentar) para extrair esses detalhes. Seja qual for o sistema usado, verifique se as informações estão atualizadas e que a equipe de vendas leva apenas cinco minutos para obter as informações.
Quando chegar a hora de sentar com sua equipe e discutir como as coisas estão indo, você vai querer dar o pontapé inicial com uma visão geral do desenvolvimento do departamento.
Essa é uma ótima maneira de colocar todos na mesma página e deixá-los saber como a equipe está indo como um todo. Para os membros da sua equipe que sabem que tiveram uma semana ruim, é um lembrete gentil de que os esforços deles, junto com os de outras pessoas, estão contribuindo para o sucesso mais amplo (ou a falta deles).
Em termos de conteúdo de visão geral, mantenha-o breve e de alto nível. Abordar apenas os principais KPIs e alterações da semana anterior. Analise os pontos de ação da semana anterior e discuta como eles foram abordados e se é necessário tomar medidas adicionais.
Além disso, antes de seguir em frente, dê uma visão geral de como as coisas mudaram mês a mês para o ano até agora. Isso apenas ajuda sua equipe a entender se tudo está indo na direção certa.
Essa visão geral é o ponto central de ajudar sua equipe de vendas a entender não apenas o que está fazendo, mas como as coisas estão mudando com o tempo.
É aqui que conseguir que seus representantes façam upload de seus próprios slides com suas estatísticas individuais valerá a pena.
Depois de ter passado pela visão geral do esforço da equipe como um todo, é hora de detalhar o nível individual.
Você não quer envergonhar ninguém aqui, mas sim entender como cada representante está se saindo e identificar áreas nas quais ele pode precisar de alguma ajuda extra.
Quando você está solicitando status e atualizações de ofertas, tente limitar as respostas dos representantes apenas às informações mais relevantes. Se você deixar as pessoas divagarem, acabará perdendo muito tempo.
Estabelecemos algumas regras para manter as respostas o mais segmentadas possível:
Essas três regras ajudarão a manter a reunião no caminho certo e ficando dentro do prazo, ao mesmo tempo em que ajudará seus representantes de vendas a entender melhor onde estão ficando aquém e onde precisam melhorar.
Antes de encerrar a reunião, você desejará definir pontos de ação para a próxima semana.
Mais uma vez, os pontos de ação devem ser divididos em duas áreas.
O que você quer que a equipe alcance como um grupo? Quais são as ações que eles podem tomar juntos para ajudá-los a melhorar seus números e tornar suas próprias vidas um pouco mais fáceis?
Estes são os pontos de ação gerais, no entanto, isso não tornará a reunião produtiva e bem-sucedida. Para fazer isso, você precisa se concentrar mais do seu tempo na segunda área.
Trabalhar em equipe é uma coisa, mas seus representantes precisarão de conselhos específicos e individuais sobre como fechar ou progredir.
Para ajudá-los a alcançar seus objetivos, eles precisam sair com um objetivo útil. Isso também será a referência para o que você pode falar na próxima reunião. Alguns exemplos:
Idealmente, esses pontos de ação devem ser dados logo após o representante de vendas fornecer sua própria atualização pessoal. Isso garantirá que seja mais relevante e impactante para o representante.
Suas reuniões de vendas só serão produtivas e realmente ajudarão sua equipe de vendas se elas cobrirem:
Se suas reuniões de vendas não apresentarem um desses três elementos principais, você terá dificuldade em motivar sua equipe e obter melhorias contínuas.
Você tem algum conselho que possa complementar esta diretriz? Eu adoraria ouvir sua opinião sobre o que mais deve ser incluído como uma prática recomendada sobre como conduzir reuniões de vendas. Por favor, compartilhe suas ideias e dicas na seção de comentários abaixo.
Diego Cordovez é Engenheiro Mecânico, sócio e diretor da Meetime. É responsável pelo maior mapeamento sobre este assunto no Brasil, a pesquisa Inside Sales Benchmark Brasil, e há 4 anos apresentador do podcast Casts for Closers, eleito em 2019 o melhor podcast de Vendas do Brasil, pela Vendas B2B Awards.
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