Como otimizar tempo e resultado nas reuniões online

Você sabe dizer como a duração das reuniões online realizadas pelos vendedores afeta a taxa de conversão dos seus deals?
Saber o tempo ideal de duração de uma reunião não é uma tarefa simples. Muitas vezes (e tudo bem se for o seu caso) a empresa nem mesmo monitora a duração das reuniões online, quanto mais relacioná-la à taxa de conversão.
O que podemos afirmar é que, quando se trata de reuniões online (ou demonstração de produtos), mais tempo não significa necessariamente maior chance de sucesso. Segundo os dados, a taxa de conversão dos deals é otimizada quando as reuniões duram entre 20 e 40 minutos!
Analisamos 57.000 reuniões online e vamos mostrar agora como chegamos a essa conclusão.

O que é uma boa reunião on-line?

Uma boa reunião começa pelos fundamentos de Inside Sales. E o principal pilar de Inside Sales a ser considerado é que o processo deve estar centrado no cliente.
Ter o cliente como foco significa que a reunião não gastará muito tempo exibindo todas as funcionalidades do produto. Uma boa interação utilizará o tempo para mostrar como o problema do cliente será resolvido e o impacto disso na operação.
O vendedor deve se concentrar na qualidade da interação. Dessa forma o vendedor será capaz de compreender e encaminhar a melhor solução para o problema do prospect.

Relação entre tempo das reuniões online e deals ganhos

A relação da duração das reuniões online com a taxa de conversão dos deals pode ser observada no gráfico abaixo:

A maior taxa de conversão de deals está na faixa de 20 a 40 minutos de duração da reunião online! Nesse intervalo de tempo, a taxa de conversão é até 20% maior em relação às reuniões com mais de 70 minutos.
Reuniões com menos de 20 e mais de 40 minutos apresentam taxas de conversão abaixo do patamar das reuniões que ocorrem dentro desse intervalo.
Os dados mostram uma tendência clara de que as reuniões mais efetivas não excedem 40 minutos. Esse tempo é suficiente para que as soluções para o problema do cliente sejam apresentadas. Além disso, é inviabilizada uma longa e cansativa apresentação das funcionalidades do produto, um dos principais fatores de desengajamento do prospect durante a reunião.

Use o tempo a seu favor

Trazer o tempo de duração das reuniões online para perto da faixa entre 20 e 40 minutos, qualificando a interação e tornando o prospect foco do processo, é uma ação que deve ser considerada em operações de Inside Sales.
Além de atuar em uma faixa com maior taxa de conversão, realizar reuniões que não excedam em muito os 40 minutos podem trazer outros benefícios.
Empresas que trabalham com um grande volume de deals podem obter ganhos em produtividade, realizando mais reuniões em menos tempo.
Outro benefício é a facilitação do coaching. Ouvir e trabalhar as calls com os vendedores é importante para alinhar o pitch de venda e obter melhores resultados. E, obviamente, é possível ouvir mais calls com 40 minutos de duração do que calls com mais de 60 minutos. Assim, o gestor poderá acompanhar com mais regularidade o desempenho dos vendedores nas reuniões.

Conclusão

Para não perder tempo e fechar mais negócios, resumimos para você as principais ações a serem tomadas:

1. Focar o processo no cliente, tratando dos problemas que precisam ser resolvidos, e não nas funcionalidades da sua ferramenta;
2. Fazer coaching e treinar o vendedor para fazer as perguntas certas e encaminhar as soluções para os problemas dos clientes;
3. Realizar reuniões online com duração entre 20 e 40 minutos, sem exceder o tempo demasiadamente, mas respeitando as peculiaridades de cada cliente e cada reunião.

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