O calendly ajuda em vendas? Descubra como funciona a ferramenta de agendamento de reuniões

Quer aumentar a eficiência dos agendamentos de vendas da sua empresa?

Pois é, muita gente quer, e foi assim que entrou em cena o Calendly, um calendário compartilhado que permite o agendamento de reuniões de forma simplificada. Fazer isso sem perder qualidade dos leads e diminuir a eficiência do resto do pipeline de vendas é o grande desafio. Ficou confuso?

Vamos supor que o marketing da sua empresa gera 100 leads por dia. Seus SDRs ou vendedores conseguem agendar 50 reuniões e, delas, 5 resultam em vendas . Ou seja: sua taxa de conversão de lead para cliente é de 5%.

Agora vamos imaginar que você oferece para esses 100 leads a oportunidade de falar com seus SDRs e vendedores.

  • Do total, 80 agendam uma reunião.
  • 20 dão no-show, resultando em tempo perdido na agenda da equipe.
  • 60 reuniões acontecem e, dessas…
  • 10 são encaminhadas para as próximas etapas, mas precisam de outras reuniões e amadurecimento (o ciclo de vendas é maior).
  • Ao final de tudo isso, 5 fecham.

Depois desse exemplo, o que você acha? Será que uma ferramenta como o Calendly ajuda em vendas?

Pode ajudar, mas é preciso muito cuidado.

O que é Calendly?

Calendly é um software voltado para o agendamento de reuniões. O objetivo é economizar tempo, acelerar vendas e melhorar a qualidade do serviço ao disponibilizar uma agenda online onde estão visíveis blocos de tempo livres para reuniões.

O interessado, por sua vez, pode reservar um dos blocos de forma simples e rápida, eliminando a necessidade de telefonemas, e-mails e múltiplas tentativas de encontrar um horário livre em comum.

Vale dizer que o Calendly é usado por profissionais de inúmeras áreas para diversos intuitos, de conversas de benchmark e consultorias a atendimento de Customer Success. Neste conteúdo, nosso objetivo é analisar a compatibilidade de uma ferramenta de agendamento de reuniões online com o universo de Inside Sales.

Combinado?

Vantagens de usar um agendador de reuniões de vendas

  1. Facilita levantadas de mão > reuniões de interesse

Quando você não precisa filtrar e qualificar os seus leads, é natural que o número de agendamentos aumentem. Dependendo do seu produto e do perfil do seu comprador, essa qualificação inicial pode não ser tão necessária e você consegue obter sucesso da mesma forma.

Mas é preciso atenção! Mais reuniões não necessariamente significam mais qualidade. Uma alternativa, por exemplo, começar uma área de pré-vendas, aumentar o número de leads abordados e utilizar o agendador após a qualificação.

  1. Landing pages podem levar diretamente para a agenda do vendedor

Ao encaminhar uma landing page que solicita contato comercial diretamente para o agendador de reuniões, você elimina alguns passos do processo de vendas. A esperança é que, assim, seja possível obter um ciclo de vendas menor.

Mas, como falaremos adiante, primeiro é necessário avaliar se esses prospects estão no momento de compra.

Além disso, também é preciso ter atenção com o CTA! Uma chamada do tipo “converse com um consultor de vendas” pode atrair pessoas interessadas no produto, enquanto “bata um papo sobre [ASSUNTO]” pode gerar apenas isso – um papo despretensioso.

  1. É possível limitar o período para agendamento

O Calendly permite personalizar os horários disponíveis para agendamento. Essa é uma grande diferença do Google Calendar, por exemplo. Ao compartilhar uma agenda com outra pessoa, ela pode ver todos os seus compromissos e horários “livres”. Mas aqueles buracos podem existir, por exemplo, porque o vendedor precisa ir ao médico – e a pessoa não fica sabendo.

Além disso, o dono da agenda também pode determinar o tempo de cada bloco disponível (30 min, 45 ou 60), dependendo do tipo de reunião que será realizada.

Desvantagens de usar um agendador de reuniões de vendas

  1. Não existe qualificação dos leads

Como mencionamos no primeiro ponto do tópico anterior, esta pode ser uma desvantagem de consequência, o outro lado da moeda. Quando qualquer pessoa pode agendar uma reunião, não é possível saber quem está agendando a reunião (redundante, né?).

Você já deve saber que a qualificação de leads é o que vai garantir a eficiência do pipeline de vendas, o fit com o produto, e é também uma forma de prevenir churn. E agendar reuniões sem qualificar tem um efeito a mais…

  1. Pode gerar um grande desperdício de tempo dos closers

Quando você qualifica um lead por uma ligação, ou até mesmo uma pesquisa, está garantindo que ele possui o mínimo necessário para passar para a próxima fase, a conversa. Isso é o que chamamos de gatilho de passagem.

O gatilho pode ser:

  • Pertencer a um segmento específico;
  • Ter um time com x pessoas;
  • Ter um problema que você pode resolver;
  • Estar interessado em resolvê-lo.

Sem isso, não há porque colocar um closer para conversar com ele – apenas gera desperdício.

Agora, você pode estar pensando: e se eu colocar os SDRs para fazer essas reuniões iniciais? Esta é uma alternativa. Mas, em geral, uma reunião com SDR demora apenas alguns minutos, de 5 a 10. Você realmente vai reservar esses blocos? E se a pessoa não aparecer? Podem ser pequenos blocos de agendamento desperdiçados que, ao fim de uma semana, podem acumular uma hora, além de diminuir a velocidade de prospecção.

  1. Não há como reagendar

O Calendly é como uma via de mão única. O prospect agenda o horário que ele quer e pronto. Mas o que acontece quando o vendedor não pode mais atendê-lo naquele horário?

Por mais que você tenha o contato da pessoa (em muitos casos é necessário deixar um e-mail para confirmar a reunião), tentar reagendar pode gerar uma má experiência. E, em vendas, experiência do cliente é um dos pontos mais importantes.

  1. Pode aumentar a taxa de no-show

Fazer um agendamento, por si só, é algo rápido e que incita pouco compromisso. Além disso, dependendo do tempo prévio de agendamento de uma reunião, o prospect pode esquecer-se dele ou agendar algo diferente para o mesmo horário. E, como não existe um acompanhamento por parte do time de vendas, o resultado é um no-show.

O no-show, além de gerar um desperdício de tempo do time de vendas e de recursos da empresa, afeta diretamente o sucesso de fechamento de deals. Afinal, como vimos no Labs, existe uma forte relação entre no-show e deals perdidos. Veja o estudo completo aqui.

  1. Calendly não gera métricas referentes à reunião

Métricas são essenciais para entender o comportamento e o sucesso do processo de vendas. Sem informações como número de reuniões efetivadas e avanços das reuniões, não é possível saber o quão eficiente está a operação.

Levando tudo isso em conta, o Calendly é uma boa ferramenta para agendar reuniões em termos de volume, mas fica devendo alguns recursos para uma operação de vendas mais robusta. A boa notícia é que a Meetime pode te ajudar a melhorar seu processo de vendas e tornar o agendamento de reuniões e demos mais eficientes!

Como a Meetime ajuda em vendas

Se o seu objetivo é melhorar a taxa de agendamento e a efetuação de reuniões de vendas, a Meetime pode ser a solução perfeita! Por quê?

A Meetime é uma solução completa para Inside Sales, pensada justamente para suprir as necessidades de times que querem se tornar high-performance.

Uma operação de vendas que quer aumentar a taxa de agendamentos precisa, primeiramente, de uma área de pré-vendas. SDRs são os profissionais perfeitos para isso, já que abordam leads rapidamente e a especialização de papéis os torna ótimos nesta tarefa.

Após a conexão e a qualificação, é possível agendar uma reunião diretamente dentro da plataforma, com a possibilidade de a integração com o Google Agenda. O SDR pode consultar as agendas de todos os vendedores do time, achando o horário que encaixa melhor com a do prospect.

Uma vez agendada a reunião, a ferramenta envia ´por e-mail um convite para o prospect e, após a confirmação, o evento fica registrado na agenda pessoal dele.

Além disso, no dia da reunião, o prospect recebe dois lembretes:

  • Uma no início do dia;
  • Uma 10 minutos antes da reunião, com o link para a sala de videoconferência.

Esses lembretes e o rastreamento de aberturas são duas funcionalidades que ajudam a detectar um possível no-show e o vendedor tem tempo hábil para tentar evitar este tempo perdido.

Por fim, a Meetime cria um perfil que concentra todas as informações referentes ao lead. Ele  inclui a gravação da primeira ligação feita pelo SDR (desde que tenha sido feita através do dialer integrado). Assim,  o vendedor fica informado sobre o que foi dito, pode consultar as anotações do SDR (também registradas no perfil) e chega à reunião muito mais preparado.

É esse conjunto de ferramentas e técnicas de Inside Sales que vão garantir os resultados positivos.

Que tal testar você mesmo?

Conheça o Flow, o módulo de prospecção da Meetime:

Resumo
O calendly ajuda em vendas? Descubra como funciona a ferramenta de agendamento de reuniões
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O calendly ajuda em vendas? Descubra como funciona a ferramenta de agendamento de reuniões
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O calendly é uma ferramenta de agendamento de reuniões que pode ajudar a melhorar os resultados em vendas dando eficiência a esse processo.
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