[Guest Post] Como tornar suas vendas escaláveis

vendas escaláveis

Texto feito por Luis Lourenço, CEO do Plug CRM, software CRM online para pequenas e médias empresas.

O que diferencia um vendedor tradicional de planos de saúde, daqueles que visita inúmeros clientes, faz reuniões e cold calls, de um vendedor que planos de saúde, que o faz de forma escalável? O primeiro profissional tem um “teto” de oportunidades. Chega um determinado momento que ele simplesmente não consegue vender, prospectar ou fazer reuniões (a não ser que o dia passe a ter mais que 24 horas – mas, ainda que isso aconteça, uma hora esse “teto” iria chegar). O segundo consegue trabalhar com um grande volume de negócios por ter um processo de vendas escaláveis que possibilite gerenciar as oportunidades de forma que direcione os esforços para os prospects certos.

Em outras palavras: ele consegue produzir mais, gastando o mesmo (ou, talvez, até menos).

Além disso, processos bem definidos tornam a empresa mais produtiva. Isso se reflete em desempenhos melhores e, claro, maior lucratividade. Independentemente do uso de ferramentas ou características dos vendedores, os processos precisam ser bem definidos. Isso é de grande importância para que a escalabilidade exista.

Para conseguir implementar este processo é preciso se atentar a uma série de tópicos, que listo a seguir. Mas antes disso, quero deixar claro logo aqui no início do texto, que este processo deve ser sempre revisitado para ser cada vez mais otimizado (o processo de vendas, assim como qualquer tipo de projeto numa empresa, precisa ser testado, implementado, mensurado e corrigido continuamente… até ficar “brilhando”).

1 – Comece do começo

Se você está empreendendo agora, tenho uma notícia boa e outra ruim. A boa é que você está lendo este texto e certamente vai desenvolver um processo de vendas na sua empresa. Na verdade, essa notícia é muito boa, pois sempre nos deparamos com empresas grandes que, talvez por ter começado “no instinto” de vender mais, não possuem processos adequados e que, muitas vezes, beiram o extremamente confuso. A parte ruim é que você deve desenvolver o processo desde o início e isso significa TESTAR.

Não existe fórmula secreta da criação de um processo de vendas escaláveis. Ele depende da empresa, sua cultura, seu produto, a forma de aquisição de leads, a forma como o contrato é feito, etc.

Enfim, você precisa testar todas as possibilidades de venda possíveis. De repente, a forma mais escalável possível não é a mais lucrativa para seu negócio, logo, precisa adaptar e buscar soluções para deixar sua estrutura enxuta e viável.

2 – O processo só vai funcionar com as pessoas certas

A contratação dos vendedores também faz parte da definição do processo. Afinal, eles irão executar o planejamento e, fatalmente, serão os principais responsáveis na hora de fazer mudanças.

No processo de contratação, busque as pessoas certas, que combinem com o perfil e cultura da empresa e que compartilhem os valores institucionais. Bons vendedores serão os maiores facilitadores para que o processo escalável seja realmente eficaz.

Outra dica interessante é replicar o processo de contratação destes mesmos vendedores, contratando, treinando e avaliando-os sob os mesmos critérios. Isso dá velocidade e padronização às contratações e ao treinamento.

3 – O que você deve observar para ter vendas escaláveis:

O desenvolvimento de um processo, precisa de testes e análises preliminares, antes de começar a desenhá-lo.

Abaixo, listo fatores que precisam ser identificados e medidos, para então darmos um próximo passo:

  • Qual a melhor fonte de captação de clientes? É a prospecção ativa ou o Inbound Marketing? Eles chegam pelo site ou pelo telefone? Qual o volume de indicações?
  • Dentre as personas que você definiu, faça campanhas com abordagens e até nichos diferentes. Qual vai ser o mais adequado? Qual gera maior interesse?
  • Por quais etapas um cliente passa, desde que é captado, até o momento que fecha negócio?
  • Quais os principais motivos de perda de vendas?
  • O que diferencia um bom negócio, de um negócio que você “perde tempo” (vale lembrar que vendas escaláveis precisam de otimização total)?
  • Como deve ser feito o follow-up?

Essas observações são necessárias para começar a implementação do projeto.

Uma sugestão de leitura para esses testes é o livro de Aaron Ross, “Predictable Revenue”, em que o executivo de vendas Salesforce mostra como conseguiu criar um processo de vendas que triplicou o volume de vendas da empresa, combinando Outbound Marketing, Inbound Marketing, qualificação de clientes e Customer Success.

4 – Manual de vendas / Sales Playbook

Crie um manual de vendas, ou Playbook (aqui você tem um “checklist” para fazer um), que é o primeiro material obrigatório para o vendedor. Este material contém tudo que é preciso para treinar e capacitar as pessoas dentro do seu processo.

Este documento (que pode ser impresso ou digital, mas deve existir) deve ser “decorado” por todos da área de vendas. Nele você terá vários itens relevantes para o processo e para informação do profissional, como:

  • Histórico da empresa
  • Missão, Visão e Valores
  • Personas e cliente ideal
  • Funil de vendas e formas de follow up
  • Melhor fonte de captação
  • Tempo médio das negociações
  • Posicionamento de mercado e argumentações necessárias
  • 10 principais recusas / objeções (e respostas)

Este manual de vendas é importante não só para definir os padrões de trabalho, mas também como fonte de conhecimento para novas contratações.

5 – Formalize e registre tudo que for possível

Processos formais dão mais dinheiro. Não sou eu quem inventou isso. Isso é resposta da Harvard Business School por conta de pesquisa realizada pela Vantage Point e Sales Management Association.

Logo, se os processos de uma empresa são “intuitivos” ou direcionados pelo “achismo”, a empresa está perdendo dinheiro.

Por conta disso, é fundamental não apenas ter um Sales Playbook, mas também um repositório de argumentações, textos, ações, “o que fazer” nas situações adversas, etc.; quanto também é necessário um CRM para registrar dados e colher informações. O sistema CRM guardará todo o histórico das oportunidades, fazendo a gestão da informação, além de ser a maior fonte de dados para sua estratégia comercial. Nele você vai fazer a gestão do funil de vendas, do follow up e de outras informações extremamente relevantes. Além de ajudar a vida do vendedor, é claro.

Dica extra: use ilustrações e, se for o caso, até um quadro ou flipchart. Imagens deixarão tudo mais claro.

6 – Perguntas chave

Você precisa encontrar os principais fatores que definem um cliente como “ideal”. Isso depende de uma série de perguntas chave que precisam ser respondidas (pode ser relativo ao decisor da compra, ao budget disponível, o prazo para compra, tamanho da empresa, necessidade atual, etc).

Sua empresa deve buscar e priorizar clientes que possuem esse “fit” de perfil. Quanto mais próximos dessas características que você traçou, maior será sua efetividade na escalada do negócio. Além disso, será uma das formas de focar nas oportunidades certas, no meio de um alto volume de negócios (como veremos a seguir).

7 – Funil de vendas, Follow-up, Foco e Feedback

Esses são os 4 F’s das vendas e que são o ponto central do seu processo de vendas. Ouso dizer que, se você define bem esses quatro tópicos, contrata bem e faz um bom manual de vendas, você já terá um processo bem definido.

4 f de vendas

a) Funil de vendas

oda venda passa por um início, um meio e um fim. Assim como no funil de vendas do marketing, essas são as etapas que um negócio percorre, desde que ele é captado, até o momento que ele é ganho ou perdido. Defina corretamente esses estágios, levando em consideração que:

  • Eles devem ter uma sequência lógica,
  • Devem ter gatilhos claros para a evolução no pipeline
  • Devem ser claros para entendimento de toda equipe
  • Seja específico para definir as etapas, mas abrangente para não criar muitas etapas. Lembre-se, a burocracia é o maior problema de um vendedor.

b) Follow-up

Defina a melhor forma de fazer follow-up em cada uma das etapas do funil de vendas. Utilize o CRM para acompanhar os clientes e criar relacionamentos melhores da forma mais adequada. Um bom follow-up é constante, na melhor hora do cliente, no melhor meio. Para ter um processo escalável, separe as tarefas por “tipos” (ligações, e-mails, videoconferências, etc). Assim você divide seu tempo da melhor forma possível.

Com a tecnologia que temos disponível, utilize plataformas que otimizem seu serviço, sejam para fazer reuniões mais assertivas ou para poder se relacionar com mais clientes em menos tempo. Este follow-up, na maior parte das empresas que tem vendas escaláveis, utilizam processos de Inside Sales para manter o custo baixo e, ainda assim, conseguir se relacionar com um grande número de clientes.

Outra dica: crie modelos de e-mail para o follow-up de cada etapa do funil. Deixando essas mensagens pré-definidas, você economiza tempo, padroniza a linguagem, evita erros e cria mais um ponto de relacionamento com o contato.

c) Foco!

Defina as variáveis relevantes para focar no cliente certo. Negócios escaláveis precisam de qualificação. Não é porque um negócio está mais avançado no funil de vendas, que ele será o mais qualificado. Busque responder questões chave no processo de qualificação de uma oportunidade para focar naquilo que realmente interessa. Esse processo é o que vai definir se você conseguirá, ou não, trabalhar com um alto volume de oportunidades.

d) Feedback

Recolher informações de negócios ganhos ou perdidos dão à empresa uma grande munição para novas campanhas, multi-vendas, crossellings ou, até mesmo, melhorias no relacionamento. Não é necessariamente um “pós-venda”, é apenas uma busca por informações para tornar o processo cada vez mais rápido e eficiente.

8 – Coloque previsões de fechamento

O pipeline deve ser sempre constante, com negócios entrando e saindo a todo momento. De acordo com seu negócio, é recomendável que você estabeleça uma data prevista para fechar o negócio (marcando como perdido ou ganho). Pode ser 10, 15, 30, 180 … isso vai variar de acordo com o ciclo de vendas da empresa, mas deve existir.

Não adianta ter inúmeros negócios de períodos antigos. Apesar da esperança de ter um negócio ganho existir, é preferível marcar o negócio como perdido, definir um motivo de perda, agendar um novo negócio para o futuro (caso realmente precise) e assim deixar seu pipeline constante e regular.

9 – Marketing + Vendas = Revenue Marketing

Independentemente se seu processo é voltado para o Marketing Digital ou Tradicional, as vendas precisam entender as ações de marketing, as pessoas que são impactadas, suas dores e problemas – para então definir a forma de propor a real solução.

O processo de vendas deve se basear no processo de compra, na jornada de compra, pois deve ser inspirado inteiramente em como o cliente compra e não como sua empresa vende. E esse foco no cliente começa lá no início, nas campanhas de marketing.

10 – Acompanhamento gerencial

Sempre digo que o gerente brasileiro é “negociador de descontos”, em vez de ser “gerente”. É muito importante o acompanhamento gerencial do vendedor, dos clientes e das métricas. Vendedores mal orientados podem deixar seu processo estagnado, ou melhor, menos escalável. E a culpa disso é única e exclusiva dos gerentes que não acompanham da forma devida.

Métricas precisam ser definidas para gerar as metas do vendedor, da equipe de vendas e da empresa. Porém, só isso não ajuda muito. O gerente deve acompanhar as pessoas e seu desempenho. De preferência, em tempo real.

Veja algumas informações relevantes para acompanhamento:

  • Volume de negócios criados
  • Volume de negócios ganhos
  • Valor total ganho
  • Quanto negócios estão no pipeline?
  • Como está o funil de vendas?
  • Quantos negócios qualificados?
  • Quantos negócios estão com a previsão de fechamento para esta semana?
  • Quantas ligações foram feitas? Quantos e-mails? Quantas reuniões ou videoconferências?
  • Qual a diferença de performance de um vendedor para o outro?
  • Qual fonte ou campanha está gerando mais resultado para o vendedor? É diferente do restante da equipe?
  • Quantos clientes estão sem contato há X dias?
  • Qual o principal motivo de perda

Mais do que acompanhar isso tudo, ele deve saber orientar e direcionar os vendedores a explorar o potencial. Verifique se o processo de vendas está direcionando as pessoas para conseguir os resultados desejados. Lembrando que as metas devem ser articuladas com base no processo de vendas e as métricas que você coleta no CRM.

Resumindo…

Para fazer um processo de vendas escalável, você precisa juntar boas pessoas, alguns testes, informações gerenciais, ferramentas e tecnologia, disposição para colher informações do marketing e, principalmente, dos clientes.

Pode parecer complicado ou difícil, mas não é. Basta registrar e mensurar o que está acontecendo e otimizar o máximo da rotina dos vendedores. Quanto mais otimizado, maior volume de negócios e, consequentemente, mais vendas.

Este processo é extremamente importante hoje e também no futuro. Sua empresa ficará mais produtiva e organizada. Então… mãos à massa!

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Resumo
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[Guest Post] Como tornar suas vendas escaláveis
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Luis Lourenço, CEO da PlugCRM, nos dá 10 dicas de como montar um processo de vendas escaláveis. Acesse e confira o ótimo artigo!
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