Sarah Rios
Analista de Conteúdo na MeetimeJornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
17 min
Você tem problemas para se conectar com os seus leads? Perde muitos leads na prospecção pelo motivo “falta de contato”?
Você não está sozinho. Só para você ter uma ideia, a nossa última pesquisa da Inside Sales Benchmark Brasil apontou que:
Embora sejam dados assustadores, muitas operações comerciais já os naturalizaram como uma realidade de mercado. E, na maioria das vezes, buscam como solução apenas gerar mais leads, para compensar a perda.
Mas, sabemos que gerar mais leads envolve tempo e investimento. Mais sábio seria conseguir aproveitar melhor os leads que já gera. É sobre isso que se trata Sales Engagement. Confira agora a estratégia que vai te ajudar a parar de desperdiçar leads!
Os dados acima mostram que a etapa da Prospecção tende a ser ineficiente, para a maioria das operações comerciais. Vamos entender o porquê isso acontece.
As opções normalmente utilizadas pelas empresas para realizar a prospecção são as seguintes: prospectar por um CRM ou utilizar uma ferramenta de disparo de emails.
Com uma ferramenta de emails, se ganha escala. Envia-se centenas ou milhares de e-mails por dia, porém há pouca personalização. Logo, a taxa de resposta é baixíssima e conversão também.
Já a opção de prospectar por CRM gera mais personalização, porque traz a possibilidade de abordar cada lead de um jeito, o que normalmente gera um aumento da taxa de conversão. Porém, perde-se em escala, já que o tempo investido em cada abordagem é maior.
Outro problema em se prospectar por CRM é que muitas vezes a prospecção é feita de forma caótica, sem método. E quando não há método, abre-se muito espaço para a subjetividade.
O time não sabe, por exemplo, quando desistir de um lead, quantas tentativas ele deve realizar? Qual priorizar? Se não há nenhum método definido, vai ser quando o SDR sentir que deve parar. Em um mês difícil talvez insista mais, em um mês fácil, menos.
Ou seja, tanto prospectar por CRM ou utilizar ferramentas de disparo de email são soluções incompletas para a prospecção. A única forma de unir escala com personalização é com Sales Engagement.
O que não significa abandonar o CRM e nem ferramentas de marketing. O Sales Engagement serve para complementar e tornar todo o processo ainda mais produtivo.
Se quiser saber mais sobre o tema, confira o nosso artigo: CRM vs Ferramenta de Sales Engagement: Porque você deve ter ambos.
Sales Engagement é uma estratégia de vendas que aumenta as chances de uma empresa conseguir contato com os seus leads.
Para tal, ele pode ser aplicado em diversos momentos da venda. Mas, lembra do dado que apresentamos lá em cima, de que “70% dos leads prospectados são perdidos, porque a empresa não conseguiu contatá-los”?
Isso demonstra que hoje o maior desafio das operações comerciais é conseguir iniciar uma conversa com potenciais clientes, em um mundo onde a atenção é um recurso cada vez mais escasso. Logo, a maior oportunidade também está na Prospecção. E aqui o Sales Engagement pode ajudar muito, porque ele organiza essa etapa através das cadências de prospecção.
As cadências de prospecção são uma série de interações por meio de diferentes canais de comunicação (como email, ligações e mensagens em redes sociais), com ritmo e intervalos pré-definidos, o que permite personalização mas sem perder escala.
A ideia da cadência de prospecção é conseguir o primeiro contato com o lead, esgotando as possibilidades. Para não dar um lead como perdido, sem ter certeza de que tentou ao máximo. Como você pode conferir no exemplo abaixo.
Essa cadência dura 5 dias e tem 12 atividades. Primeiro, é feita uma busca, depois faz 3 tentativas de ligação e se não conseguir, deixa um email. Depois, parte pro dia 2 e assim em diante. Se a pessoa consegue o contato em algum momento, a cadência para. E, só quando termina a cadência inteira, é que aquele lead é dado como perdido.
Essas cadências podem ser personalizadas para se adequar a diferentes critérios, por exemplo: setor, porte de empresa, cargo do lead, etc. Dependendo de cada critério pode-se realizar uma cadência mais agressiva: com mais ligações telefônicas e atividades em dias seguidos. Ou algo mais leve, dando um espaço de um dia entre as atividades.
Essa é a grande vantagem de se ter um método. Você tira a subjetividade da equação e deixa que os dados guiem essas interações, tornando-as mais eficientes.
Porque aí não vai ser o SDR que vai ter que decidir a próxima coisa que ele vai precisar fazer, a sua lista de atividades já vai estar pré-definida, não com base em intuição mas em dados, seja no benchmarking ou seu próprio histórico, já que essa padronização vai permitir comparações no futuro.
Conheça alguns exemplos de Cadências de Prospecção!
Exemplo de fluxo padrão, que pode ser usado no processo de vendas da maioria dos produtos ou serviços.
Exemplo de cadência mais agressiva, mais indicada em mercados educados (seu prospect conhece o que sua empresa vende) e em que o tempo de negociação é menor.
Sugestão de fluxo para Cadência Outbound, quando é necessária a construção de relacionamento com o prospect.
Os termos Sales Engagement e Sales Enablement às vezes são confundidos, tanto por estarem relacionados, quanto pela semelhança da própria palavra. Apesar dos dois estarem relacionados, é importante entender as diferenças entre eles.
A estratégia de Sales Enablement está focada na preparação e empoderamento de equipes comerciais por meio de conteúdo, orientações e capacitação que ajudem no engajamento e envolvimento dos clientes na compra dos seus produtos ou serviços. Ou seja, se concentra em munir a equipe com ferramentas de vendas, conteúdos e treinamentos para que ela possa fechar negócios da maneira mais eficiente.
Resumindo, o objetivo do Sales Enablement é melhorar a performance dos representantes e a receita da empresa, equipando-os adequadamente com tudo o que precisam. Por sua vez, o Sales Engagement ajuda a organizar melhor a prospecção, focando em aumentar as chances de se conectar com os compradores por meio de diferentes canais de comunicação.
Quando implementamos o Sales Engagement para a estratégia de vendas é esperado que a operação tenha uma série de impactos positivos.
Vendas e marketing são duas áreas que exigem o acompanhamento de métricas e indicadores constantemente.
É por meio destas métricas que decisões mais acertadas podem ser tomadas. Seja sobre estratégias, canais de comunicação e conteúdos que funcionam melhor, ou pior, de acordo com o público e com a etapa do funil de vendas em que cada prospect está.
Entre as métricas mais comuns na área de sales engagement podemos citar:
Os clientes em potencial estão olhando para as mensagens que você envia? Não importa qual plataforma você esteja usando, todos os e-mails de vendas devem ser rastreados.
Quando os e-mails são rastreados, o time de vendas consegue saber como e se estão sendo abertos. A partir disso, é possível usar essas informações para criar mensagens mais personalizadas, permitindo se concentrar em contas de maior prioridade e criar um melhor nível de interação e engajamento.
A métrica de quantidade de ligações telefônicas atendidas informa as chamadas completadas e atendidas, o que pode ser medido individualmente ou mesmo em grupo. Mas por que ela é tão importante? Ela vai ajudar o gestor a entender melhor sobre a performance do seu time e a eficácia das abordagens.
As taxas de resposta podem variar dependendo do tipo de e-mail e do setor. Por isso, é importante fazer um benchmarking com o mercado. Essa métrica vai ajudar você a entender como seus destinatários escolhem interagir com sua marca e o que os torna interessados.
Logo, a sua taxa de resposta de e-mail indica o quão bem seu e-mail funciona, ou seja, se todas as variáveis estão funcionando do copy ao CTA.
Conhecer essa taxa vai facilitar a geração de leads e vendas. Quando se tem uma boa taxa de resposta de e-mail, isso ajuda a trazer os resultados desejados. Além disso, ele aponta o caminho certo da sua estratégia de geração.
Outro ponto a ser levado em consideração é o número de reuniões onde o cliente marca, mas não aparece. Isso ajuda a equipe a entender em quais momentos e o porquê isso ocorre.
Por exemplo, pode ser que a equipe esteja marcando reuniões com profissionais que não são os tomadores de decisão, o que pode interferir nessa taxa de no-show. É importante que os profissionais estejam atentos, até mesmo para evitar que isso se repita.
É sempre importante mapear as principais causas de você não conseguir agendar uma reunião com o lead. As mais comuns são: não houve contato, não demonstrou interesse, não tem perfil, não tem budget ou não tem autoridade. Sabendo disso, é possível desenvolver ações específicas para solucionar essas dores.
Para aplicar Sales Engagement em sua empresa, acompanhe os passos a seguir:
A certificação The Inside Sales Show prepara seus vendedores ao ensinar como acelerar o onboarding e o ramp up, ter mais regularidade nas atividades e no cumprimento de metas, manter um crescimento contínuo em vendas e gerar prospects mais engajados durante o mês.
Quando o conteúdo gerado e compartilhado é centrado no cliente e suas demandas, seu efeito em gerar engajamento (e vendas) é muito mais eficaz. Quando o cliente decide quando e se avança no processo comercial, o engajamento aumenta e esse é o melhor cenário para o vendedor.
Entre os exemplos de canais usados para gerar engajamento em Inside Sales temos ligações, e-mail de vendas, videoconferência e uso estratégico de redes sociais, como o LinkedIn e WhatsApp.
A partir dos resultados coletados na ferramenta de Sales Engagement, identifique quais são os canais com melhores resultados e quais os conteúdos geram mais conversões de acordo com o perfil do lead. Replique para leads que tenham o mesmo perfil e acompanhe os resultados!
Crie um banco de conhecimento que possa ser usado por seus vendedores para estimular o engajamento de cada prospect. Inclua recomendações de conteúdo, modelos de e-mail, opções de ebooks, dados de pesquisas, depoimentos de clientes satisfeitos, respostas às dúvidas frequentes e mais.
Para conseguir aplicar a estratégia na sua operação você vai precisar de uma plataforma de Sales Engagement. Essa é a única tecnologia capaz de unir personalização com escala, para tornar a sua prospecção mais eficiente e aumentar a taxa de contato.
Diariamente, os SDRs e vendedores precisam dar vazão a um alto volume de atividades para ter sucesso na prospecção. Afinal, a maioria das atividades de prospecção não resultam em uma conexão com o lead.
Dentro de uma plataforma de Sales Engagement, as atividades de prospecção são programadas automaticamente na tela para o SDR executar. Assim, ele não perde tempo abrindo cada negócio para decidir a sua próxima ação e pode executar a atividade com foco total, aumentando o número de empresas que consegue abordar.
Além disso, ela integra ferramentas como e-mail, telefone e redes sociais em uma única tela, automatizando o registro dessas atividades, para oferecer maior controle sobre o processo para os gestores.
Através da ferramenta de Sales Engagement, os gestores de vendas têm acesso a estatísticas sobre cada conteúdo e de cada atividade realizada, de acordo com a etapa da jornada em que o potencial cliente está.
A partir disso, identificam quais conteúdos e canais de comunicação criaram melhores resultados de vendas para determinados tipos de leads. Com essas informações podem orientar os vendedores sobre as melhores práticas de geração de vendas.
A plataforma de Sales engagement traz mais agilidade para o trabalho do SDR, e controle da operação para o Gestor.
Quer ver na prática como ela faz isso? Confira os fatores que influenciam na taxa de contato e como o Flow, a nossa plataforma de Sales Engagement, pode ajudar em relação a cada um deles.
Existem diversos fatores que influenciam a taxa de contato. Vamos ver cada um deles e como é possível aprimorá-los com o uso da tecnologia.
O número de tentativas de contato é um dos principais fatores que influenciam a taxa de contato. Quanto maior o número de tentativas, maior a chance de conectar com o lead. Menos da metade das oportunidades são geradas nas duas primeiras tentativas de contato.
Por outro lado, prospectar um lead indefinidamente também não é uma opção inteligente, porque esse esforço poderia ser alocado para outra oportunidade com maior potencial de conversão.
Mas como saber até que ponto faz sentido investir esforços em um lead? O gráfico abaixo traz os resultados do mercado para nortear essa decisão.
Enquanto o eixo horizontal mostra em qual tentativa de contato com o lead a oportunidade foi gerada, o eixo vertical mostra o percentual acumulado dos leads que foram ganhos até aquela tentativa.
Como regra geral, é preciso avaliar até qual passo da cadência 95% das oportunidades estão sendo geradas. E parar por aí. Nesse gráfico, seria algo entre a 8 e 9 tentativa de contato.
Idealmente, quem dita até onde investir esforço em um lead é o potencial de retorno que a sua empresa pode ter daquele lead. Quanto maior o potencial de retorno, maior o investimento de tempo com o lead.
O Meetime Flow permite observar esse número no Painel de Estatísticas de Prospecção. Talvez com os leads inbound com um ticket médio mais baixo, você possa parar na 6ª tentativa de contato. Já nos seus esforços com grandes clientes outbound, faz mais sentido ir até a 12ª tentativa.
Segundo a Inside Sales Benchmark Brasil 2022, metade das empresas faz 5 tentativas de contato ou menos. Isso pode significar:
Enquanto isso, mais de 20% das oportunidades são geradas após a 5 tentativa de contato.
Essa é uma grande alavanca de resultados. Imagine você aumentar em 15% o seu pipeline de vendas apenas garantindo que o seu time de SDRs faça mais tentativas de contato com os leads?
Mas porque, mesmo sabendo disso, algumas pessoas não fazem mais tentativas de contato com os leads? Por um motivo simples: o SDR não dá conta.
A verdade é que a vida do SDR não é fácil. Logo, gerenciar as atividades pode ser um verdadeiro pesadelo. Uma coisa é ter um funil para gerenciar 25/30 negócios por mês, que é o que um vendedor trabalha.
Outra bem diferente é tentar fazer isso com 100/200 leads, que é, em média, o volume prospectado por um SDR.
Felizmente, os CRM evoluíram bastante em usabilidade e incluíram diversas funcionalidades para automatizar tarefas. Mas uma coisa costuma ser comum em SDRs que usam CRM: ícones vermelhos com atividades em atraso.
Isso acontece porque no CRM o SDR precisa trabalhar entre diferentes telas, buscando qual a próxima atividade e qual lead abordar. A usabilidade no CRM não é otimizada para um alto volume de contatos, é preciso entrar em cada contato para entender o fluxo de tarefas.
Isso sem contar os casos em que as ferramentas de comunicação (e-mail, telefone, etc) não são integradas. Assim, o profissional precisa registrar manualmente as suas atividades e não consegue dar vazão nas tarefas como gostaria.
Para responder essa pergunta fizemos um estudo com 200 mil leads (inbound e outbound) prospectados em diferentes cadências por clientes da Meetime.
O que esse gráfico mostra é que a taxa de conversão de um lead cai 15% quando o SDR atrasa entre 1 e 3 atividades e pode cair quase pela metade se o SDR atrasar 7 ou mais atividades. Isso significa que não só o número de tentativas, mas o espaçamento entre elas também faz diferença no sucesso de uma prospecção.
Imagine receber um e-mail hoje e uma ligação de follow up daqui há 7 dias remetendo a esse e-mail. Você provavelmente nem lembra mais do que se trata. O poder de uma prospecção por múltiplos canais de contato é quando ela acontece de forma sincronizada.
A ISBB mostrou também que, em média, um SDR no Brasil faz 30 atividades de prospecção por dia. Esse número é 3 vezes menor que o do benchmark de excelência. Quando olhamos só para as operações que ficam entre as 5% melhores nessa métrica, os SDRs fazem em média 96 atividades por dia.
Isso quer dizer que enquanto uma operação mediana precisa de 3 SDRs para executar 96 atividades dia, um único SDR consegue dar vazão a esse mesmo número de tarefas em uma operação top performer. Essa é uma das razões para o surgimento das plataformas de Sales Engagement, que facilitam essa execução de atividades.
O Meetime Flow ajuda a aumentar a produtividade dos SDRs a partir de alguns pilares:
1. Evitar perda de tempo e energia do SDR decidindo o que deve ser feito com cada lead.
2. Agrupar atividades de um mesmo tipo em blocos de horário.
Cada tipo de atividade exige uma certa preparação e setup mental. Quando a gente envia um e-mail, depois faz uma ligação, depois faz uma pesquisa sobre o lead, a gente gasta tempo e energia mental entre essas tarefas. Quando você agrupa todas as suas ligações em 1h, você elimina esse desgaste..
3. Automatizar o registro das atividades (ligações, e-mails, mensagens em LinkedIn e WhatsApp).
Imagine fazer 90 atividades por dia e ter que registrar cada uma manualmente no CRM?
É importante entender que uma cadência de contatos só sai do papel se o SDR consegue dar vazão às suas atividades. Cada contrário, ou ele vai perder muito tempo nessa tarefa, ou vai acabar deixando de fazê-la muitas vezes.
Pare para pensar: quantos e-mails você recebeu no último mês? Quantas mensagens no LinkedIn? Quantas ligações de prospecção?
Agora: quantas abordagens pelos 3 canais de contato em simultâneo você recebeu?
Embora seja uma boa prática, a prospecção multicanal ainda é rara. Mas qual é o impacto de usar diferentes meios nos resultados?
Para responder essa dúvida avaliamos a taxa de conversão de leads comparando com a diversidade de canais de contato presentes na cadência.
O que o gráfico mostra é que a taxa de conversão de cadências que possuem três ou mais canais de contato chega a ser 57% maior do que nas cadências que possuem apenas um canal de contato.
Apesar disso, é comum encontrar no mercado empresas que implementam uma estratégia de prospecção apenas por e-mail ou LinkedIn, por exemplo.
O gráfico mostra qual o percentual de oportunidades geradas nos três principais meios de comunicação (e-mail, ligação e social points, que inclui primordialmente LinkedIn e Whatsapp).
Também segmentamos as cadências em inbound ativo (que são solicitações de contato por parte do lead) inbound passivo (que representam interações com conteúdo rico) e outbound.
O que esse estudo mostrou é que em leads inbound, o e-mail é o canal menos representativo no volume de leads ganhos. E mesmo no outbound apenas 15% das oportunidades foram geradas por um contato via e-mail.
Por mais que algumas pessoas demonstrem resistência em relação às ligações, a verdade é que a grande maioria das oportunidades são geradas por esse canal de contato.
Fazer uma prospecção apenas com envios de e-mail automático é uma forma incrivelmente escalável de ter uma baixa conversão.
O Meetime Flow ajuda empresas a implementar estratégias de prospecção por múltiplos canais, integrando as ferramentas de comunicação na nossa plataforma. Isso permite criar modelos de atividades para múltiplos canais de contato, com ligações e e-mails integrados e atalhos para envio de mensagens no WhatsApp e LinkedIn.
Agora que já passamos por fatores que são importantes na estrutura de uma cadência, vamos falar de outro ponto que pode ditar o sucesso ou insucesso para contatar potenciais clientes: o tempo de resposta.
O tempo de resposta é um indicador simples de mensurar: basta medir o tempo entre a solicitação de contato comercial e a primeira ligação do SDR/vendedor. Fizemos um estudo que relacionou duas métricas com o tempo de resposta: ligações conectadas (atendidas) e ligações significativas (aquelas cujo resultado é um avanço).
Se você entrar em contato com o lead em até 10 minutos depois da solicitação, pode ter até 20% mais conexões nas ligações.
No caso da abordagem em até 10 minutos, o número de ligações significativas é 40% maior do que em uma abordagem após 5 horas.
Aproveitar o timing da solicitação de contato é fundamental para obter melhores resultados na conexão e avanço na negociação com os prospects. Com o passar do tempo, o prospect perde o engajamento.
Ao responder prontamente a uma solicitação de contato, você não apenas está acionando o lead em um momento que ele está disponível para essa conversa, como também passa uma maior credibilidade em relação ao atendimento da sua empresa.
O Meetime Flow ajuda SDRs a acelerarem o tempo de resposta com os leads por meio de notificações no navegador e também de um destaque para os leads aguardando um primeiro contato.
Também destacamos essa métrica no Dashboard, junto das principais métricas da operação.
O último fator que pode impactar nas chances de sucesso de um SDR é a relevância da sua comunicação, seja ela por e-mail, telefone ou social points.
Talvez esse seja o ponto em que as operações mais colocam energia. É clara a importância de uma mensagem relevante para o sucesso da prospecção. O que talvez não seja tão claro é como criar mensagens e discursos de venda relevantes. E uma ótima forma de fazer isso é com uma pesquisa eficiente.
Uma boa pesquisa é a porta de entrada para a criação de uma boa abordagem. Você pode usar informações do lead no LinkedIn, integrações que o lead fez com conteúdos da sua empresa, notícias sobre a empresa ou até mesmo sobre a região para montar uma abordagem relevante.
Além disso, com os dados que você conseguir coletar sobre a efetividade das mensagens em diferentes canais, será possível descobrir boas práticas e gerar padronizações, criando templates, por exemplo.
O Meetime Flow permite padronizar templates de e-mail e utilizar campos personalizados para que os SDRs consigam seguir as melhores práticas por esse canal.
Ligações
A Plataforma de Sales Engagement da Meetime usa o modelo de prospecção multi-canais, ou seja, combina pesquisa, e-mail, social point e ligação de acordo com um ritmo previamente definido para cada tipo de lead. Entregamos para o SDR organização e agilidade, e para o Gestor Comercial, visibilidade e controle.
Quer entender como podemos ajudar a alavancar sua prospecção? Fale com um dos nossos especialistas!
Sales Engagement é uma estratégia de vendas que aumenta as chances de uma empresa conseguir contato com os seus leads.
As cadências de prospecção podem ser divididas em três:
– cadência fundamental;
– cadência transacional;
– cadência relacional.
Para implementar o Sales Engagement, você vai precisar:
– investir em treinamentos para os colaboradores;
– criar um processo de vendas centrado no cliente;
– escolher os principais canais de comunicação com o lead;
– tenha um banco de dados para os vendedores;
– aposte em uma plataforma de Sales Engagement.
Jornalista e especialista em marketing com mais de 5 anos de experiência em estratégias de conteúdo. Na Meetime atuo como redatora, dentro do Marketing, com foco na atração de leads.
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